1. Какие расходы можно учесть в составе представительских, а какие нельзя.

2. Как документально подтвердить представительские расходы.

3. В каком порядке представительские расходы отражаются в налоговом и в бухгалтерском учете.

Представительские расходы организации напрямую связаны с установлением и поддержанием деловых связей, поэтому их необходимость и значимость очевидны. С этим согласны и законодатели: в Налоговом кодексе РФ представительские расходы выделены как один из видов прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако вместе с тем указанный вид расходов является одним из самых противоречивых. Налогоплательщики всеми правдами и неправдами пытаются подвести под понятие представительских расходов затраты на самые различные мероприятия (не только официальные, но и развлекательные, спортивные и т.д.), а налоговики, со своей стороны, более пристрастно проверяют состав представительских расходов на предмет «лишних». Большое количество споров налоговых инспекций с налогоплательщиками, которые заканчивались в суде, связаны именно с правильностью включения расходов в состав представительских. Чтобы избежать таких проблем, в этой статье предлагаю разобраться, какие расходы можно уверенно учитывать как представительские и как их подтвердить, а в каких случаях нужно быть готовым отстаивать свою позицию перед проверяющими.

Какие расходы относятся к представительским

Определение представительских расходов, а также их перечень содержатся в п. 2 ст. 264 НК РФ. Согласно этой норме закона, к представительским относятся расходы на официальный прием и (или) обслуживание следующих лиц:

• представителей других организаций, с которыми проводятся переговоры в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества,
• участников организации-налогоплательщика, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.

В качестве представительских расходов можно учесть следующие затраты:

1. Расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для представителей других организаций, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах.

Каких-либо ограничений по месту и времени проведения официального представительского приема Налоговый кодекс РФ не содержит. То есть переговоры могут проводиться как в рабочее, так во внерабочее время, и даже в выходные дни. Место проведения официальной встречи также может быть любым, например, рабочий офис, ресторан, бизнес-центр и т.д. Главное условие – официальный характер проводимого представительского мероприятия, который следует из подтверждающих документов.

! Обратите внимание: Запрещается учитывать в качестве представительских расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний . Поэтому стоит воздержаться от проведения «официальных» приемов в явно развлекательных местах: театре, боулинге, бильярдном клубе, сауне и т.д., тем более, если в них не предусмотрено ресторанное обслуживание, а также в санаториях, здравницах и т.п.

Однако даже проводя прием в «рискованном» месте, есть шанс доказать обоснованность расходов и правомерность их учета в качестве представительских, правда, уже в судебном порядке. В этом случае главным аргументом в защиту налогоплательщика являются подтверждающие документы, из которых следует официальный характер мероприятия и экономическая оправданность понесенных расходов. Например, в Постановлении ФАС МО от 03.09.2013 № А40-22927/12-107-106 суд признал, что расходы на проведение технического семинара на теплоходе с участием иностранной делегации являются обоснованными, и налогоплательщик правомерно учел их в составе представительских расходов.

Нередко представительский прием сопровождается дополнительными затратами, которые не относятся к представительским расходам :

• оформление зала, приобретение призов, дипломов для представителей других организаций, например, для награждения лучших клиентов (Письмо Минфина РФ от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176);
• подарки и сувениры, которые вручаются деловым партнерам в рамках официального приема (Письмо Минфина России от 16.08.2006 № 03-03-04/4/136);
• организация программы, которая не имеет отношения к официальной части приема, например, выступление приглашенных артистов (Письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).

2. Расходы на транспортное обеспечение доставки участников к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно.

В соответствии с позицией Минфина, к расходам на транспортное обеспечение относятся затраты на организацию доставки участников непосредственно к месту проведения официального приема. Расходы на покупку авиа- или железнодорожных билетов участникам из других стран или городов, а также расходы на их доставку в гостиницу из аэропорта (вокзала), на проживание в гостинице, на оформление виз не могут быть учтены как представительские (Письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796, Постановление ФАС МО от 23.05.2011 № КА-А40/4584-11).

3. Расходы на буфетное обслуживание во время переговоров.

В качестве представительских расходов могут быть учтены также расходы на покупку продуктов питания, предназначенных для официального завтрака, обеда или ужина, в том числе на покупку спиртных напитков (Письмо Минфина РФ от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176).

Расходы на покупку чая, кофе, сахара, кондитерских изделий, которые предлагаются клиентам вне рамок официального мероприятия, например, в приемной во время ожидания и т.д., относить к представительским расходам достаточно рискованно (Письмо Минфина России от 24.11.2005 № 03-03-04/2/119).

4. Расходы на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Документальное подтверждение представительских расходов

Налоговый кодекс РФ не устанавливает четкого перечня документов, которыми налогоплательщики должны подтверждать представительские расходы. Согласно разъяснениям Минфина такими документами могут служить (Письмо Минфина России от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288):

— первичные документы, подтверждающие факт приобретения товаров, работ, услуг (договоры, акты выполненных работ, оказанных услуг, товарные накладные, товарные чеки и т.д.);

— документ, в котором устанавливается взаимосвязь между понесенными расходами и проведенным представительским мероприятием. В качестве такого документа можно составить отчет о проведенном мероприятии . Форму такого отчета налогоплательщики вправе разработать самостоятельно, соблюдая при этом требования к первичным документам, установленные в статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В отчете следует указать следующую информацию:

• время и место проведения представительского мероприятия;
• состав участников (представители других организаций и представители самой организации-налогоплательщика);
• сумма расходов на организацию мероприятия;
• итог мероприятия (заключение договоров и соглашений, разработка плана дальнейшего сотрудничества, установление доверительных отношений и т.д.).

Помимо отчета не лишним будет составить такие документы, как:

• приказ руководителя о проведении представительского мероприятия, в котором указывается цель предстоящего мероприятия, устанавливаются ответственные лица;
• смета расходов, где устанавливается перечень затрат на проведение мероприятия и их предельная величина.

Налоговый учет представительских расходов

Налогоплательщики вправе принять к налоговому учету расходы, которые являются экономически обоснованными (то есть направлены на получение дохода) и подтверждены документально. В отношении представительских расходов эти два критерия мы уже рассмотрели. Теперь речь пойдет о порядке налогового учета представительских расходов.

Общая система налогообложения

Для расчета налога на прибыль представительские расходы подлежат нормированию: они включаются в состав прочих расходов в сумме, не превышающей 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период, в котором проводилось представительское мероприятие. Следует учитывать, что расходы на оплату труда включают в себя не только заработную плату работникам, но и оплату по договорам гражданско-правового характера, затраты на обязательное страхование, дополнительные страховые взносы, добровольное медицинское страхование и т.д. (ст. 255 НК РФ). С увеличением совокупных затрат на оплату труда в течение года возрастает и величина норматива для принятия представительских расходов. То есть если часть представительских расходов, осуществленных, например, в первом квартале, превысила норматив и не была принята к налоговому учету, то в последующих отчетных периодах в течение года она может она может быть учтена при расчете налоговой базы.

«Входной» НДС по представительским расходам принимается к вычету только с той суммы затрат, которая учтена при расчете налога на прибыль, то есть с учетом норматива. Если в последующих кварталах текущего года оставшаяся часть представительских расходов укладывается в норматив, то НДС с нее также может быть принят к вычету.

Подробнее порядок налогового учета представительских расходов предлагаю рассмотреть на примере.

Пример.

Расходы ООО «Актив» на проведение представительского мероприятия в I квартале составили 23 600,00 руб. (в том числе НДС 3 600,00 руб.). Во IIквартале представительских расходов не было. Расходы на оплату труда в I квартале – 320 000,00 руб., во II квартале – 370 000,00 руб. Порядок налогового учета представительских расходов будет следующим:

в I квартале:

• норматив для учета представительских расходов – 12 800,00 руб. (320 000,00 х 4%);
• норматив меньше, чем полная сумма представительских расходов, поэтому к учету можно принять 12 800,00 руб.
• НДС, подлежащий вычету – 2 304,00 руб. (12 800,00 х 18%).

в I полугодии:

• норматив для учета представительских расходов – 27 600,00 руб. ((320 000,00 + 370 000,00) х 4%);
• норматив больше, чем полная сумма представительских расходов, поэтому к учету может быть принята оставшаяся часть 7 200,00 руб. (23 600,00 – 3 600,00 – 12 800,00);
• НДС, подлежащий вычету во II квартале – 1 296,00 руб. (7 200,00 х 18%).

Упрощенная система налогообложения

При УСН представительские расходы не учитываются в целях налогообложения, поскольку они не поименованы в закрытом перечне расходов, установленном статьей 346.16 НК РФ (Письмо Минфина от 11.10.2004 № 03-03-02-04/1/22).

Бухгалтерский учет представительских расходов

В бухгалтерском учете, в отличие от налогового, представительские расходы не подлежат нормированию и принимаются в полной сумме. Затраты на представительские мероприятия отражаются в составе общехозяйственных расходов или расходов на продажи, в зависимости от специфики деятельности организации, в корреспонденции со счетами учета расчетов или материальных ценностей.

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье!

Yandex_partner_id = 143121; yandex_site_bg_color = "FFFFFF"; yandex_stat_id = 2; yandex_ad_format = "direct"; yandex_font_size = 1; yandex_direct_type = "vertical"; yandex_direct_border_type = "block"; yandex_direct_limit = 2; yandex_direct_title_font_size = 3; yandex_direct_links_underline = false; yandex_direct_border_color = "CCCCCC"; yandex_direct_title_color = "000080"; yandex_direct_url_color = "000000"; yandex_direct_text_color = "000000"; yandex_direct_hover_color = "000000"; yandex_direct_favicon = true; yandex_no_sitelinks = true; document.write(" ");

Нормативная база

1. Налоговый кодекс РФ
2. Федеральный закон от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
3. Постановление ФАС ВСО от 11.08.2006 № А33-26560/04-С3-Ф02-3935/06-С1, А33-26560/04-С3-Ф02-4272/06-С1
4. Постановление ФАС МО от 03.09.2013 № А40-22927/12-107-106; от 23.05.2011 № КА-А40/4584-11
5. Письма Минфина РФ

• от 03.06.2013 № 03-03-06/2/20149,
• от 27.05.2009 № 03-03-06/1/351,
• от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176,
• от 16.08.2006 № 03-03-04/4/136,
• от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796,
• от 24.11.2005 № 03-03-04/2/119,
• от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288

Как ознакомиться с официальными текстами указанных документов, узнайте в разделе

Налоговый кодекс не дает нам четкого описания процедуры и перечня документов, необходимых для оформления представительских расходов, поэтому будем действовать в соответствии с разъяснениями Минфина, по мнению которого (см. письма Минфина России от 01.11.2010 N 03-03-06/1/675, от 13.11.2007 N 03-03-06/1/807) «Документами, служащими для подтверждения представительских расходов, могут являться , в частности (выделено мной):

— приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;

— смета представительских расходов;

— первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;

— отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются:
— цель представительских мероприятий, результаты их проведения;
— иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.

Выделенный мной оборот «могут являться, в частности » свидетельствует о том, что перечень документов не является исчерпывающим и обязательным. Главное, чтобы оформленные организацией документы соответствовали требованиям действующего законодательства (см.закон о бухгалтерском учете в части требований к обязательным реквизитам первичных документов) и подтверждали экономическую обоснованность произведенных расходов.

Перечисленные в письмах Минфина первичные документы относятся к конкретному мероприятию. Вместе с тем, для более полного экономического обоснования подобных затрат многие авторы рекомендуют оформлять документы общего характера (т.е. относящиеся ко всем представительским мероприятиям, а не только к конкретному). Я тоже считаю оформление общих документов оправданным, потому что они обеспечивают системный подход к однотипным по характеру расходам.

Для начала в организации следует составить смету представительских расходов на текущий год. Данная смета может утверждаться на общем собрании участников (акционеров) организации либо руководителем организации. Таким образом, в начале года составляем смету представительских расходов и утверждаем ее у руководителя или на общем собрании учредителей. Если к концу года выяснится, что смета была вовремя не утверждена, а представительские расходы имели место, сделайте соответствующий сметный расчет (с учетом фактических цифр) в конце года, а дату утверждения поставьте более раннюю (руководитель подобную бумагу утвердит «задним числом» без проблем, т.к. он, как минимум, был в курсе проведенных представительских мероприятий). Документ может выглядеть, например, так:

ООО «НАША ФИРМА»

«УТВЕРЖДАЮ»
Единственный учредитель
ООО «НАША ФИРМА»
ФИО
« 15» января 2011 года

Смета представительских расходов на 2011 год

Вид представительских расходов Лимит расходов на год, руб.коп.
Затраты, связанные с проведение официальных приемов (завтраков, обедов или других аналогичных мероприятий) 100 000,00

Транспортное обеспечение участников официальных приемов 25 000,00

Буфетное обслуживание во время переговоров 25 000,00

Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации 10 000,00

Развлекательные мероприятия во время официальных приемов 100 000,00

ИТОГО 260 000,00

Генеральный директор

Помимо этого следует издать внутренний организационно-распорядительный документ (например, Положение о проведении представительских мероприятий, утвержденное приказом руководителя организации, или приказ), в котором могут быть отражены следующие моменты:

— порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы;

— порядок расходования средств на представительские расходы;

— порядок документального оформления представительских расходов;

— порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы;

— нормирование отдельных видов представительских расходов (лимитирование отдельных видов представительских расходов никакими законодательными актами не установлено, однако, данный пункт будет подтверждать, что в организации осуществляется контроль за расходование денежных средств).

Если у вас нет возможности сделать приказ с датой в начале года, а представительские расходы имели место, сделайте приказ последними числами предыдущего года.

Документ может выглядеть, например, так:

ООО «НАША ФИРМА»

О представительских расходах

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Установить на 2011 года следующие нормы расходования средств на представительские расходы:

Вид представительских расходов / Предельный лимит расходов на одного человека

Затраты, связанные с проведение официальных приемов (завтраков, обедов или других аналогичных мероприятий) до 2000 руб.в день

Транспортное обеспечение участников официальных приемов до 600 руб.в день

Буфетное обслуживание во время переговоров до 150 руб.в день

Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации до 200 руб.в день

Развлекательные мероприятия во время официальных приемов по факту

2. Предоставить право получать денежные средства для осуществления расходов в представительских целях следующим сотрудникам:

— генеральному директору __________________,

— коммерческому директору ________________,

— главному бухгалтеру ______________________,

— начальнику отдела _______________________,

— секретарю ______________________________.

3. Назначить ответственным за расходование средств на представительские цели, правильное и своевременное оформление связанных с ними документов коммерческого директора ___________________________.

4. Коммерческому директору ___________________ представлять мне на утверждение отчет о приеме каждой делегации в течение 3 рабочих дней после окончания приема.

5. Главному бухгалтеру __________________ обеспечить своевременное отражение в бухгалтерском и налоговом учете осуществленных представительских расходов с учетом требований действующего законодательства.

6. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Генеральный директор

Теперь переходим к документам для оформления конкретного представительского мероприятия.

Начинаем с приказа (распоряжения) руководителя. Дата приказа – на 2-3 недели ранее намеченного мероприятия.

ООО «НАША ФИРМА»

О проведении официального приема

С целью поддержания сотрудничества с действующими клиентами и привлечения потенциальных клиентов

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Провести официальный прием действующих и потенциальных заказчиков, посвященный ознакомлению клиентов с новыми услугами, товарами, результатами работы за год, динамикой и перспективами развития компании.

3. Коммерческому директору ____:

3.1. Подготовить и представить мне на утверждение в срок до 24 декабря 2011 года перечень приглашенных лиц.

3.2. Разработать программу проведения приема и представить мне на утверждение в срок до 24 декабря 2011 года.

3.3. Обеспечить ресторанное обслуживание (фуршет) во время проведения приема.

3.4. Подготовить и представить мне на утверждение отчет о проведенном приеме в срок до 31 декабря 2011 года.

4. Главному бухгалтеру ___________составить смету и выдать необходимые для организации приема наличные денежные средства в пределах сметы подотчетным лицам, имеющим право осуществлять расходы в представительских целях, в срок до 24 декабря 2011 года.

5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор

Следующий документ – перечень приглашенных лиц. Учитывая стремление ФНС считать расходы экономически обоснованными в том случае, когда они напрямую повлекли получение доходов, оптимальным будет вариант, когда в перечень приглашенных лиц войдут представители организаций-заказчиков, с которыми на момент проведения приема заключены договоры, т.е. тех организаций, в адрес которых были выписаны документы по реализации после приема (возможно, немного «притянуто», зато оспорить «экономическую обоснованность» будет сложно — получение дохода налицо!). Попросите у менеджеров ФИО контактных лиц этих организаций (с этими лицами вряд ли кто будет связываться с целью проверки, но тот факт, что эти люди — реально работали в данных организациях, будет свидетельствовать о реальности проведенного мероприятия). Также в перечне приглашенных лиц укажите несколько сотрудников принимающей стороны (например, генерального директора, коммерческого директора, начальника отдела продаж или маркетинга и т.п.).

«УТВЕРЖДАЮ»
Генеральный директор
ООО «НАША ФИРМА»
ФИО
__________________
« 23 » декабря 2011 г.

Перечень лиц,
приглашенных на официальный прием ООО «НАША ФИРМА» 29.12.2011,
посвященный ознакомлению клиентов

Коммерческий директор

Следующий документ — программа приема.

«УТВЕРЖДАЮ»
Генеральный директор
ООО «НАША ФИРМА»
ФИО
__________________
« 23 » декабря 2011 г.

Программа официального приема ООО «НАША ФИРМА»,

с новыми услугами, товарами, результатами работы за год,
динамикой и перспективами развития компании

Формат мероприятия – официальный прием (доклады и фуршет) действующих и потенциальных заказчиков, посвященный ознакомлению клиентов с новыми услугами, товарами, результатами работы за год, динамикой и перспективами развития компании.

Цель мероприятия — поддержание сотрудничества с действующими клиентами и привлечение потенциальных клиентов.

Список докладчиков:
ФИО – генеральный директор ООО «НАША ФИРМА»;
ФИО — коммерческий директор ООО «НАША ФИРМА».

Место проведения: офис ООО «НАША ФИРМА» по адресу: Москва, ул.Такая-то, д.1, стр.11, офис 111.

Прибытие представителей — с 12.30 до 13.00.

Открытие официального приема — 13.00.

Регламент:
13.00 — 13.30 – доклад генерального директора ФИО (тема – приветствие участников приема, результаты работы компании за год, перспективы развития компании на следующий год);

13.30 — 14.00 – доклад коммерческого директора ФИО (тема – презентация новых услуг, работ, товаров);

14.00 — 17.00 — фуршет.

Коммерческий директор

Следующий документ — смета. Для составления сметы можете использовать реальные данные о закупленных продуктах (цифры округлите — в предварительной смете сложно учесть цены до копеек).

«УТВЕРЖДАЮ»
Генеральный директор
ООО «НАША ФИРМА»
ФИО
__________________
« 23 » декабря 2011 г.

Смета официального приема ООО «НАША ФИРМА»,
посвященного ознакомлению клиентов
с новыми услугами, товарами, результатами работы за год,
динамикой и перспективами развития компании

Дата составления: 23.12.2011

Состав участников приема:
— клиентов – 8 человек,
— сотрудников ООО «НАША ФИРМА» — 4 человека.

Форма мероприятия: доклады и фуршет.

Наименование блюд и напитков/ Единица измерения/ Количество/ Цена за единицу/ Всего стоимость

Итого по смете ________________

«УТВЕРЖДАЮ»
Генеральный директор
ООО «НАША ФИРМА»
ФИО
__________________
« 30 » декабря 2011 г.

Отчет о проведении официального приема ООО «НАША ФИРМА»,
посвященного ознакомлению клиентов
с новыми услугами, товарами, результатами работы за год,
динамикой и перспективами развития компании

Дата составления: 30.12.2011

Дата проведения приема: 29.12.2011

Место проведения приема: офис ООО «НАША ФИРМА» (Москва, ул.Такая-то, д.1, стр.11, офис 111).

Состав участников приема:

Номер п/п ФИО приглашенного лица Организация

Официальный прием проводился 29 декабря 2011 года с 12.30 до 17.00 в офисе ООО «НАША ФИРМА» по адресу: Москва, ул.Такая-то, д.1, стр.11, офис 111 в соответствии с утвержденной программой.

В пределах утвержденной сметы состоялось ресторанное обслуживание (фуршет). Общая сумма потраченных средств составила:

Наименование блюд и напитков/ Документы, подтверждающие произведенные расходы/ Сумма потраченных средств: всего; в том числе НДС/ Сумма, которая может быть учтена в расходах в целях налога на прибыль

Коммерческий директор

Главный бухгалтер

Последний документ — справка бухгалтера (для отнесения на расходы суммы представительских расходов в пределах лимита, установленного НК РФ).

ИНН0000000000/КПП 000000000

Бухгалтерская справка-расчет

по списанию в себестоимость представительских расходов

за 2011 год

Дата отчета о проведенном представительском мероприятии:

Количество участников (включая принимающую сторону):

Вид расходов:

Установленная норма расходов на человека:

Сумма расходов по нормам:

Фонд оплаты труда за налоговый период:

Максимальная сумма представительских расходов, подлежащая списанию за налоговый период:

Фактическая сумма на проведенное мероприятие:

Сумма представительских расходов, подлежащая учету в целях налогообложения прибыли, с учетом установленных в организации норм и возможного лимита:

Главный бухгалтер

Практика показывает, что все эти документы составляются после реально проведенных мероприятий самим бухгалтером. Однако, этот процесс будет сложным только в первый раз; далее все сведется к процессу «просто подставьте цифры».

Надеюсь, мой опыт будет полезен читателям.

Желаю бухгалтерам творческих успехов при оформлении фактов хозяйственной деятельности организации!

Еще в 2013 году чиновники выпустили несколько писем, в которых они разрешили признавать представительские расходы в неоднозначных прежде ситуациях. Так, сотрудники Минфина России согласились с тем, что расходы на прием партнеров можно списать, даже если встреча не привела к положительному результату. То есть не имеет значения, удалось ли компании по результатам мероприятия заключить какие-либо договоры. Об этом сказано в письме ведомства от 10 апреля 2013 г. № 03-03-06/2/11897.

Чиновники также подтвердили: при расчете налога на прибыль можно без проблем учесть представительские расходы на прием потенциальных клиентов (то есть не только тех контрагентов, с которыми налажены отношения). При этом не важно, с кем были переговоры - с обычными гражданами или с представителями компаний. Все эти выводы есть в письме Минфина России от 3 июня 2013 г. № 03-03-06/2/20149.

Так что теперь вы можете списывать представительские расходы гораздо чаще. Даже в тех случаях, в которых раньше вы это делать опасались.

Но не забудьте про то, что представительские расходы можно признать при расчете прибыли только в пределах норматива - 4 процентов от расходов на оплату труда. Такой лимит предусмотрен в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Подскажем, какие документы понадобится оформить, чтобы подтвердить представительские расходы. А затем мы дадим совет, как это можно сделать максимально быстро и просто.

Как оформить представительские расходы

Чтобы списать представительские расходы при расчете налога на прибыль, вам понадобятся первичные документы, подтверждающие потраченные суммы. О каких бумагах идет речь? Прежде всего, об авансовом отчете.

Попросите работника, который занимался организацией официального мероприятия, подготовить этот документ по унифицированной форме № АО-1 или на том бланке, который вы разработали своими силами.

К авансовому отчету пусть сотрудник приложит первичку, подтверждающую представительские расходы. Это могут быть кассовые чеки, квитанции, счета-фактуры из ресторанов, кафе и других сторонних предприятий.

Авансовый отчет и чеки с квитанциями вы получите от работника. Но есть еще ряд важных документов, которые придется оформить вам самим. В частности, это приказ руководителя о проведении официального мероприятия, отчет по его итогам. Перечень документов, которые могут потребовать налоговики во время проверки, для обоснования представительских расходов, встречается в письмах чиновников. Например, в письме Минфина России от 1 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/675. Готовый список необходимых бумаг мы привели ниже.

Список документов,
которыми вы подтвердите представительские расходы

1.Приказ руководителя компании о проведении представительского мероприятия. В документе уточните, когда компания проведет встречу с партнерами, и назовите цель мероприятия.

2.Смета представительских расходов. В этом документе приведите перечень планируемых расходов, их максимальные суммы.

3.Отчет о проведении представительского мероприятия. Здесь укажите, что цель мероприятия достигнута.

4.Авансовый отчет и первичные документы, подтверждающие сумму представительских расходов.

5.Бухгалтерская справка о сумме представительских расходов. Этот документ удобно составить, чтобы свести в одном документе все представительские расходы по мероприятию.

Большинство форм по представительским расходам вам придется разработать самостоятельно. Лишь авансовые отчеты сотрудники могут оформлять на унифицированных бланках (№ АО-1).

А вот для приказа руководителя, сметы, отчета о проведенном мероприятии и других документов по представительским расходам специальных форм нет. Разрабатывая формы, не забудьте про обязательные реквизиты первички, предусмотренные в статье 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Вот образец приказа директора, которым оформляют представительские расходы.

А вот образец бухгалтерской справки, которая представительские расходы обосновывает.

Как заполнить приказ и отчет с помощью таблицы Excel

В разных документах по представительским расходам встречаются одни и те же данные. Например, название принимающей стороны и приглашенных клиентов, перечень расходов, их суммы, Ф.И.О. генерального директора вашей компании. Один из участников форума журнала «Главбух» посоветовал своим коллегам, как можно упростить заполнение форм документов, обосновывающих представительские расходы. Расскажем обо всем подробнее.

Составьте общую таблицу в Excel с исходными данными. То есть с теми сведениями, которые вам понадобится занести в несколько документов (название компании, перечень расходов, их суммы и т. д.). Как может выглядеть такая таблица, мы показали ниже.

Данные из таблицы с исходными данными будут автоматически попадать в нужные ячейки форм документов. Для этого используйте в программе Excel функцию равенства. Смотрите: к примеру, название вашей компании отражено в ячейке С2 таблицы с исходными данными. И те же данные должны попасть в ячейку J1 другого документа - приказа руководителя компании. Это означает, что в ячейку J1 приказа необязательно вносить название компании вручную. Вам достаточно ввести сюда формулу: = С2. Формула преобразится в такой вид «=‘Исходные данные’!C2».

Точно так же можно автоматически переносить из таблицы с исходными данными компании и другие значения (суммы и перечень расходов, Ф.И.О. участников мероприятия, итоги встречи).

Многие организации рано или поздно сталкиваются с таким понятием, как представительские расходы. В статье разберемся, что это за расходы, что к ним относится и как их учитывать в бухгалтерском и налоговом учете.

Начнем с того, что определимся, какие расходы можно отнести к представительским? Тут все просто, открываем ст.264 2 части НК РФ (скачать его, кстати, можно ) и читаем. Краткие выводы из этой статьи:

К представительским расходам относятся расходы на официальный прием и обслуживание:

• представителей других организаций, с которыми проводятся переговоры с целью дальнейшего сотрудничества;
• участников совета директоров или другого руководящего органа;

В частности, к представительским расходам можно отнести:

• расходы на завтрак, обед, ужин для вышеуказанных лиц и официальных представителей налогоплательщика;
• транспортирование вышеуказанных лиц до места проведения переговоров, приемов, обедов и прочих официальных мероприятий и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• услуги переводчиков, если они оказаны сторонней организацией.

К представительским расходам НЕ относятся расходы на организацию отдыха, развлечений, а также профилактики и лечения заболеваний.

Также статья 264 п.2 НК РФ оговаривает, что представительские расходы в целях расчета базы для налога на прибыль принимаются не в полном объеме, а только в размере, не превышающем 4% от расходов на оплату труда в отчетном периоде, к которому относятся представительские расходы.

Как и любые другие расходы, представительские расходы нужно подтвердить документально.

Учет представительских расходов в бухгалтерии

Представительские расходы относятся к расходам по обычным видам деятельности. Для торгового предприятия они списываются в дебет счета 44 «Расходы на продажу», для производственного в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы».

Проводки по учету представительских расходов (счет 26)

Если оплата представительских расходов происходит лично представителем организации, то ему выдаются денежные средства под отчет, при этом составляется проводка Д26 (44) К71.

Услуги сторонних организаций оформляется проводкой Д26 (44) К60, Д26 (44) К76.

Представительские расходы относятся к тому отчетному периоды, в котором они были утверждены, независимо от их оплаты.

Налоговый учет представительских расходов

Эта группа расходов относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Как уже выше было сказано, для целей налогообложения можно учесть только сумму расходов, не превышающую 4% от суммы расходов на оплату труда. Представительские расходы свыше этих 4% не учитываются при определении . Сравнивая величину представительских расходов с величиной расходов на , берутся данные, полученные нарастающим итогом с начала налогового периода.

Основная сложность при учете представительских расходов заключается в том, что в бухгалтерии они учитываются в полном объеме, а при налогообложении их величина ограничивается 4% от оплаты труда. То есть возникают различия при определении прибыли в бухгалтерском и налоговом учетом. Чтобы разобраться с этим моментом, рассмотрим пример учета представительских расходов.

Пример расчета представительских расходов

В мае 2013 года организация встречала своих партнеров, были запланированы следующие мероприятия по этому поводу: официальный обед в ресторане, культурное мероприятие - посещение сауны. В связи с этим организация имела следующие расходы: доставка партнеров в ресторан и обратно - 4000 руб.; обед в ресторане - 20000 руб.; доставка партнеров в сауну и обратно - 4000 руб.; услуги сауны - 30000 руб. Согласно НК РФ расходы на посещение сауны мы не можем признать в качестве представительских расходов, также как и доставку партнеров в сауну и обратно. Общая сумма представительских расходов составила 24000 руб. Для организации всех мероприятий ответственному сотруднику были выданы деньги под отчет в размере 60000 руб. По окончании мероприятия сотрудник сдал в бухгалтерию , в котором отчитался о потраченной сумме, к авансовому отчету были приложены все необходимые документы, подтверждающие расходы. Услуги транспортной компании оплачивались организацией с расчетного счета.

Бухгалтерский учет представительских расходов (счет 26)

60 000 Д71 К50 - выданы денежные средства сотруднику под отчет.

50 000 Д44 К71 - принят авансовый отчет по представительским расходам.

10 000 Д50 К71 - подотчетным лицом сданы остатки аванса в кассу предприятия.

8000 Д44 К76 - получен счет на оплату от транспортной компании, осуществлявшей доставку партнеров.

8000 Д76 К51 - оплачен счет транспортной компании.

Отчетный период - полугодие.

С начала года сумма расходов на оплату труда составила 350000 руб.

Максимальная величина представительских расходов, которые могут быть учтены в целях налогообложения, составляет 350 000 * 4% = 14000 руб. В нашем примере величина представительских расходов 24000 руб. То есть при расчете налога на прибыль мы можем уменьшить налоговую базу только на 14000 руб. Оставшиеся 10000 руб. учтены не будут.

ее составления не утвержден законодательно — будет являться значимым элементом документооборота в фирмах, которые проводят официальные мероприятия. В чем заключается предназначение данного документа и где можно загрузить его образец?

Для чего нужна смета представительских расходов?

К представительским относятся расходы фирмы, которые связаны (п. 2 ст. 264 НК РФ):

• с организацией официальных деловых мероприятий;
• с транспортными, буфетными услугами, которые заказаны в рамках соответствующих мероприятий;
• с оплатой услуг переводчика, если его помощь привлекалась в рамках официальных мероприятий.

В размере, который не превышает 4% от затрат на оплату труда в том же отчетном периоде (их перечень приведен в ст. 255 НК РФ), представительские расходы могут быть использованы в уменьшение налогооблагаемой базы предприятия.

Как и любые другие расходы, представительские должны быть подтверждены. При этом ранее Минфин РФ (в письме от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807) советовал подтверждать соответствующие расходы посредством:

• издания приказа директора о проведении официального мероприятия, в рамках которого совершены расходы;
• составления сметы представительских расходов;
• составления отчета о представительских расходах;
• дополнения указанных источников первичными документами.

Однако существует и более новый правовой акт от Минфина — письмо от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288. В нем в числе рекомендованных документов, которыми можно подтверждать представительские расходы, присутствует только отчет, а также дополняющая его первичка.

Тем не менее многие компании предпочитают, формируя комплект документов в подтверждение представительских расходов, ориентироваться все же на более ранний перечень, рекомендованный Минфином. Это часто обусловлено не только желанием обезопасить себя от возможных претензий контролеров, но и внутрикорпоративными стандартами финансовой отчетности, позволяющими осуществлять действенный контроль над представительскими расходами в своей организации.

Во многих случаях одним из ключевых документов, подтверждающих представительские расходы, считается смета — как источник, позволяющий последовательно детализировать затраты.

Изучим, что может представлять собой данная смета.

Что представляет собой смета на представительские расходы?

Распространено составление сметы на представительские расходы в структуре, предполагающей включение в документ:

• графы, удостоверяющей факт утверждения сметы руководителем фирмы;
• сведений о дате составления документа, дате и месте проведения официального мероприятия;
• наименования документа;
• сведений о запланированном количестве участников официального мероприятия, имеющих тот или иной статус (сотрудников фирмы, внештатных приглашенных лиц);
• перечня статей расходов с указанием соответствующих им сумм по плану;
• информации об общей сумме предполагаемых расходов;
• сведений о составителе сметы, главном бухгалтере фирмы, их подписей, печати организации (если она используется).

Изучим более подробно специфику составления указанных разделов сметы.

Составление сметы: утверждение документа и отражение сведений о нем

В современных фирмах распространен подход, по которому сметы, как и многие другие локальные нормативные акты, заверяются посредством проставления в них графы «Утверждаю» — с указанием должности, Ф. И. О. и проставлением подписи лица, которое, таким образом, утверждает документ. Как правило, это руководитель фирмы.

Указывается также наименование организации в соответствии с учредительными документами. Если фирма использует во внутреннем документообороте печать, ее следует проставить в рассматриваемой графе документа.

В числе важнейших сведений о смете, которые должны быть указаны в ней:

• наименование документа (например, «Смета представительских расходов»);
• дата составления документа (может быть проставлена и в области графы «Утверждаю»).

Составление сметы: количество участников

Участники официального мероприятия чаще всего бывают представлены:

• сотрудниками фирмы, которая организует мероприятие;
• лицами, не входящими в штат фирмы.

Предполагаемое количество участников каждой из категорий отражается в смете.

Некоторые компании также выделяют среди участников мероприятия тех сотрудников, которые фактически являются гостями (и не участвуют в его подготовке), и тех, кто непосредственно организует мероприятие.

Составление сметы: отражаем расходы

Следующий раздел сметы — тот, в котором отражается перечень предполагаемых представительских расходов. Обычно он представлен таблицей из 3 столбцов.

В 1-м столбце отражается порядковый номер статьи расходов. Во 2-м — название статьи. В 3-м — сумма.

В отдельной строке таблицы может отражаться итоговая сумма расходов на финансирование официального мероприятия.

Можно отметить, что многие фирмы предпочитают указывать суммы издержек не запланированные, а предельные — то есть, фиксируя, по сути, лимиты расходов.

Составление сметы: заверяем документ

Несмотря на то что смета, как мы отметили выше, может заверяться руководителем фирмы посредством графы «Утверждаю», рекомендуется также дополнительно удостоверять сведения, отражаемые в документе, подписями:

• главного бухгалтера;
• лица, ответственного за составление сметы.

Также указываются их Ф. И. О. и должности.

Смета на представительские расходы может быть как самостоятельным локальным нормативным актом, так и частью другого акта — например, внутрикорпоративного положения о представительских расходах. Во втором случае она должна будет составляться по форме, которая утверждена в качестве приложения к соответствующему положению.

Изучим данный аспект использования сметы подробнее.

Смета как часть положения по представительским расходам: нюансы

В фирмах, которые регулярно организуют представительские мероприятия, подтверждение расходов в рамках данных мероприятий может осуществляться с использованием особого локального нормативного акта — положения по представительским расходам.

Данный локальный норматив позволяет регламентировать порядок использования документов налогового и бухгалтерского учета по расходам в рамках соответствующих мероприятий. Имея данное положение, компания может существенно упростить работу финансовым и другим внутрикорпоративным службам, которые занимаются вопросами, связанными с учетом расходов по официальным мероприятиям. Условно говоря, даже новый, неопытный сотрудник, используя рассматриваемое положение, сможет правильно сформировать комплект необходимых документов в подтверждение затрат на проведение представительских мероприятий.

В таком положении может быть оговорено, что сотрудники, ответственные за учет расходов по официальным мероприятиям, обязуются своевременно оформлять документы для подтверждения данных расходов по перечню, который приводится здесь же. Формы (образцы) для документов, в числе которых и смета расходов, помещаются в приложениях к положению.

Скачать образец сметы на представительские расходы вы можете на нашем сайте.

Итоги

Фирма, организующая с той или иной степенью периодичности различные официальные мероприятия и несущая расходы, возникающие в связи с проведением данных мероприятий, может использовать соответствующие затраты в уменьшение налоговой базы — в пределах, установленных НК РФ (4% от расходов по оплате труда). Для этого представительские расходы должны быть документально подтверждены. В этих целях может использоваться смета.

Ознакомиться с иными фактами о работе с представительскими расходами вы можете в статьях: