Efektyvaus darbo internete komponentai iš Vladimiras Roščinas, „LightElectroSnab LLC“ (Maskva) komercijos direktorius:

1. Geras tiekėjas ir didelės spartos skirtoji linija. Jau penkerius metus mūsų interneto ir telefonijos „tiekėjas“ yra Vimpelcom, geriau žinomas kaip Beeline. Brangus, sakys kai kurie. Yra daug Noname-net įmonių, kurios žada užtikrinti jūsų įmonei nenutrūkstamą ryšį už tris rublius per metus. Gal ir yra, bet kai prie tinklo prijungiamas ne vienas kompiuteris, iš karto paaiškėja tokio pigumo priežastis. Taip, brangu! Bet mes žinome, už ką mokame. Per pastaruosius kelerius metus nebuvo nė vieno darbo sutrikimo ir puikaus greičio esant didžiuliam srautui, be to, toje pačioje linijoje dirba daugiau nei tuzinas kompiuterių.
2. Patys kompiuteriai. Viešpatie! Netaupykite techninei įrangai - tai jūsų laikas, taigi ir pinigai. Dėl nuolatinio planuojamo įrangos atnaujinimo „LightElectroSnab“ nerasite nė vienos veikiančios mašinos, kurioje būtų mažiau nei dviejų branduolių procesorius. Taip pat nepamatysite 90-ųjų modelio monitorių dėžučių, kurių, tiesą pasakius, vis dar yra kai kuriose darbo vietose.
3. Specialistai, palaikantys visos ekonomikos gyvybę. Mes jau seniai atsisakėme savo „sysadmin“ ir perėjome į IT užsakomųjų paslaugų įmonės „saugų sparną“, kuri jau trečius metus kontroliuoja įmonės IT struktūrą visais lygiais ir etapais ir tai daro profesionaliai ir greitai.
4. Na, žinoma, tinkama programinė įranga ir modernios didelės spartos naršyklės.

1935 metų rugpjūčio 31-osios naktį jaunas Donbaso kalnakasys Aleksejus Stachanovas šešių valandų pamainoje išdirbo 102 tonas anglies, vidutiniškai 6–7 tonas. Tuo pat metu Europoje vidutinė produkcijos produkcija siekė 10 tonų; o maksimali – apie 17 tonų. "Fantastiška, nieko daugiau!" – pastebės nepatyręs skaitytojas. Tiesą sakant, istorija jau seniai paaiškino šių įrašų prigimtį.

Sovietų Sąjungoje daug dėmesio buvo skiriama darbo našumo klausimams. „Stakhanovo judėjimas“ buvo galingas postūmis jam kilti. Šalis kasdien mušė rekordus. Kiekybiniai rekordai, pasiekti, dažnai antžmogiškomis pastangomis, kurių rezultatas – jau kitą dieną nesugebėjimas pasiekti įprastos normos. Apie jokią sistemą kalbėti nereikėjo. Tik kartais, bendrame fone, padidėję anglies gamybos ar primilžių rodikliai buvo kompetentingo gamybos optimizavimo proceso rezultatas. Būtent ji šiandien yra pagrindinė mūsų pokalbio tema. Kaip šiandien mažinamos įmonės sąnaudos? Kokie metodai naudojami verslo procesams optimizuoti? Ar optimizavimas gali būti baigtas?

Daugiau apie tai ateityje, bet dabar apibrėžkime patį terminą. Kas yra „gamybos procesų optimizavimas“ ir kokius klausimus jis apima? Norėdami gauti atsakymų, kreipkitės į Sergejus Smirnovas, kandidatas pedagogikos mokslai ir produktyvumo didinimo ekspertas:

Mes laikomės šio apibrėžimo pagrindu: „Optimizavimas“ yra sistemos modifikavimas, siekiant pagerinti jos efektyvumą. Nors savo praktikoje vartoju posakį „gamybos sistemos tobulinimas“. Gamybos sistema – tai žmogaus, gamybos priemonės ir darbo objekto derinys. Jų sąveika laike organizuoja gamybos procesą arba pridėtinės vertės kūrimo procesą. Manau, klausimų spektrą lemia problemų spektras. Jie būdingi beveik visoms įmonėms. Tai prastovos, nepakankama darbuotojų kvalifikacija, darbuotojų kaita, prasta gaminių kokybė, sumažėję pardavimai, išaugusios sąnaudos, užsakymų įvykdymo terminų nesilaikymas, neefektyvus darbo laiko panaudojimas, neefektyvus technikos naudojimas, pavėluotas atsiskaitymas ir kt. Svarbiausia, kad jie visi yra tarpusavyje susiję, todėl būtina optimizuoti visą sistemą ir visus įtakojančius veiksnius.

Ir nepaisant to, nepaisant problemų bendrumo, kiekviena pramonės šaka turi savo ypatybes. taip mano Andrejus Medvedevas, PSM LLC (Jaroslavlis) vykdomasis direktorius:

Gana sunku kalbėti apie optimizavimą apskritai. Pirma, nėra vienodų taisyklių visoms pramonės šakoms: beveik kiekviena pramonės šaka turi savo specifiką ir reikalauja skirtingus požiūrius. Jei kalbėsime apie mechaninę inžineriją, tai ši pramonė yra pati reikliausia nuolatiniam modernizavimui. Mašinų gamybos įmonės konkurencingumas tiesiogiai priklauso nuo gamybos efektyvumo. Siekdamos sumažinti išlaidas, įmonės nuolat tobulina techniką ir įrangą, gamybos valdymo sistemas, vidinę logistiką. Pavyzdžiui, viena didžiausių gamyklų pasaulyje gamybai dyzeliniai varikliai Volvo Penta. Šiandien tai moderniausias tokio tipo augalas pasaulyje. Nepaisant to, ten įsibėgėja liejyklos modernizavimas, dėl kurio liejimo savikaina sumažės 5–10 proc., pakels ekologiškumo ir gamybos švaros standartus. Be to, visame pasaulyje nuolat auga darbo ir aplinkos apsaugos reikalavimai. Šie išoriniai veiksniai verčia įmones imtis brangių atnaujinimų. Rusijoje šie veiksniai taip pat vyksta, tačiau pagrindinis veiksnys yra gamybos efektyvumo didėjimas. Darbo našumas Rusijoje yra vidutiniškai du su puse tris kartus mažesnis nei Europoje, o modernizacija yra pagrindinis veiksnys, padedantis įveikti šį atotrūkį.

Kalbant apie PSM, mes nuolat optimizuojame gamybos procesus. Be to, tai galioja visiems etapams: pernai pristatėme 1C sistemą, dabar optimizuojame sandėlio logistiką, atskirus gamybos etapus. Statome plieninių konstrukcijų gamyklą ir modernizuojame pagrindinę dyzelinių generatorių gamybos gamyklą: remontuojame cechus, perkame naują įrangą. Esame įsitikinę, kad tai sumažins gamybos sąnaudas ir pagerins kokybę, taigi ir mūsų produktų konkurencingumą. Ateityje ir toliau optimizuosime. Bet apskritai man atrodo, kad jei mašinų gamybos pramonės modernizavimas kada nors sustos, tai reikš žmonijos progreso pabaigą.
Iš komentaro tampa aišku, kad optimizavimas yra vienas visų įmonės paslaugų projektas, o ne tik gamyba. Tačiau mus glumina vienas klausimas: kam viso to reikia įmonių savininkams ir savininkams? Žinoma, norint pasiekti vieną, pagrindinis tikslas – pelno didinimas! Pelnas yra bet kurio verslo semantinė tendencija. Ar tai nereiškia, kad mūsų aptarinėjamų klausimų spektras taip pat yra tik tam tikra šių dienų mada? Dėl atsakymo ir pastabų apie verslo procesų optimizavimą vienoje įmonėje kreipėmės į Jevgenijus Oystacheris, EKF grupės valdybos vadovas (Maskva):

Ne, optimizavimas nėra pastarųjų pokrizinių metų tendencija. Tai nuolatinis geresnių ir efektyvesnių sprendimų, gamybos metodų, logistikos ir rinkodaros schemų paieška. Kol verslumas gyvuoja, man atrodo, kad žmonės stengėsi optimizuoti savo darbą: sumažinti išlaidas, didinti efektyvumą ir pelną. EKF nėra išimtis.

Šiandien švaistomų išlaidų ir netolygaus išteklių paskirstymo problema yra dar opesnė. 2010 m. EKF pradėjome visą programą, skirtą supažindinti su liesos gamybos (lean production) standartais ir filosofija, pakvietėme ekspertus ir patyrusius vadybininkus į savo gamyklas Balakireve ir Maskvos srityje (įmones, gaminančias skirstomųjų skydų įrangą ir kabelių lovelius, kurios priklauso EKF įmonių grupei – apytiksliai leidimai). Įgyvendinti „lean“ mus įkvėpė Jeffrey'aus Likero „Toyota Way“. Mums, EKF, toks požiūris patinka dėl dviejų priežasčių: pirma, jis yra patikrintas laiko, veikia ir, antra, Toyota Tao yra pagrįstas personalo mokymu ir tobulėjimu. Plėtra yra viena iš pagrindinių EKF vertybių.

Per šiuos dvejus metus pavyko suorganizuoti nenutrūkstamą gamybos srautą, paskirstyti darbuotojų ir technikos krūvius, o tai sumažino mašinų parko remonto ir priežiūros išlaidas. Visų pirma, tai užtikrina gerai koordinuotas darbas tarp pardavimo skyrių – logistikos ir pardavimų – ir pačių gamybos aikštelių, taip pat pažangių metodų skolinimasis iš kitų rinkų. Į EKF įmonių grupę susivieniję gamybinių įrenginių aukščiausi vadovai sukūrė vidinę standartizacijos ir reglamentavimo sistemą, kuri leido sutrumpinti gamybos ciklo laiką, pagerinti kokybę savikontrolės būdu, padidinti našumą.

Svarbus žingsnis optimizuojant mūsų gamybos patalpas buvo techninių pajėgumų atnaujinimas: automatizavimas, naujos modernios kompiuteriu valdomos įrangos įdiegimas, daugumos gamybos ir pakavimo procesų automatizavimas. Ir mes nuolat ieškome, ką dar galima automatizuoti, klausiame savęs, ką tai gali duoti ilgalaikėje perspektyvoje. Kodėl aš pabrėžiu žodį „tolimas“? - kadangi ne visos gamybos optimizavimo ir automatizavimo priemonės greitai atsiperka, reikia tam pasiruošti.

Jeffrey Likeris ir Toyota taip pat įkvėpė mus optimizuoti verslo procesus prekybos įmonėje EKF Electrotechnica. Visų pirma, pertvarkyti biudžeto derinimo ir lėšų paskirstymo pagal biudžeto punktus procesai. Dokumentų srautą perkėlėme į elektroninį formatą. EKF IMS tarnybos dėka partneriai pirminę dokumentaciją dabar gauna automatiškai, o pirkėjų informavimo apie gautinas sumas procesai yra automatizuoti. Dabar su partneriais pradedame keistis informacija apie jų pardavimų su EKF prekės ženklu dinamiką ir informacija apie mūsų atsargų būklę. Esame įsitikinę, kad tai padidins mūsų darbo efektyvumą, aptarnavimo lygį, padės mūsų partneriams laiku aprūpinti savo klientus EKF įranga. Puikiai žinome, kad EKF yra didelė įmonė, kuri toliau auga ir plečiasi. O visiškas biurokratijos nebuvimas mūsų dydžio įmonėse yra neįmanomas. Tačiau optimizuodami verslo procesus ir įdiegę EKF IMS paslaugą, pasiekėme pusiausvyrą tarp struktūriškumo ir lankstumo, verslo galios ir lengvo bendravimo.

Ne visos gamybos optimizavimo ir automatizavimo priemonės greitai atsiperka, reikia tam pasiruošti.

Dabar mes patys tam tikra prasme veikiame kaip procesų automatizavimo vairuotojai ir siūlome Partneriams dirbti per EKF IMS paslaugą: pirkti ir pateikti užsakymus, gauti informaciją apie kvitus ir prieinamumą EKF sandėliuose bei Distributorių sandėliuose savo regione, pritraukti klientus ir susirasti rangovus, dalyvauti projektuose.

Atsižvelgiant į minėtą Jeffrey'aus Likero knygą „Toyota Tao“, negalima nepaminėti Japonijos. Ryškiausias šalies su aukšta gamybos kultūra pavyzdys. Kokių priemonių ten imamasi siekiant sumažinti nuostolius? Dėl atsakymo kreipiamės į portalo vyriausiąjį redaktorių Sergejų Žiškevičių
www.up-pro.ru kurie kalbėjosi su Noritsugu Uemura, „Mitsubishi Electric Europe B.V“ (Maskva) generalinis direktorius:

„Mitsubishi Electric Europe“ vartoja terminą „efektyvi gamyba“, o ne „taupi gamyba“, nes tai labiau atitinka įmonės strategiją. Verta paminėti, kad gamybos ir verslo procesų optimizavimas dabar kaip niekad aktualus, ypač Japonijai, nes šalies gamtos ištekliai iš esmės riboti. Be to, dėl optimizavimo pasiekiamas ir produkcijos konkurencingumas užsienio rinkose, nes galiausiai galima sumažinti jos savikainą ir pagerinti kokybę.

Siekiant padidinti gamybos efektyvumą ir sumažinti gamybos kaštus, taikomas tradicinis japonų metodas „Kaizen“ (laipsniško, nuolatinio tobulinimo samprata), taip pat „Just-in-time“ („just in time“) metodika. visiškas tiekimo sinchronizavimas su gamybos ir pardavimo procesais). Šių metodų rėmuose nuolat modernizuojami įmonėje vykstantys procesai, įskaitant ir gamybos procesą. Bendrovė naudoja savo modernią plėtrą, taip pat gamybos inžineriją, kad sumažintų elektros, vandens ir medžiagų sąnaudas. Be to, „Mitsubishi Electric“ propaguoja ir įgyvendina „zero waste“ koncepciją, kuri apima atliekų, susidariusių gaminant ir naudojant įmonės produktus, pavyzdžiui, plastiką, perdirbimą ir pakartotinį panaudojimą.

Dalinamasi sėkminga optimizavimo patirtimi Vladimiras Mlynčikas, „Quadro Electric“ (Sankt Peterburgas) generalinis direktorius:

Įmonės veiklai optimizuoti naudojame įvairius skirtingos sistemos. Bet aš sutelksiu dėmesį į įdomiausius, mano nuomone.

Pirma, tai efektyvi techninė personalo įranga. Visų skyrių darbuotojai aprūpinti išmaniaisiais telefonais, taip pat planšetiniais kompiuteriais, kurie taupo laiką ir daro našesnį darbą visais lygiais. Sudarėme partnerystės sutartį su išmaniųjų technologijų įmone, kuri mūsų darbuotojams programėles aprūpina nemokamai.

Antra, naudojame tinklo planavimo ir darbo eigos sistemas, kurių dėka bet kuris darbuotojas, kad ir kur jis būtų, gali pasinerti į darbo eigą ir keistis informacija su kitais. Taigi montuotojas, sėdintis ant betoninės plokštės krašto prie objekto, kartu su vadovu, taip pat sėdėdamas prie stalo biure, gali redaguoti bet kurį failą.

Nuolatinis sekimas naujausias technologijas ir tendencijas, todėl mūsų darbas yra greitas, efektyvus ir kokybiškas. Mes nustebę.

Ką aš galiu pasakyti! Japonija – ne tik aukštos gamybos kultūros, bet ir aukštųjų technologijų šalis! Beje, apie juos. Bet ne gamyboje, kur konkurencingų produktų gamyba tiesiog neįsivaizduojama be robotų staklių ar automatizuotų CNC linijų, o, tarkime, energetinio audito įmonėje. Sankt Peterburge Quadro Electric darbuotojai yra apsiginklavę aukštųjų technologijų prietaisais.

Tačiau galbūt niekas negalvojo apie išlaidų optimizavimą? Tiesą sakant, čia viskas gerai, sako jis Nikolajus Aleksejevas, „Quadro Electric“ (Sankt Peterburgas) finansų direktorius:

Norėdami optimizuoti savo išlaidas, naudojame kelių lygių biudžeto sudarymo sistemą. Be to, norint detaliau analizuoti ir planuoti išlaidas, pasitelkiami visų padalinių darbuotojai. Valdydami įmonę remiamės LEAN koncepcijos principais. Ši valdymo koncepcija paremta nenumaldomu siekiu pašalinti visų rūšių atliekas. Tai apima kiekvieno darbuotojo įtraukimą į verslo optimizavimo procesą ir maksimalų dėmesį vartotojui. Šiandien jį sėkmingai naudoja tūkstančiai kompanijų visame pasaulyje ir Quadro Electric nėra išimtis. Tai leidžia greitai nustatyti ir pašalinti visus nepagrįstų išlaidų taškus tiek biure, tiek gamyboje.

Atkreipkite dėmesį – „išlaidos“! Šiandieniniame pokriziniame pasaulyje tai yra beveik prioritetinė optimizavimo proceso dalis. Tačiau ar jų mažinimas neefektyvus ir kaip to išvengti? Norėdami paaiškinti šiuos dalykus, Elena Kurennoy, SZPM LLC vyriausioji buhalterė:

Sąnaudų taupymas visada buvo pagrindinis bet kurios įmonės rūpestis. Įmonės dažniausiai taupo, o geriau – optimizuoja viską iš eilės: nuo darbo užmokesčio darbuotojams padengti smulkias biuro išlaidas. Siekiant išvengti panikos neefektyvaus kaštų mažinimo, būtina sukurti ištisą jų valdymo sistemą, apimančią įvairių struktūrinių padalinių veiklos koordinavimo didinimą ir finansinės drausmės užtikrinimą, sąnaudų limitų ir standartų nustatymą. tam tikrų tipų prekės ir paslaugos, verslo rūšys ir struktūriniai padaliniai.

Vienas iš strateginių valdymo uždavinių ekonominė veikla tokioje pramonės įmonėje kaip mūsų, yra sumažinti išlaidas. Norint pasiekti rezultatų, dirbama keliose srityse, įskaitant gamybos broko lygio mažinimą, materialinių išteklių taupymą, energijos vartojimo efektyvumą eksploatuojant gamybos įrenginius.

Svarbų vaidmenį atlieka pirkimų proceso optimizavimas, nes perkamų komponentų ir paslaugų kainos didžiąja dalimi nulemia mūsų įmonės produkcijos savikainą. Nuo reikiamų išteklių gavimo savalaikiškumo priklauso gamybos plano įvykdymas, produktų pristatymo vartotojams terminų laikymasis ir dėl to įmonės pajamų dydis. Vertė Pinigai užšaldyti atsargų pavidalu.

Personalas, prastovos, išlaidos, sąnaudos, terminai... Begalinis ratas klausimų, kurie kyla vėl ir vėl. Ar tada iš principo gali būti baigtas gamybos optimizavimas, ar tai yra nuolatinis procesas? Sužinosime Rusijos Transformerio ir RS grupės įmonių atstovų nuomones.

Aleksejus Zubarkovas, ETC „Russian Transformer“ generalinio direktoriaus pavaduotojas:

Manau, kad dauguma su manimi sutiks, kad bet kokio proceso (taip pat ir gamybos) optimizavimas negali būti baigtas. Nenuostabu, kad jie sako – „tobulumui ribų nėra“. Bet kuris vadovas turėtų suprasti, kad jei sustosite ties pasiektu rezultatu, labai greitai galite būti pašalinis. Technologijos nestovi vietoje, ir kasdien žiniose skaitome apie vis naujus pasiekimus, kurie per kelerius metus gali kardinaliai pakeisti mūsų pasaulį.

Pavyzdžiui, vos prieš 20–30 metų daugelis žmonių net negirdėjo apie kompiuterius. Būtent su kompiuteriais siejamas vienas pagrindinių optimizavimo būdų – automatizavimas. Automatika – tai ne tik CNC staklių pirkimas. Dažnai pardavimo proceso automatizavimas ir valdymo problemos gali atnešti daug daugiau vertės. Manau, kad pirmiausia reikėtų atkreipti dėmesį į visų procesų automatizavimą.

Žinoma, dar yra daug optimizavimo sričių, tokių kaip: energijos vartojimo efektyvumas, logistika, užsakomosios paslaugos ir pan. Tačiau net ir labiausiai optimizuota gamyba šiandien, rytoj bus kiek netobula. Optimizavimas yra nenutrūkstamas procesas, ir tai atvedė mūsų visuomenę nuo akmeninio kirvio amžiaus iki erdvėlaivių amžiaus.

Romanas Zemcovas, „RS Group“ (Maskva) rinkodaros direktorius:

Remdamasis savo trejų metų transformatorių gamyklos rinkodaros ir pardavimų direktoriaus patirtimi bei dabartine veikla, atsakysiu, kad šis procesas yra tęstinis. Įmonė turi nuolat tobulinti savo procesus. Priešingu atveju bus nepaprastai sunku konkuruoti šiandieninėje rinkos realybėje. Ypač Rusijos įstojimo į PPO fone.

Žinoma, optimizavimo formatas priklauso nuo įmonės masto, pramonės, ekonominės situacijos ir kt. Tačiau visada yra galimybių tobulėti. Tuo pačiu „gamyba“ turėčiau omeny ne tik realią produktų gamybą, bet ir logistiką, rinkodarą, komerciją, FED, personalo tarnybą, MTEP, IT skyrių. Visi padaliniai turėtų veikti kaip vienas gerai koordinuotas mechanizmas. Ir pasiekti tokią sąveiką nėra taip paprasta. Tuo pačiu metu optimizavimas primena lenktynes ​​už horizonto. Kai kurios technologijos keičiamos kitomis, efektyvesnėmis. Produktų gyvavimo ciklas sparčiai mažėja. Didėja rinkodaros investicijos į produktų reklamą. Vienas tiekėjas keičiamas kitu. Personalo tobulinimas yra pripažintas poreikis. O tos įmonės, kuriose vadovybė gali įtraukti visus darbuotojus į nuolatinį gamybos optimizavimo procesą, gaus papildomų konkurencinių pranašumų.

Taip šiandien vyksta pramonėje. Tarp jų yra tūkstančius komandų turinčių milžinų, yra ir labai mažų. Tačiau visur jie galvoja, kaip efektyvinti darbą, rinkdamiesi savo kelią. Tačiau yra ir Pagrindinė taisyklė: gamybos procesų optimizavimas turėtų apimti visus – nuo ​​direktoriaus iki darbininko. O viena iš pirminių sąlygų darbo našumui didinti yra materialinė paskata, t.y. tinkamai ir laiku apmokėti už atliktus darbus. Galbūt tada Stalino „gyvenimas tapo geresnis, gyvenimas tapo linksmesnis“, be dalelės ironijos, vėl grįš į žmones.

Timūras ŽEMLICHANOVAS

Daugelis darbuotojų, o juo labiau personalo specialistai žino, kas yra personalo optimizavimas. Tačiau tam tikros subtilybės šis procesas nėra žinomi visiems - pavyzdžiui, darbuotojų skaičiaus optimizavimas įmonėje toli gražu ne visada yra aktualus aktualių problemų sprendimas arba iš esmės turėtų reikšti darbuotojų mažinimą. Atsižvelgiant į šiuolaikinės tendencijos personalo įrašų tvarkymui, personalo ir jo skaičiaus optimizavimui kiekvienas vadovas ar personalo specialistas turėtų skirti daug dėmesio.

Kas yra personalo optimizavimas

Optimizavimo procesas kaip visuma – tai geriausio sprendimo paieška, kuri iš tikrųjų atneš didžiausią įmanomą rezultatą už mažiausią kainą. Atitinkamai personalo optimizavimas yra procesas, užtikrinantis geriausią balansą tarp valstybės išlaikymo kaštų ir jos ūkinės veiklos efektyvumo. Tuo pačiu metu optimizavimo metodai gali būti įvairūs – apima šiuolaikinius personalo biuro darbo pasiekimus puiki suma galimi vadovų ar personalo specialistų veiksmų planai.

Būtina atskirti personalo optimizavimo ir darbuotojų skaičiaus optimizavimo sąvokas. Antruoju atveju tai reiškia konkretų personalo priemonių, keičiančių darbuotojų skaičių įmonėje arba tarp jos atskirų struktūrinių padalinių, įgyvendinimą. Nors priemonių rinkinys, skirtas visam personalui optimizuoti, gali nenumatyti personalo lentelės pakeitimų, o apimti kitus darbo veiklos aspektus.

• Sumažinti darbdavio darbo sąnaudas. Daugeliu atvejų optimizavimo procedūros yra skirtos būtent sąnaudoms sumažinti. Šį tikslą galima pasiekti įvairiais būdais.
• Kelti faktinę darbuotojų kvalifikaciją. Optimizavimo procedūra dažnai siejama su jų darbo efektyvumo gerinimu.
• Atsikratykite neefektyvių darbuotojų. Bet kurios įmonės personalą reikia periodiškai atnaujinti ir pašalinti iš jos neefektyvius darbuotojus – tokių priemonių lengviausia imtis kaip personalo optimizavimo dalį.
• Tobulinti organizacinė struktūra. Personalo optimizavimas leidžia žymiai supaprastinti personalo valdymo sistemas ir leidžia išspręsti daugelį vadybinių veiklos aspektų.

Tai tik trumpas teigiamų optimizavimo aspektų pavyzdžių sąrašas. Tačiau jį vykdant reikia atsiminti, kad netinkamas personalo optimizavimas gali ne tik neprisidėti prie laukiamų rezultatų siekimo, bet, priešingai, pabloginti bendrus įmonės ekonominius rezultatus, įvaizdį ir darbuotojų būklę. .

Net ir dabar daugeliu atvejų pagal personalo optimizavimo sąvoką tiek darbuotojai, tiek darbdaviai turi omenyje tiesioginį etatų ar jų skaičiaus mažinimo įgyvendinimą. Tačiau praktiškai vien sumažinimas nėra veiksminga optimizavimo priemonė ir gali būti naudojama tik kartu su kitomis priemonėmis arba gali būti visai nenaudojama. Todėl tiek darbuotojai, tiek darbdaviai turi žinoti, kad personalo optimizavimas ne visada kam nors gresia atleidimo iš darbo perspektyva.

Kaip įmonėje vykdomas personalo optimizavimas

Personalo optimizavimo tvarka įmonėje daugeliu aspektų priklauso nuo metodo, kuriuo jis bus atliekamas. Taigi, klasikinis požiūris į personalo optimizavimą atrodo gana paprastas įvykis, tačiau jis turi daug trūkumų ir nėra aktualus šiuolaikiniame personalo valdyme. Tačiau daugelis darbdavių to griebiasi, todėl kiekvienas darbo santykių dalyvis turėtų su tuo susipažinti.

Įmonės personalo skaičiaus optimizavimas pagal standartinį metodą numato atsikratyti tų darbuotojų, kurie tiesiogiai nedalyvauja formuojant įmonės pelną arba kurių indėlis į jo formavimą yra minimalus. Tuo pačiu metu, atsižvelgiant į grynai ekonominius rodiklius, kartais gali būti taikomos gana griežtos priemonės – masiniai atleidimai iš darbo. Tokiu atveju neigiami šio proceso aspektai gali būti likusio personalo produktyvumo sumažėjimas, darbuotojų, netiesiogiai teigiamai įtakojančių darbo efektyvumą, pašalinimas, įmonės įvaizdžio mažėjimas ir kitos rizikos.

Šiuolaikinis požiūris į darbuotojų skaičiaus optimizavimą leidžia visapusiškiau įgyvendinti visas susijusias procedūras. Jie kuriami individualiai, atsižvelgiant į visas konkrečios organizacijos ypatybes, tačiau apskritai žingsnis po žingsnio procedūra gali atrodyti taip:

Turite suprasti, ko reikalaujama iš darbdavio didelis skaičius kompensacinių išmokų. Be to, reikia pasirūpinti, kad tai neįvyktų, pavyzdžiui, per metus po procedūros neįmanoma vėl įvesti anksčiau sumažintų pareigybių.

Siekdami efektyviai optimizuoti darbuotojų skaičių ir sumažinti visas galimas rizikas, darbdaviai turėtų laikytis tam tikrų taisyklių. Šie paprasti patarimai padės išvengti galimų problemų ir sumažinti optimizavimo išlaidas:

Pagrindinė vadovo užduotis yra organizuoti kompetentingą darbo eigą įmonėje / skyriuje. Be to, tai turi būti daroma taip, kad artimiausius dvejus ar trejus metus įmonė funkcionuotų be gedimų, o pagrindinė vadovo atsakomybė būtų tik kontrolė. Kompetentingas darbo proceso organizavimas yra nepakeičiama sąlyga įmonei gauti pelną, o tokią įmonę, esant poreikiui, galima nesunkiai parduoti. Jei verslas neįsteigtas, tai jo kaina lygi įmonės turto vertei, nieko daugiau.

Tu išmoksi:

• Kaip galite organizuoti darbo eigą įmonėje.
• Kokie yra pagrindiniai darbo eigos organizavimo principai.
• Kokie yra darbo vietos organizavimo proceso etapai.
• Kaip organizuoti darbo vietų technologinius procesus.
• Kaip valdyti darbo eigą organizacijoje.
• Kaip optimizuoti darbo eigą organizacijoje.

Darbo eigos organizavimas: 3 pagrindiniai būdai

Darbo eigą galima organizuoti trimis būdais. Tai yra bendras darbas, laisvai samdomas darbas ir darbas biure. Klasifikacija yra sąlyginė, tačiau atspindi bendrą esmę.

Kurį variantą geriau pasirinkti? Viskas priklausys nuo įmonės krypties ir jos darbo specifikos. Sunku įsivaizduoti banko kasininkus kaip laisvai samdomus darbuotojus su laisvu grafiku, ar ne? Bet iš to, kad žurnalistas ar dizaineris biure griežtai nuo 9 iki 6 sėdės, didelės naudos negausite. Kūrybinių profesijų atstovams reikia erdvės kūrybai.

Nepaisant to, darbas biure vis dar yra labiausiai paplitęs darbo eigos organizavimo būdas. Nėra prasmės to svarstyti visose detalėse.

Laisvai samdomas darbas reiškia žmonių samdymą tam tikram darbui atlikti. Laisvai samdomi darbuotojai, tai yra, tokiems darbuotojams nereikia mokėti mėnesinio atlyginimo ir iš jo atskaityti mokesčių. Tai ekonomiška, todėl daugelis įmonių teikia pirmenybę šiam konkrečiam darbo eigos organizavimo metodui. Tačiau yra lyderių, kurie bijo laisvai samdomų darbuotojų „neatsakingumo“ ir stengiasi jų neįtraukti į darbą.

Bendradarbiavimą galima pavadinti tarpine grandimi tarp laisvai samdomo darbo ir darbo biure. Geriausiai tinka žmonėms, dirbantiems mažose komandose arba nuotoliniu būdu, bet kuriems vis tiek reikia karts nuo karto susitikti su kolegomis, kad pasikeistų informacija apie atvejį.

Teoriškai bet kurios profesijos žmogus gali dirbti laisvai samdomu darbuotoju arba bendradarbiaujant. Tačiau iš tikrųjų šiuos darbo eigos organizavimo metodus praktikuoja įmonės, kurioms reikia interneto kūrėjų, menininkų, reklamuotojų ir tt paslaugų. O patiems kūrybingiems žmonėms nėra labai patogu laikytis griežto grafiko ir leisti laiką nuobodžiame biure. jiems. Kita vertus, rasti įmonę, kurios visi darbuotojai būtų laisvai samdomi darbuotojai, yra labai labai sunku – beveik kiekvienoje įmonėje dirba etatiniai darbuotojai.

Kaip dirbti pusę dienos ir daryti viską: „Gazprom“ naudojamas algoritmas

Švaistote laiką, kai valandų valandas atsakote į nesvarbius el. laiškus, chaotiškai atliekate pavėluotas užduotis ir dėl to neturite laiko nieko daryti . Davidas Allenas, „Gazprom“ ir Pasaulio banko konsultantas, pasidalijo algoritmu, kaip lyderis gali gauti keturias valandas per dieną laisvo darbo. Jums padės asmeninis darbų planuotojas išsamias instrukcijas kurį rasite straipsnyje elektroninis žurnalas"Komercijos direktorius".

Darbo eigos organizavimo principai, kurių būtina laikytis

Darbo eigos organizavimo technologija reiškia privalomą kelių pagrindinių taisyklių įgyvendinimą:

1. Darbo proceso turinys turėtų būti optimalus. Vienodam darbuotojo darbo krūviui būtina racionali seka ir geriausias darbe naudojamų technikų derinys. To paties tikslo siekiama teisingu darbo proceso intensyvumo ir ritmo organizavimu bei optimalaus darbuotojo protinės ir fizinės veiklos derinio kūrimu. Visa tai galima pasiekti gamyboje taikant darbo pasidalijimo principą, teisingai apskaičiuojant darbo tempą ir aprūpinant įmonę kokybiška įranga, atitinkančia visus šiuolaikinius ergonominius reikalavimus.
2. Žmogus ir technika turi veikti vienu metu. Tai yra, kol įranga įjungta, darbuotojas gali užsiimti darbo vietos priežiūra, parengiamaisiais / baigiamaisiais darbais arba atlikti pagalbines darbo operacijas.
3. Organizuodami darbo eigą, turite suteikti darbuotojui galimybę sutaupyti judėjimo. Tai pasiekiama sumontavus gerą įrangą, aiškų darbo vietų išdėstymą, patogiausią įrankių išdėstymą.
4. Darbuotojo atliekami judesiai turi būti sureguliuoti ir pervesti į automatizmą.. Gerai apgalvota technikų seka, atliekama tikintis, kad darbuotojas tam tikrą laiką išeikvoja tam tikrą energijos kiekį, padeda pasiekti ritmą – ir taip iki pamainos pabaigos. Dėl automatizmo, tai yra nuolatinio tų pačių operacijų kartojimo ilgą laiką, žmogaus dėmesys sutelkiamas į greitą ir kokybišką darbų atlikimą.
5. Darbo intensyvumas taip pat turi būti optimalus.. Darbo proceso organizavimas įmonėje reiškia patogumą atlikti tam tikras operacijas, keisti veiklą, pereiti nuo raumenų krūvių prie nervinių krūvių ir atvirkščiai, stengiantis kuo labiau sumažinti gamybinės aplinkos poveikį žmogui. Fiziologijos ir ekonomikos srities tyrimai atskleidė darbuotojo apkrovos laipsnį ir jo darbo intensyvumo lygį, kuriam esant bus užtikrintas optimalus produktyvumas.

Gamybos veiklos sąlygos skirtingose ​​įmonėse gali labai skirtis, o tai reiškia, kad darbo procesų organizavimas turi savo ypatybes. Norint padidinti darbo efektyvumą, būtina pritaikyti visus aukščiau nurodytus reikalavimus konkrečiam atvejui.

Praktikas pasakoja

Gyvenimo būdo verslo centrai – būdas efektyviai organizuoti darbo eigą

Svetlana Grigorjeva,

NEOPOLIS verslo rajono rinkodaros direktorius

Darbo procesas turi būti organizuojamas taip, kad darbuotojai jaustųsi patogiai dirbdami ir jaustųsi laisvai. Geras sprendimas būtų naudoti gyvenimo būdo verslo centrą.

Idėjos prasmę atspindi pats jos pavadinimas – „gyvenimo būdas“. Žmogus, kuriam įdomu ir malonu būti biure, dirba daug efektyviau. Ir jeigu įmonės vadovai tai supranta, vadinasi, pakankamai dėmesio skiria pagrindinių darbo procesų organizavimui gamyboje.

Gyvenimo stilius, kaip darbo eigos organizavimo metodas, kilęs iš Vakarų, o jo amžius siekia kelis dešimtmečius. Šį formatą pagarbina ir investuotojai, ir nuomininkai – užtenka prisiminti didžiausius sandorius Europos rinkoje dėl Londono „Chiswick Park“ ir „The Park“ Prahoje pardavimo. Šis stilius į mūsų šalį atkeliavo ne taip seniai ir iki šiol laikomas naujove.

Gyvenimo būdo verslo centrai savo išvaizdą skolingi dėl psichologijos idėjų, žmogiškųjų išteklių technologijų ir optimalaus darbo erdvės organizavimo derinio. Anglų svetainės Chiswick Park domenas „mėgaukitės darbu“ reiškia „mėgaukitės darbu“ ir visiškai atspindi koncepcijos esmę.

Pagrindinis tokių verslo centrų privalumas – galimybė sukurti patogią darbo aplinką konkrečiai kiekvienam darbuotojui ir apskritai visai įmonei. Šioje biuro erdvėje ne tik patogu dirbti, bet ir tobulėti kaip asmenybei. Ir vienas čia tiesiogiai priklauso nuo kito: kuo komfortiškiau jaučiasi darbuotojas, tuo geriau dirba ir sėkmingiau vystosi verslas.

Išsinuomoję gyvenimo būdo verslo centrą, mokate ir už tai, kad už jus dirbanti komanda tampa labiau motyvuota, taigi ir efektyvesnė. Žinoma, už nuomą reikia mokėti rimtus pinigus, bet rezultatas to vertas. Be to, galite gerokai sutaupyti bendroms kelionėms į restoranus ir išvykoms į gamtą: kam tai daryti, jei verslo centre yra viskas, ko reikia artimam darbuotojų bendravimui?

Įdomiausia, kad gyvenimo būdo verslo centro nuoma jums kainuos apie 2-3 kartus pigiau nei tradicinis biuras miesto centre. Gyvenimo būdo patalpos dažniausiai būna kiek atokesnėse vietovėse, tačiau kartu ir transportu į jas patekti nesunku. Tokie biurai yra šalia judrių greitkelių arba netoli metro stočių, o kartais ir netoli oro uosto. Jei šalia nėra didelių transporto mazgų, į šiuos verslo centrus be jokių problemų važiuoja maršrutiniai autobusai.

Dauguma gyvenimo būdo verslo centrų yra mažaaukščiai pastatai, esantys gana didelėje teritorijoje. Tokių centrų išdėstymas yra puikiai apgalvotas: be verslo ir neformalaus bendravimo vietų, juose yra poilsio zonos, parkai su alėjomis, kavinės ir restoranai, sporto aikštynai ir klubai.

Šio darbo erdvės organizavimo formato ypatumas yra tas, kad darbuotojai gali nesunkiai derinti darbą įmonės naudai su poilsiu ir sportu. Taip įrengta vieta tiesiogine prasme pastūmėja žmogų į kūrybiškumą ir asmeninį tobulėjimą. Kartu išlaikoma būtina pusiausvyra tarp darbo ir kasdienio gyvenimo.

Gyvenimo būdo verslo centrus dažniausiai nuomojasi įmonės, kurios puikiai žino darbuotojų motyvacijos ir sėkmingo verslo plėtros ryšį. Jeigu darbo vieta bus nuobodu, tada dažniausiai apie efektyvų darbą negali būti nė kalbos. Ir vienas dalykas, kurį reikia nepamiršti svarbus niuansas: panašiai darbo erdvę organizuoja įmonės, kurių veikla nesusijusi su kasdieniu klientų priėmimu, arba įmonės, turinčios atskirą būstinę miesto centre.

Kokie yra darbo vietos organizavimo proceso etapai

1 veiksmas. Apibrėžkite tikslą.

Norint optimizuoti darbo eigą, reikia eiti iš priešingos pusės, tai yra pirmiausia suformuluoti rezultatą, kurį reikia pasiekti, o tada galvoti, ką reikia padaryti, kad tai pasiektum.

Nuspręskite, kokios dienos produkcijos reikalaujama iš darbuotojų. Šiuo atveju nebūtina operuoti su sąvokomis „planuota“, „atlikta“ ar „bus atlikta“ – vartokite žodžius „turėjau“ arba „padariau“. Pavyzdžiui: „Tvoros dažymo darbai atlikti“, „Yra pajamų“.

Po to nustatykite, ką darbuotojas turėtų padaryti valanda, diena ar savaite anksčiau, kad pasiektų norimą rezultatą. Laiko intervalą pasirinkite pagal darbo specifiką. Tada atsukite įvykius dar vienam laikotarpiui ir sužinokite, kokių veiksmų reikia iš žmogaus, kad jis žengtų žingsnį, vedantį į užduoties atlikimą. Tada palaipsniui grąžinkite darbuotojo žingsnius į pačią pradžią, į užduoties jam nustatymo momentą.

Darbuotojų veiklos proceso aprašymas jau veikiančiam verslui turi savo privalumų ir trūkumų. Pirma, nereikia kurti nieko naujo – tereikia į formulę įtraukti jau esamus darbo etapus. Minusas – numanomas vadovo noras organizuoti darbo procesą, įtraukiant į jį tuos veiksmus ir veiksnius, kurie šiuo metu naudojami gamyboje, bet kurių galima nesunkiai apsieiti. Jei apibūdinsite personalo veiksmus pagal aukščiau pateiktą schemą, nuo pabaigos iki pradžios, tada darbo eigą galima gerai optimizuoti, tiesiog pašalinus iš jos viską, kas nereikalinga.

Jei turite mažą ar vidutinį verslą ir nenorite per daug nuveikti Išsamus aprašymas procesą, tada pakanka suskirstyti į 10-20 žingsnių.

Visiškai suformavę grandinę, ją reikės patikrinti. Būtina išanalizuoti, ar galima pradėti kitą žingsnį jau atlikus ankstesnį ir ar visų veiksmų visuma atves įmonei pelną. Tik teisingas darbo eigos organizavimas duos norimą rezultatą. Jei tam tikru momentu sistema pradės žlugti, turėsite ieškoti sprendimo.

2 etapas. Parašykite perėjimus tarp rezultatų.

Išsiugdžius galutinį tikslą ir nustačius jo link vedančius žingsnius, reikia nustatyti tarpinius rezultatus.

Jei paaiškinsite schemą paprastais žodžiais, tada ji skambės maždaug taip: „Dalis su numeriu toks ir toks yra sandėlyje. Iki tokio ir tokio laiko ji turėtų būti tokioje ir tokioje dirbtuvėje. Ką reikia padaryti dėl to? Teisingai: suraskite dalį ir perkelkite į reikiamą vietą.

Kitas pavyzdys. Tarp sąvokų „Dokumentas išduotas“ ir „Dokumentas perduotas“ lygybės ženklo dėti neįmanoma. Reikalingas perėjimas, kuris turėtų būti išsamiai aprašytas: „Priimkite dokumentą, patvirtinkite jį atsakingam asmeniui ir tada perkelkite į paskirties vietą“.

Sukūrę perėjimus, dar kartą atidžiai peržiūrėkite visą diagramą. Žinoma, jame yra niuansų, kurių jūs nepakankamai supratote. Tai turi būti ištaisyta, kitaip darbo eigos organizavimas nepasirodys šimtu procentų efektyvus. Daugeliu atvejų problema nebus išskirtinė, tereikia ieškoti, kam ir kada ši procedūra jau yra suformuluota.

Daugeliui verslininkų gali kilti klausimas: ar kūrybinis darbas tinka tokiam apibūdinimui? Kaip bebūtų keista, bet būtent su juo problemų mažiausiai.

Vienoje įmonėje susiklostė gana kebli situacija. Ją išprovokavo interneto dizaino specialistai. Viršininkus patikinę, kad jų darbas buvo kūrybiškas, darbuotojai nustojo laiku vykdyti užsakymus. Jų pasiteisinimai nebuvo originalūs: menininko kūryba negali būti reguliuojama. Kaip paaiškėjo, galite. Bet koks procesas versle tinkamas žingsnis po žingsnio aprašymas, įskaitant dizaino maketų kūrimo, straipsnio rašymo, muzikos kūrimo procesą. Kai interneto dizainerių darbas buvo padalintas į kelis nuoseklius žingsnius, viskas pagerėjo.

Tam, kad įmonė dirbtų kaip laikrodis, būtina įforminti visus darbuotojų veiksmus – nuo ​​patalpų valymo iki skambučių klientams.

Vienas asmuo išvyko į JAV. Kalbos beveik nemokėjo, bet įmonėje, kurioje įsidarbino, jam buvo duoti nurodymai knygelės pavidalu su spalvotais vaizdais. Tokiais lankstinukais rėmėsi visi kviestiniai darbuotojai, kad angliškai neskaitantieji paveikslėlių pagalba suprastų, ką ir kokia tvarka reikia daryti. Teisę pradėti dirbti užsieniečiai gavo tik išmokę šią atmintinę.

Atleidžiant „dovaną“ grąžinti nereikėjo: JAV kiekviena rimta įmonė turi nemažą tokių nurodymų atsargą. Išdalinti juos darbuotojams Vakarų darbdaviams yra daug lengviau, nei įtikinti žmones vengti visokių skubotų darbų ir beveik ant pirštų visiems aiškinti, kokios bus jų pareigos. Kita vertus, mūsų vadovai, jei yra pakankamai kompetentingi, visada aiškiai žino, ko iš jų ir kokiu momentu reikalaujama.

3 veiksmas: sukurkite instrukcijas.

Po to, kai bus apgalvoti visi tarpiniai žingsniai ir pagrindiniai rezultatai su būtinomis sąsajomis tarp jų, darbo eigos organizavimą reikės suskirstyti pagal pareigas ir funkcines pareigas.

Norėdami pradėti, nustatykite, kuriems darbo etapams reikalingi darbuotojai, o kuriems ne. Apskaičiavę etapus, kuriuose be darbuotojų neapsieisite, pradėkite paskirstyti pareigas tarp žmonių.

Dažniausiai tam naudojamas vertikalaus paskirstymo principas, reiškiantis, kad už jį atsako asmuo, kuris tam tikrą darbą atlieka nuo pradžios iki galo. Šis darbuotojas žino instrukcijas skirtingi lygiai, jis gali derinti tiek aukščiausiojo įmonės vadovo, tiek rangovo pareigas. Tačiau šis sprendimas negali būti laikomas idealiu, nes galimos ne itin malonios pasekmės:

• Darbuotojas, turintis prieigą prie tokių nurodymų, turi konkurencinį pranašumą prieš savo bendraamžius. Vieną dieną jis gali kam nors „padovanoti“ šiuos nurodymus.
• Reikalavimai šiam darbuotojui gerokai padidinami.
• Jei žmogus staiga nuspręs mesti, tai labiausiai neigiamai paveiks visos įmonės darbą, nes būtent šiam darbuotojui buvo susieta didelė darbo procesų organizavimo dalis.

Todėl vietoj vertikalaus paskirstymo principo tikslingiau naudoti Tetris sistemą. Kiekvienas darbuotojas turi dirbti tą darbą, kurį išmano geriausiai. O galutinis rezultatas turi priklausyti nuo bendrų visų darbuotojų pastangų.

Jei taip statysite darbą įmonėje, visus galimus trūkumus nesunkiai paverssite privalumais. Žmogus, užsiimantis verslu, kuriam turi neabejotiną talentą, dirba be nereikalingo streso, be klaidų ir su malonumu, o tai tiesiogiai veikia jo darbo efektyvumą ir taupo įmonės pinigus.

Prisiminkite: padėtis ir funkcines pareigas- Skirtingi dalykai. Viena pozicija gali apimti kelias užduotis vienu metu.

Sudarius pareigybių sąrašą ir reikalavimų tam tikras pareigas einamiesiems darbuotojams sąrašą, reikia surašyti instrukcijas, pagal kurias atitinkamas įmonės padalinys (ar individualus personalo darbuotojas) atrinks personalą. Šiuos dokumentus reikia susieti ir su pareigybių aprašymais, ir su darbo procesu.

Apibendrinkime tarpinius rezultatus. Įmonės kūrimas ar rekonstrukcija apima darbo proceso organizavimą, pareigybių aprašymų rengimą, įdarbinimo taisyklių formavimą ir darbo užmokesčio sąlygų kūrimą.

Ir dar vienas dalykas: rašydami darbo eigą nepamirškite nurodyti, kokia forma dokumentacija turi būti perduodama iš vieno darbuotojo kitam.

Darbo vietų technologinių procesų organizavimas

Darbo vietos organizavimas reiškia:

• vidinė, atsitiktinai atsirandanti darbo vietos elementų sąveika;
• ta pati sąveika, tik atliekama tikslingai;
• išorinis netaisyklingas, atsitiktinis poveikis darbo vietai ir jos elementams;
• tikslingas, sistemingas ir nuolatinis poveikis darbo vietai.

Iš to, kas išdėstyta, darytina išvada, kad darbo vietų organizavimas vyksta ne tik dėl aukščiau pateiktų nurodymų ir iš anksto nustatytų taisyklių, bet ir dėl paties darbuotojo pastangų, aplinkos įtakos ir elementų poveikio. darbo vieta viena ant kitos.

Jei darbo vieta organizuota teisingai, žmogus tam tikriems veiksmams skiria daug mažiau laiko, tačiau tuo pačiu pakyla atliekamo darbo kokybė. Taip pat galite kalbėti apie žaliavų, medžiagų, energijos sąnaudų mažinimą, o tai savo ruožtu prisideda prie pelno ir įmonės konkurencingumo didinimo.

Visi darbo eigos organizavimo elementai yra glaudžiai tarpusavyje susiję, o darbo vietų išdėstymas šiame sąraše toli gražu nėra paskutinė. Kompetentingas jų paruošimas apima visų reikalingų įrankių ir prietaisų montavimą ir tvirtinimą, srauto kontrolę technologinis procesas, be klaidų įrangos valdymas ir kt.

Įmonėje priimtos darbo pasidalijimo ir bendradarbiavimo formos taip pat turi įtakos darbo organizavimui ir išlaikymui.

Kuo geriau apgalvotas darbo vietų išdėstymas, patogesnės tampa atlikėjų darbo sąlygos, tuo mažiau juos paveikia neigiamas gamybinės aplinkos poveikis. Kad darbuotojas savo veiklos procese nepatirtų per daug streso ir dėl to neperdirbtų, jo darbo vieta turi būti įrengta pagal visus galiojančius standartus.

Tinkamas darbo procesų ir darbų organizavimas leidžia išspręsti šias užduotis:

1. NUO maksimali nauda disponuoti turima gamybos vieta.
2. Visokeriopai racionaliai įrenkite vieną darbo vietą, patogiai išdėstydami net nereikšmingiausius jos elementus.
3. Padarykite darbo vietą patogią ir patogią.
4. Apsaugokite darbuotojus nuo neigiamo išorinės ir vidinės darbo aplinkos poveikio.
5. Užtikrinti nepertraukiamą ir sinchronišką darbo vietų funkcionavimą bei kokybišką jų aptarnavimą.

Vieningos darbo vietų išdėstymo sistemos nėra vien todėl, kad kiekvienos įmonės veiklos specifika yra skirtinga. Bet jei laikysitės kelių Bendrosios taisyklės organizacija, taikoma tam tikrai darbų grupei, tuomet galima pasiekti labai gerą efektą. Svarbiausia – suskirstyti darbus pagal tam tikrus kriterijus ir pagal juos rasti geriausią organizavimo variantą.

Bet klasifikavimo ypatumai priklausys nuo įmonės krypties ir gamybos specifikos. Atsižvelgiant į šias detales ir daugelį kitų faktorių, kuriamas darbo vietų organizavimas ir priežiūra.

Tačiau yra bendri reikalavimai bet kuriai darbo vietai, nesvarbu, kokia tai įmonė ar įmonė. Juos galima skirstyti į organizacinius, techninius ir psichofiziologinius.

Pirmieji siūlo patogiausią darbuotojui įrankių ir įrangos išdėstymą, galimybę racionaliai prižiūrėti darbo vietą ir kt.

Techniniai reikalavimai reiškia darbo vietos aprūpinimą visa reikalinga įranga, technika, komunikacijomis ir kt.

Psichofiziologiniai reikalavimai reiškia darbo vietos atitikimą specifiniams darbuotojų psichologijos ir fiziologijos ypatumams.

Bendrosios darbo vietų organizavimo taisyklės yra šios:

• pagal darbo vietų įrangą ir specializaciją su visais reikalingais reikalavimais;
• kompetentingai įdarbinant;
• atliekant reguliarią jų priežiūrą.

• Įmonės valdymo tobulinimas: sritys, į kurias verta atkreipti dėmesį

Kaip valdyti darbo eigą organizacijoje

Be tinkamos kontrolės įmonės tikslų pasiekimas išlieka dideliu klausimu. Kontrolės uždavinys – padaryti verslo valdymą kuo efektyvesnį.

Kontrolė turi atitikti tam tikrus standartus, kurie yra nustatyti jos įgyvendinimo procese. Taip pat būtina išanalizuoti pasiektus rezultatus ir, jei jie nesutampa su užsibrėžtais tikslais, atlikti koregavimą.

Kontrolė skirta atlikti keletą užduočių: įvertinti įmonės būklę, surinkti reikiamus duomenis, kurie vėliau apdorojami, nustatyti klaidas. Kitos kontrolės funkcijos – analizuoti gedimų priežastis ir ieškoti būdų, kaip taisyti situaciją, kurti metodus, kaip pasiekti tikslus, parengti standartinę ataskaitų teikimo sistemą.

Organizacijos vidaus taisyklėse yra privalomų darbo elgesio normų ir taisyklių sąrašas. Galimi keli darbo drausmės pažeidimo variantai: pavaldumo nesilaikymas, nesuderinamumas atliekant užduotį, nukrypimas nuo darbo ir poilsio režimą nustatančių taisyklių, technologinių standartų nepaisymas. Be to, pastarasis reiškia ne tik darbuotojo ir darbdavio gamybos priemonių naudojimą reglamentuojančių taisyklių peržengimą, bet ir klaidų dėl techninio proceso laiko padarymą. Nuo pastarojo ypatybių tiesiogiai priklauso darbuotojo darbo laiko ir jo poilsio laikotarpio reguliavimas. Darbas gali būti nuolatinis, apimantis tam tikras pertraukas tarp veiklos etapų, naktinis, padalintas į kelias dalis per vieną pamainą ir pan.. Darbo proceso metu organizacijoje privalote laikytis pavaldumo taisyklių ir daug dėmesio skirti darbuotojų koordinavimui. Jeigu asmuo neįvykdė ar netinkamai atliko jam pavestą užduotį, tai laikoma drausmine pažeidimu.

Drausminiai nusižengimai gali būti trijų rūšių:

• darbuotojas nepaisė technologinių standartų;
• darbuotojas atsisakė laikytis pavaldumo ir koordinavimo normų darbo valdymo procese arba tai padarė netinkamai;
• darbuotojas pažeidė darbo laiką, tai yra nukrypo nuo darbo santykių normų, reglamentuojančių darbo ir poilsio laiką, laikymosi - str. Rusijos Federacijos darbo kodekso 100 str.

Aplinkybių, rodančių, kad darbuotojas pažeidė organizacijos priimtas normas, nustatymo tvarka labai priklauso nuo drausminio nusižengimo rūšies.

Eksperto nuomonė

Išvystyta darbo kultūra gali ženkliai sumažinti drausmės pažeidimų

Michailas Plynskis,

„Faber Electrotechnical Company“ generalinis direktorius „Orel“.

Kai kurie mūsų darbuotojai kartkartėmis pažeidinėjo darbo drausmė: kai kurie vėlavo ir praleido, antri išsisuko nuo darbo, treti buvo sugauti vagystę. Su šiomis problemomis sėkmingai susidorojome asmeniškai kalbėdami su kaltais žmonėmis ir su komanda – bet tik tol, kol mūsų organizacijoje dirbo 30-40 žmonių. Ateityje verslas augo, atsirado naujų krypčių, turėjome daug daugiau darbuotojų.

Po to problema iškilo iki galo, ir supratome, kad ją reikia spręsti radikaliais metodais. Bet tik įmonė, kuri turi gerai organizuotą darbo procesą ir labai išvystytą darbo kultūrą, gali sumažinti pažeidimų tikimybę. Kurdami jį rėmėmės Harzburgo komandos valdymo modeliu, ištyrėme pagrindinius jo rėmuose naudojamus įrankius ir pradėjome juos taikyti savo darbe.

• Efektyvi gamyba ir Kaizen: programos ir rezultatai

Darbo eigos optimizavimas organizacijoje

Efektyvus darbo eigos organizavimas neįmanomas be daugybės veiklų, kuriomis siekiama padidinti verslo pelningumą. Jei viskas bus daroma pagal formulę „Aukščiau, toliau, geriau!“, tuomet grąža iš atitinkamo įmonės padalinio bus didesnė, kaštai gerokai sumažės ir t.t.

Jei po visų įdėtų pastangų padėtis tik pablogėjo, tuomet reikėtų pripažinti, kad optimizavimas nebuvo labai sėkmingas. Būtina tobulinti filialų darbą, laikantis tam tikros tvarkos. Atlikite šiuos veiksmus:

1. Nustatykite optimizavimo poreikį.

Išanalizavus atskiro padalinio darbą, prie tokios išvados gali prieiti ir įmonės vadovybė, ir atitinkamo padalinio vadovas, kuris mato, kad jam pavaldžio sektoriaus darbą reikia kažkaip tobulinti. Pastaruoju atveju dažniausiai turimas galvoje bendras sistemos tobulinimas. Jei idėja optimizuoti darbo eigą organizacijoje kyla iš valdžios institucijų, tai, kaip taisyklė, yra labai konkretus prašymas, kuriuo siekiama pertvarkyti tam tikrus dalykus. Pavyzdžiui, įmonės vadovas svarstė, kad tam tikro skyriaus išlaidos yra per didelės ir jas reikia mažinti. Dažniausiai tai taikoma toms tarnyboms, kurių darbas įmonės pelną veikia tik netiesiogiai: personalo skyrius, saugos inžinerijos sektorius ir kt.

Tačiau noras sutaupyti – tik vienas iš motyvų, skatinančių organizacijoje planuojamas reformas. Dažniausiai priežastis slypi kitur: tarnyba nepakankamai gerai atlieka savo funkcijas.

Kai tik suformuluotas prašymas, pradedamas padalinio restruktūrizavimo procesas. Ir pirmas žingsnis šia kryptimi bus skyriaus misijos ir ekonominės funkcijos apibrėžimas.

Ką tai reiškia? Atrodytų, yra apie ką galvoti: pardavimų skyriaus užduotis – parduoti, kurjerių tarnybos – pristatyti, reklamos skyriaus rūpestis – reklamuoti prekes. Deja, viskas yra daug sudėtingiau.

Šiuolaikinis Rusijos verslas skiriasi tuo, kad tam tikras pareigas įmonėje užimančio žmogaus darbo pareigos ne visada aiškios. Dažnai tos pačios pareigos skirtingose ​​organizacijose reiškia visiškai skirtingų užduočių atlikimą. Paimkime, pavyzdžiui, rinkodaros specialistus: vienoje įmonėje šios profesijos žmogus privalo parengti verslo plėtros koncepciją, kitoje – užsiimti asmeniniais pardavimais. Kai kur personalo vadovai apmoko darbuotojus, įskiepija jiems įmonės kultūrą, o kai kur tiesiog įdarbina žmones dirbti. Panaši situacija dabar yra daugumoje šalies įmonių.

Todėl prieš pradėdami tobulinti konkretaus padalinio darbą organizacijoje, turite suprasti, kokį vaidmenį šis skyrius atlieka bendroje įmonės struktūroje.

Norint atsakyti į šį klausimą ir toliau optimizuoti darbo eigą organizacijoje, būtina:

• nustato užduotis, kurių sprendimas yra šio padalinio skyriuje;
• sužinoti vietą, kurią jis užima įmonėje;
• nustatyti vieneto vaidmenį ekonominiame įmonės komponente.

Galite pereiti prie antrojo darbo eigos tobulinimo organizacijoje punkto tik tada, kai visiškai suprasite pirmąjį.

1. Sužinokite veiklos kriterijus.

Tai vienas iš svarbiausių optimizavimo darbų etapų. Be to, visi tolesni veiksmai priklausys nuo to, kuriuos parametrus nustatysite kaip pagrindinius kriterijus. Čia pravers ankstesnės pastraipos kūrimo metu gauti duomenys.

Analizė turi būti pagrįsta tikslais, kuriuos turi pasiekti konkretus padalinys. Pavyzdžiui, saugos tarnybos užduotis – užkirsti kelią įmonei priklausančio materialinio turto vagystei. Tai yra, skyriaus veiksmingumo kriterijus bus tokių epizodų skaičiaus sumažinimas / padidėjimas.

Remiantis tuo, skyriaus veiksmų efektyvumas gali būti vertinamas naudojant anksčiau suformuluotas užduotis.

Jei nėra galimybės pateikti tam tikro įvertinimo, tai reiškia, kad buvo padaryta klaida formuluojant užduotis arba jos buvo surašytos neaiškiomis frazėmis. Tokiu atveju turite grįžti į ankstesnį darbo eigos optimizavimo organizacijoje etapą.

Bet jei viskas bus padaryta teisingai, tada atėjo eilė kitam žingsniui.

1. Įvertinkite, kiek esate patenkinti konkretaus skyriaus darbu.

Čia galite apsieiti be išsamių paaiškinimų. Kiekvieno skyriaus situacija turėtų būti vertinama pagal anksčiau pasirinktus veiklos kriterijus. Paprasčiausias įvertinimas bus „patenkinamai/nepatenkinamai“ formatu. Jei reikia giliau suprasti situaciją, ataskaita gali būti sudaryta remiantis skaitiniais duomenimis. Dėl to jūs aiškiai pamatysite, kaip tas ar kitas skyrius atitinka jūsų lūkesčius. Jei viskas tvarkoje – gerai. Jei reikia įsikišti, reikėtų žengti kitą žingsnį gerinant organizacijos darbo eigą.

1. Suformuluokite optimizavimo problemas.

Čia taip pat nenumatyta jokių ypatingų sunkumų. Išanalizavus visus punktus, didesnis dėmesys turėtų būti skiriamas tiems, kurie kelia daugiausiai klausimų. Keldami tikslus stenkitės vartoti ne neigiamus, o teigiamus terminus. Tai yra, nustatykite tikslą darbuotojams „gerinti darbo kokybę“, o ne „jei įmanoma, sumažinti santuokos procentą“.

Viskas, pasiruošimas darbo eigos optimizavimui organizacijoje baigtas. Dabar pats laikas priimti sprendimus.

1. Atlikti optimizavimo veiklą.

Bet kokioje situacijoje, prieš pradėdami bet kokį verslą, turite atlikti orientacinę analizę. Tokiu atveju bus siekiama nustatyti vidinius organizacijos rezervus. Norėdami tai padaryti, pirmiausia sudarykite bendrą įrenginio funkcijų sąrašą.

1. Surašykite kiekvieno skyriaus funkcijų sąrašą.

Šis sąrašas bus panašus į pareigybių aprašymą, tik sudarytą ne konkrečiai pareigybei, o visam skyriui. Tačiau, kad dokumentas nesiskirtų ypatingu sudėtingumu, jį galima tiksliai suskirstyti į specialybes. Rezultatas yra pareigų, kurias turi atlikti konkretaus skyriaus darbuotojai, sąrašas.

1. Įvertinkite, kaip gerai atliktas darbas.

Šiuo atveju reikia vertinti ne bendrą vieneto sėkmę, o kiekvieną funkciją atskirai. Dėl to paaiškės, ar jie teisingai paskirstyti darbuotojams ir ką tiksliai reikia „patraukti“.

Gerai, jei paaiškės, kad visos problemos kyla dėl nepatenkinamo vieno darbuotojo darbo. Verta į jo vietą paimti kitą, ir visi sunkumai išnyks. Deja, taip nutinka itin retai, nes „silpnoji grandis“ komandoje pastebima iš pirmo žvilgsnio ir jau seniai būtų išsiaiškinta. Greičiausiai čia esmė kitokia: darbo eiga organizacijoje nukenčia „dėl“ silpno viso skyriaus darbo.

Bet būna ir taip, kad neįmanoma įvertinti funkcijų atlikimo. Esant tokiai situacijai, reikia pagalvoti apie esamos kontrolės efektyvumą ir ar ji iš esmės veikia.

1. Išsiaiškinkite, kaip stipriai subjektyvūs veiksniai įtakoja funkcijų sėkmę.

Nustatyti, kaip asmeninės darbuotojų savybės įtakoja jų darbo organizacijoje efektyvumą. Yra daug įvairių pavyzdžių. Jei žmogus gyvenime yra lėtas, vargu ar jis susidoros su darbu, reikalaujančiu momentinių sprendimų. Tai reiškia, kad šiam darbuotojui geriau pasiūlyti tokią poziciją, kuri apima subalansuotus ir apgalvotus veiksmus.

1. Raskite priklausomybę nuo veiksnių skyriuje.

Darbo procesas turi būti organizuojamas remiantis kolektyve susidariusia atmosfera. Turėkite omenyje: nukrypimai bet kuria kryptimi nuo „aukso vidurio“ yra labai nepageidaujami – tiek su pliuso, tiek su minuso ženklu. Jei darbuotojai neranda bendros kalbos, elgiasi agresyviai vienas kito atžvilgiu, tuomet iš jų veiksmingo darbo negalima tikėtis. Tam trukdo tarpasmeninio bendravimo trūkumas. Tačiau pernelyg draugiškas kolektyvas turi ir trūkumų – prie arbatos puodelio ir neskubių pokalbių savo darbo laiką leidžiantys darbuotojai taip pat sunkiai linkę į vaisingą darbą.

Galima pastebėti ir kitus veiksnius, kurie panaikina net kompetentingiausią darbo eigos organizavimą. Problemos kyla, jei:

• procesas nėra pakankamai automatizuotas. Pavyzdžiui, dokumentų pildymas rankiniu būdu užima daug laiko ir yra nuostolingas;
• darbuotojų funkcijos dubliuojasi;
• darbo pareigos paskirstomos be aiškios sistemos;
• Darbuotojai tuo pačiu metu atsiskaito keliems vadovams.

1. Nustatykite, kiek funkcijų vykdymas priklauso nuo veiksnių, nepriklausančių departamento jurisdikcijai.

Tam, kad darbo eigos organizavimas būtų tikrai kokybiškas, reikia skirti ypatingą dėmesį išoriniai veiksniai. Dažnai atsitinka taip, kad tam tikro padalinio darbas „sulėtėja“ dėl neigiamos gretimų skyrių įtakos. Prasta pirkimo paslauga? Patikrinkite kitas sritis: galbūt problema ta, kad buhalterija lėtai išrašo apmokėtas sąskaitas. Aišku, kad šioje situacijoje reikia turėti reikalų su buhalteriais, o ne su pirkimų srityje dirbančiais žmonėmis.

Arba kitas pavyzdys: organizacijai skubiai reikia naujo darbuotojo, bet jo vis dar nėra. Gali būti, kad dėl to kaltas ne personalo skyrius, o vadovas, per daug delsęs pritarti siūlomai kandidatūrai.

1. Paskirkite laiko stebėjimui, o tada suplanuokite laiką, praleistą funkcijoms įgyvendinti.

Ši darbo eigos organizavimo procedūra toli gražu nėra paskutinė. Kaip tai padaryti? Pasiimkite pieštuką, bloknotą ir chronometrą, o tada kelias dienas „įsigyvenkite“ skyriuje. Apskaičiuokite, kam kiekvienas skyriaus darbuotojas skiria laiko. Tyrimo rezultatai gali jus nustebinti. Pavyzdžiui, gali pasirodyti, kad vienas iš darbuotojų didžiąją darbo laiko dalį praleidžia ieškodamas reikalingus dokumentus kuris per nesusipratimą atsidūrė kitame skyriuje.

Šios informacijos naudingumo negalima pervertinti: iš karto tampa aišku, dėl kokių priežasčių tam tikri darbai neatliekami laiku.

1. Atlikite apklausą pagal laiko sąnaudų žemėlapio rezultatus.

Užrašę savo pastebėjimus dėl ankstesnio punkto į sąsiuvinį, paklauskite darbuotojų: kam, jų nuomone, jie praleidžia didžiąją savo darbo laiko dalį? Įrašykite visus atsakymus. Aiškumo dėlei galite sukurti specialią lentelę, kurios duomenis nesunku susieti su stebėjimų rezultatais.

1. Paklauskite darbuotojų, kaip situaciją galima pagerinti.

Renginys ne tik demokratinio stiliaus, bet ir labai svarbus būsimam kompetentingam darbo eigos organizavimui. Leiskite kiekvienam darbuotojui pagalvoti ir išsakyti savo mintis, kas jam labiausiai trukdo darbe ir ką būtų galima patobulinti. Nesitikėkite daug gilios analizės – kažkas gali skųstis, kad jį erzina, kad ant grindų nėra rūkymo kambario. Tačiau iš viso to, kas pasakyta, tikrai bus galima padaryti tam tikras išvadas.

1. Išskyrę to paties tipo funkcijas, raskite būdą jas sujungti.

Analitikos laikas praėjo, laikas konkrečiai tobulinti darbo eigos organizavimą. Kaip derinti panašias funkcijas? Čia nėra nieko sunkaus. Tereikia vienodos rūšies užduotis patikėti vienam žmogui – taip jos neužims laiko iš skirtingų darbuotojų. Lengva pateikti pavyzdžių. Kompiuterio operatorius, dalyvaujantis pirminių dokumentų įvedime į sistemą, gali atleisti nuo šios atsakomybės kvalifikuotus darbuotojus. Tą patį galima pasakyti apie telemarketingus, kurie skambina pardavimo skyriuose, ir tyrėjus įdarbinimo agentūrose. Iš tikrųjų yra daugiau nei pakankamai galimybių.

Derindami funkcijas galite žymiai sutaupyti gerai apmokamų specialistų laiką ir padidinti įrenginio efektyvumą.

1. Automatizuoti darbo eigas.

Šiuolaikinis verslas tampa vis technologiškesnis, o kiekvienoje organizacijoje yra daug mazgų, kuriuos galima skaitmeninti. Svarbiausia yra nustatyti darbo sritis, kuriose automatizavimas padės padidinti darbo efektyvumą. Kai kuriuose padaliniuose tokių sistemų įdiegimas gali padidinti produktyvumą 100 procentų, nes organizacijos darbuotojai bus atleisti nuo įprastų darbų, papildomo laiko skirdami komunikacijai ir reikalingos dokumentacijos paieškoms.

Žinoma, automatizavimas gali atlikti reikšmingą vaidmenį organizuojant darbo eigą, tačiau čia reikia remtis konkrečios įmonės poreikiais. Įvedus bendrą CRM, pagrindiniai skyrių sunkumai greičiausiai išsispręs. Jeigu tokios sistemos įsigyti neplanuojama, tuomet padalinio problemas teks spręsti kitu būdu. Bet jūs visada galite automatizuoti atskiras funkcijas pačių parašytų programų pagalba, jei jums nereikia 100% skaitmeninio skyriaus valdymo.

1. Dalyvaukite personalo mokymuose.

Atskiroms organizacijoms pirmiausia reikia apmokyti personalą. Tačiau čia daug kas priklauso nuo to, ką reiškia šis žodis. Jei treniruotės nėra tikslas savaime, o tobulėjimo priemonė, tuomet būtina atkreipti dėmesį į tokius niuansus:

• Personalo mokymas ne visada lemia darbo optimizavimą. Faktas yra tas, kad neįmanoma atsižvelgti į visus turimus veiksnius. Pirma, ne visi darbuotojai turi vienodus gebėjimus mokytis. Antra, kai kurie darbuotojai gali neturėti pakankamai motyvacijos. Trečia, ne visi treneriai yra pakankamai kvalifikuoti. Ketvirta, mokymo kursas gali būti nevisiškai pritaikytas organizacijos reikalavimams. Ir tuo niuansų sąrašas nesibaigia.
• Mokyti darbuotoją prasminga tik tada, kai jis yra pasirengęs dirbti įmonėje pakankamai ilgą laiką. Priešingu atveju tai bus laiko ir išteklių švaistymas.

Bet jei norint kompetentingai organizuoti darbo eigą, darbuotojams reikia mokymo kurso, tada jis turi būti atliktas be klaidų. Svarbiausia tuo pačiu stebėti rezultatus, žinoti, kaip tokia praktika didina skyriaus efektyvumą.

1. Įvertinkite optimizavimo perspektyvas

Laiku atliktas optimizavimas gali ženkliai padidinti įmonės pelną. Bet visoms minėtoms veikloms organizuoti teks skirti tam tikras lėšas, o tada išsiaiškinti, ar pasiektas norimas ekonominis efektas. Čia jums gali kilti pavojus, būtent finansinės išlaidos, kurios yra nepalyginamai su gauta grąža. Ir čia verta gerai pagalvoti, kurias transformacijas verta daryti, o kurių ne. Darbo eigos organizavimo taisyklės reiškia, kad prasminga investuoti pinigus tik į tas pozicijas, kurios laikui bėgant atsipirks. Jei nesate dėl kažko tikri, geriau atsisakyti naujovių, nes neapgalvoti veiksmai gresia tik nusivylimu.

Informacija apie ekspertus

Svetlana Grigorjeva, verslo rajono NEOPOLIS rinkodaros direktorius. Verslo kvartalas NEOPOLIS yra pirmasis gyvenimo būdo verslo centras Rusijoje. Vienas iš trijų didžiausių biurų nekilnojamojo turto projektų Maskvoje 2016 m. Oficiali svetainė - neopolis.msk.ru. Kvartalą sudaro keturi 9 aukštų biurų pastatai ir du antžeminiai parkavimo pastatai, talpinantys 1360 automobilių.

Michailas Plynskis, elektros įmonės „Faber“ generalinis direktorius Orelis. Faberis. Veiklos sritis: elektros įrangos, metalinių konstrukcijų, skirstomųjų skydų įrangos metalinių korpusų ir skaitmeninės informacijos bei ryšių technologijų gamyba. Organizacijos forma: LLC. Darbuotojų skaičius: 250. Generalinio direktoriaus darbo stažas: nuo 2004 m. Generalinio direktoriaus dalyvavimas versle: samdomas vadovas.

Jau ne kartą savo straipsniuose minėjau, kad dirbu su 9 žmonių komanda. Prieš metus bendravimui su jais naudojau įvairius momentinius pasiuntinius ir socialinius tinklus, o užduotims išduoti ir valdyti naudojau Google diską ir Google Sheets.

Nes kiekvienas turi savo pageidavimus, turėjau su kuo nors susirašinėti VK, su kažkuo paštu, su kažkuo per Skype ar Viber. O atsitiko, kad ir ten, ir ten man parašė tas pats žmogus. Aišku, ką toliau rasti reikalinga informacija buvo be galo sunku.

Kuo daugiau žmonių pradėjau reguliariai dirbti, tuo daugiau sumaišties tai sukėlė. „Google“ diske atsirado vis daugiau asmeninių aplankų ir failų, prie kurių aš dalinausi prieiga, o kai reikėjo naujam darbuotojui suteikti prieigą prie konkretaus failo, tai virto pragaru ir užtruko gana daug laiko ieškoti šio labai failas.

Be to, popieriniame sąsiuvinyje turėjau 15-20 asmeninių kasdienių užduočių, kurias taip pat norėjau perkelti į elektroninę formą, kad visi darbai būtų kaupiami vienoje vietoje ir būtų lengvai pasiekiami iš bet kurios vietos - namuose, biure, mikroautobuse, paplūdimyje arba kavinė.

Kažkuriuo metu aš tiesiog pavargau visą tai sekti ir nusprendžiau optimizuoti visą šį chaosą.

Logiška, kad optimizuoti darbo eigas pradėjau googluodamas skirtingas CRM sistemas. Ir po trumpų paieškų apsistojau ties Bitrix 24. Buvo du akivaizdūs šios sistemos pranašumai:

1. Viskas, ko man reikėjo, buvo čia.
2. „Bitrix 24“ nemokama 12 darbuotojų.

Bitrix 24 sutaupė laiko 13,3 karto!

Žinoma, pirmasis „Bitrix“ paleidimas mane nuliūdino. Iš pradžių sąsaja atrodo labai nedraugiška. Kai kurių meniu, submeniu, žymių ir mygtukų krūva. Prireikė šiek tiek daugiau nei savaitės, kol pripratau prie viso to, ir pamažu pradėjau ten įtraukti darbuotojų ir kai kurias užduotis perkelti į Bitrix 24 ekosistemą.

Jau nuo pirmųjų dienų dirbant su komanda „Bitrix“ tapo aišku, kad tai labai patogu ir sutaupo daug laiko. Jei anksčiau užduoties nustatymas ir darbuotojų informavimas užtrukdavo 20 minučių, tai dabar užtrukdavo 1,5 minutės ir vos keli paspaudimai.

Prieš

Daug girdėjau apie šį organizatorių, bet vis tiek nespėjau išbandyti jo funkcionalumo. Šiuo metu labai džiaugiuosi, kad pagaliau patekau į Evernote, nes tai tikrai sutaupo laiko ir neleidžia pamiršti galvoje kylančių idėjų. Porą paspaudimų galite sukurti užrašą ir nebebijoti, kad dėl didelio informacijos kiekio kažkas išskris iš galvos.

Beje, per pirmąsias dvi naudojimo dienas Evernote gavau 27 užrašus 🙂

4 viename!

Bet tai dar ne viskas. Po to, kai pavyko sutvarkyti asmeninį chaosą, ėmiau ieškoti būdų, kaip su Bitrix 24 derinti darbą su darbuotojais ir asmenines užduotis. Tikslas buvo kuo daugiau viską sujungti į vieną vietą.

Ir po velnių, aš tai padariau!

Ieškodamas „Google“, oficialioje svetainėje radau „Bitrix 24“ programą, skirtą „Evernote“ sinchronizuoti. Programa leidžia įkelti pastabas į Bitrix ir pagal jas kurti užduotis.

Itin patogus ir beprotiškai naudingas dalykas! Dabar pasirodo taip:

1. Generavo idėjas mikroautobuse, tualete, bare ar prieš miegą.
2. Įkėliau užrašus, susijusius su darbo akimirkomis „Bitrix“, ir pagal juos išbarsčiau užduotis sau ir darbuotojams.
3. PELNAS!!111

Darbo planavimas

Dabar, kai visi jūsų užrašai, priminimai ir idėjos yra vienoje vietoje, galite lengvai planuoti dienos, savaitės ir net mėnesio darbus.

Dabar galite nebijoti, kad ką nors pamiršite, praleisite kokį nors įvykį arba kokia nors sandorio šalis nesumokės pinigų ir tai liks nepastebėta.

Vienintelis dalykas, kurį reikia sinchronizuoti su „Bitrix 24“, yra „My Business“ paslauga, kuria taip pat naudojuosi. Bet, kiek žinau, Moёdelo dirba su šia problema (dabar yra sinchronizavimas tik su AmoCRM) ir galbūt netrukus šis paskutinis skausmas bus uždarytas.

Kas nutiko?

Rezultatas yra ši nuoroda:

• „Google“ diskas + „Google“ skaičiuoklės + sinchronizavimas su „Bitrix 24“ – darbuotojams.
• „Evernote“ + sinchronizavimas su „Google“ kalendoriumi + sinchronizavimas su „Bitrix 24“, naudojant „Bitrix“ skirtą „Evernote“ programą – man.

Taigi visos darbo užduotys, idėjos ir priminimai iškart atsiranda vienintelėje programoje – telefone esančiame „Bitrix 24“, pasiekiamame iš bet kurios pasaulio vietos, kur yra internetas.

P.S.

Vienintelė bėda, kad perskaitytų straipsnių skaičius kaupiasi greičiau, nei randi laiko juos perskaityti 🙂 Bet tai jau ne Pocket kaltė.

Tikiuosi, kad mano patirtis optimizuojant darbo eigą naudojant šią pragarišką paslaugų ir programų krūvą padės sutaupyti laiko, pradėti kompetentingai planuoti savo darbo dieną ir nepamiršti smulkmenų, mikroužduočių bei įdomaus turinio!

Ir jei kas nors turi ką pridurti, parašykite apie tai komentaruose!

Laikas dažnai yra neįvertinamas išteklius. Kiek ir kam išleidžiama, dažnai neaišku. Žinoma, žmonės nėra robotai ir negali visą laiką dirbti, atlikti darbo žygdarbius. Nedidelės pertraukėlės darbo dienos metu netgi sveikintinos. Bet jei pauzės užsitęsia ir darbo laikas išnaudojamas neefektyviai. Verta pagalvoti ir imtis ryžtingų veiksmų. Juk laiko praradimas yra tiesiogiai susijęs su pinigų praradimu.

Darbo organizavimo trūkumai

Blogiausia, jei darbas visai neorganizuotas. Kiekvienas darbuotojas atlieka užduotį, kurią šiuo metu laiko svarbia. Tuo pat metu kitas darbuotojas gali pusdienį praleisti be darbo, net neįtardamas, kad kolega net nepaleido jo laukiamo dokumento. Neretai prie laiko praradimo prisideda ir patys vadovai. Išsikelia užduotį, po penkių minučių kitą, po pusvalandžio įsako šias užduotis atidėti ir atlikti kitus darbus. Todėl vadovas turėtų pradėti nuo savęs, savo užduočių organizavimo. Vadovo darbas – organizuoti darbo eigas, nustatyti užduočių prioritetus.

Išteklių trūkumas gali būti siejamas ir su darbo organizavimo trūkumais. Pavyzdžiui, spausdintuve netikėtai baigėsi popierius. Ir, kaip bebūtų keista, jo iš viso nėra. Biure yra vienas telefonas, juo paeiliui naudojasi darbuotojai. Darbuotojai, laukiantys savo eilės, mieliau nedaro nieko.

Trūksta darbo laiko apskaitos, standartų, terminų

Darbo laiko apskaita jau drausmina savo buvimu. Dažnai darbuotojai džiaugiasi vadovo malone. Kita kelionė „verslo reikalais“ suteikia darbuotojui galimybę nueiti į kirpyklą, apsipirkti ir aplankyti draugą. Net jei vadovas periodiškai tikrina, tai laikina. Po poros savaičių vėl galėsite spręsti savo reikalus darbo valandomis. Todėl svarbu, kad darbo laiko apskaita, kontrolė būtų pastovi. Ypač tais atvejais, kai darbuotojai nedemonstruoja didelio darbo našumo, o įmonė mažai uždirba.

Užduotims racionalu nustatyti laiko rėmus, terminus. Daugeliu atvejų daugeliui darbų tai priimtina. Jei darbuotojas nesilaiko paskirto laiko, visada galite pamatyti kodėl ir, jei reikia, skirti daugiau laiko kitą kartą.

Jei užduotys paprastos, dažnai kartojamos, tuomet galite nustatyti laiko standartus.

Projektuose didelę reikšmę turi darbo grafikas. Jei niekas to nesilaiko, vadovas ar projekto vadovas turėtų pagalvoti apie klausimą „kodėl taip“.

Pakaitomis darbo ir poilsio laikas

Būna atvejų, kai lyderiai nueina per toli. Darbuotojai dirba aktyviu režimu, ant slenksčio visą dieną. Dėl to krenta produktyvumas, vėluoja užduočių vykdymo laikas dėl įprasto nuovargio. Laikui bėgant nuovargis gali išsivystyti į lėtinis nuovargis o vertingas kadras gali būti laikomas prarastu. Vadovas turėtų atidžiai žiūrėti į darbuotojus, jų asmeninį ritmą. O taip pat, jei įmanoma, individualiai susidarykite tinkamą darbo grafiką.

Naudinga atsižvelgti į darbo eigos pauzes. Nuo penkių iki dešimties minučių poilsis po kiekvienos darbo valandos produktyvumo nesumažins. Po rimtų, intensyvių projektų visai įmanoma suorganizuoti poilsio dieną. Pavargę, psichologiškai ir protiškai išsekę darbuotojai norimo rezultato neduos.

Priverstinės prastovos

Darbo procese dėl objektyvių priežasčių vis dar galimos prastovos. Tokios pauzės rimtai paveikia darbinę nuotaiką, atvėsina darbuotojų užsidegimą. Todėl būtų malonu, kad vadovas užpildytų šias pauzes. Natūralu, kad įmonės ir asmens naudai. Nes dažniausiai darbuotojai spragas užpildo patys, bendraudami socialiniuose tinkluose, momentinių pranešimų programos, pramogų svetainės. Todėl net ir pasibaigus pauzei darbuotojas nenori atitrūkti nuo tokios pramogos.

Darbuotojas gali užpildyti priverstines pauzes asmeniniu tobulėjimu. Pavyzdžiui, atlikite testą. Arba atlikite sąmoningumo pratimą. Darbe skaitykite knygą, apsilankykite profesionalioje svetainėje. Vadovo vaidmuo čia didelis, nes jis pats gali įtvirtinti tokį procesą ir padrąsinti tuos, kurie veltui laiko negaišta.

Galiausiai pauzes galima užpildyti elementariu tvarkymu staliniuose kompiuteriuose, biure ir šalia biuro.

Kai kuriais atvejais, norint pašalinti priverstines prastovos, galima naudoti lanksčius grafikus. Pavyzdžiui, žinoma, kad dizaineris užbaigs dizainą ir maketuotojui įteiks ne anksčiau kaip pietus. Kodėl maketuotojas ateina ryte? Galbūt jis praleis šį laiką su didesne nauda sau ir bus tik dėkingas.

Optimalus darbo laiko panaudojimas tiesiogiai priklauso nuo vadovo. Todėl maksimaliai išnaudokite savo galimybes, duotus patarimus ir ieškokite savo būdų optimizuoti darbo laiką.

Jei norite pamatyti, ką ir kaip darbuotojai leidžia savo darbo laiką, išbandysiu nemokamą, kuriame yra įrankis darbuotojų praleistam laikui įvertinti. Registruokitės naudodami nuorodą ir pakvieskite savo darbuotojus į programą.