İnternette etkili çalışmanın bileşenleri LightElectroSnab LLC'nin (Moskova) ticari direktörü Vladimir Roshchin:

1. İyi sağlayıcı ve yüksek hızlı kiralık hat. Beş yıldır İnternet ve telefon "tedarikçimiz", daha çok Beeline olarak bilinen Vimpelcom olmuştur. Pahalı, bazıları diyecek. Şirketinize yılda üç ruble kesintisiz iletişim sağlama sözü veren birçok Noname-net şirketi var. Belki öyledir ama ağa birden fazla bilgisayar bağlandığında bu kadar ucuzluğun nedeni hemen ortaya çıkıyor. Evet, pahalı! Ama ne için ödediğimizi biliyoruz. Son birkaç yılda, büyük miktarda trafikle birlikte işte tek bir kesinti ve mükemmel hız olmadı, ayrıca bir düzineden fazla bilgisayar aynı hat üzerinde çalışıyor.
2. Bilgisayarların kendileri. Kral! Donanımdan tasarruf etmeyin - bu sizin zamanınız ve dolayısıyla - paranız. LightElectroSnab'da, sürekli planlanmış ekipman yükseltmesi sayesinde, çift çekirdekli işlemciden daha azıyla donatılmış tek bir çalışan makine bulamazsınız. Ayrıca, 90'lar modelinin, dürüst olmak gerekirse, hala bazı işyerlerinde bulunan monitör kutularını görmeyeceksiniz.
3. Tüm bu ekonominin yaşamını destekleyen uzmanlar. Uzun zaman önce kendi “sysadmin”imizi terk ettik ve üç yıldır şirketin BT yapısını her seviyede ve aşamada kontrol eden, profesyonelce ve hızlı bir şekilde yapan bir BT dış kaynak şirketinin “güvenli kanadı” altına girdik.
4. Tabii ki, doğru yazılım artı modern yüksek hızlı tarayıcılar.

31 Ağustos 1935 gecesi, genç bir Donbass madencisi Alexei Stakhanov, altı saatlik bir vardiyada ortalama 6-7 ton olmak üzere 102 ton kömür işledi. Aynı zamanda, Avrupa'daki ortalama üretim 10 tondu; ve maksimum yaklaşık 17 tondur. "Harika, başka bir şey yok!" - deneyimsiz okuyucu fark edecek. Aslında, tarih uzun zamandır bu kayıtların doğasını açıklamıştır.

Sovyetler Birliği'nde emek verimliliği sorunlarına çok dikkat edildi. "Stakhanov hareketi", yükselişi için güçlü bir itici güçtü. Ülke her gün rekor kırıyordu. Çoğu zaman insanüstü çabalarla elde edilen nicel kayıtlar, bunun sonucu olarak ertesi gün olağan norma ulaşılamadı. Herhangi bir sistem hakkında konuşmaya gerek yoktu. Sadece bazen, genel arka plana karşı, artan kömür üretimi veya süt verimi göstergeleri, üretimi optimize etmeye yönelik yetkin bir sürecin sonucuydu. Bugün konuşmamızın ana konusu o. Bugün şirketin maliyetleri nasıl düşüyor? İş süreçlerini optimize etmek için hangi yöntemler kullanılıyor? Optimizasyon tamamlanabilir mi?

İleride bununla ilgili daha fazla bilgi var, ancak şimdilik terimin kendisini tanımlayalım. “Üretim süreçlerinin optimizasyonu” nedir ve hangi konuları kapsar? Cevaplar için bkz. Sergey Smirnov, aday pedagojik bilimler ve üretkenlik geliştirme uzmanı:

Bu tanımı temel alıyoruz: “Optimizasyon”, bir sistemin verimliliğini artırmak için yapılan bir değişikliktir.” Uygulamamda “üretim sisteminin iyileştirilmesi” ifadesini kullanmama rağmen. Üretim sistemi, bir kişinin, bir üretim aracının ve bir emek nesnesinin birleşimidir. Zaman içindeki etkileşimleri, üretim sürecini veya değer katma sürecini düzenler. Soruların aralığının problemlerin aralığına göre belirlendiğini düşünüyorum. Hemen hemen tüm işletmeler için ortaktırlar. Bunlar; duruş süresi, yetersiz personel kalifikasyonu, personel devir hızı, düşük ürün kalitesi, azalan satışlar, artan maliyetler, siparişlerin yerine getirilmesi için son teslim tarihlerine uyulmaması, çalışma süresinin verimsiz kullanımı, ekipmanın verimsiz kullanımı, gecikmiş ödeme vb. Ana şey, hepsinin birbirine bağlı olmasıdır ve bu nedenle tüm sistemi ve tüm etkileyen faktörleri optimize etmek gerekir.

Ve yine de, sorunların ortak olmasına rağmen, her sektörün kendine has özellikleri vardır. öyle düşünüyor PSM LLC (Yaroslavl) İcra Direktörü Andrey Medvedev:

Genel olarak optimizasyondan bahsetmek oldukça zordur. İlk olarak, tüm endüstri türleri için aynı kurallar yoktur: hemen hemen her endüstrinin kendine özgü özellikleri vardır ve bunları gerektirir. Farklı yaklaşımlar. Makine mühendisliği hakkında konuşursak, bu endüstri sürekli modernizasyon için en çok talep gören sektördür. Bir makine yapımı işletmesinin rekabet gücü, doğrudan üretim verimliliğine bağlıdır. Maliyetleri azaltmak için şirketler, makine ve teçhizatı, üretim yönetim sistemlerini ve dahili lojistiği sürekli olarak geliştirmektedir. Örneğin, üretim için dünyanın en büyük fabrikalarından biri. dizel motorlar Volvo Penta. Bugün dünyadaki bu türden en modern bitkidir. Buna rağmen, dökümhanenin modernizasyonu tüm hızıyla devam ediyor, bu da döküm maliyetini% 5-10 azaltacak ve çevre dostu ve üretimin temizliği standartlarını yükseltecek. Ayrıca, işgücü ve çevre koruma gereksinimleri tüm dünyada sürekli olarak artmaktadır. Bu dış faktörler, şirketleri maliyetli yükseltmeler yapmaya zorlar. Rusya'da da bu faktörler yer alıyor, ancak ana itici faktör üretim verimliliğindeki artış. Rusya'da işgücü verimliliği ortalama olarak Avrupa'dakinden iki buçuk üç kat daha düşüktür ve modernizasyon bu açığın kapatılmasında kilit faktördür.

PSM'ye gelince, üretim süreçlerini sürekli optimize ediyoruz. Ayrıca, bu tüm aşamalar için geçerlidir: geçen yıl 1C sistemini tanıttık, şimdi depo lojistiğini, bireysel üretim aşamalarını optimize ediyoruz. Bir çelik yapı tesisi kuruyoruz ve dizel jeneratörlerin üretimi için ana tesisi modernize ediyoruz: atölyeleri onarıyoruz, yeni ekipman satın alıyoruz. Bunun üretim maliyetlerini düşüreceğinden ve kaliteyi ve dolayısıyla ürünlerimizin rekabet gücünü artıracağından eminiz. Gelecekte optimize etmeye devam edeceğiz. Ama genel olarak, bana öyle geliyor ki, makine yapımı endüstrilerinin modernizasyonu bir gün durursa, bu, insanlığın ilerlemesinin sonu anlamına gelecek.
Yorumdan, optimizasyonun yalnızca üretim değil, tüm kurumsal hizmetlerin tek bir projesi olduğu açıkça ortaya çıkıyor. Ancak bir soruyla kafamızı karıştıralım: neden şirket sahipleri ve sahipleri tüm bunlara ihtiyaç duyuyor? Tabii ki, bir tane elde etmek için ana hedef - artan kar! Kar, herhangi bir işletmenin anlamsal eğilimidir. Bu, tartıştığımız konuların aynı zamanda bugünün belirli bir modası olduğu anlamına gelmiyor mu? Tek bir şirkette iş süreçlerinin optimize edilmesiyle ilgili bir cevap ve yorum için başvurduk. EKF Group (Moskova) Yönetim Kurulu Başkanı Evgeny Oystacher:

Hayır, optimizasyon, kriz sonrası son yılların trendi değil. Daha iyi ve daha verimli çözümler, üretim yöntemleri, lojistik ve pazarlama planları için sürekli bir arayıştır. Girişimcilik var olduğundan beri, bana öyle geliyor ki insanlar işlerini optimize etmeye çalışıyorlar: maliyetleri azaltmak, verimliliği ve kârı artırmak. EKF bir istisna değildir.

Günümüzde savurgan harcamalar ve kaynakların eşitsiz dağılımı sorunu daha da şiddetlidir. 2010 yılında, EKF'de yalın (yalın üretim) standartlarını ve felsefesini tanıtmak için tam bir program başlattık, Balakirevo ve Moskova bölgesindeki üretim tesislerimize davetli uzmanlar ve deneyimli yöneticiler (pano ekipmanları ve kablo kanalları üretimi için işletmeler, EKF Şirketler Grubunun bir parçasıdır - yaklaşık baskılar). Jeffrey Liker'ın The Toyota Way'inden yalını uygulamak için ilham aldık. EKF'de bu yaklaşımı iki nedenden dolayı seviyoruz: birincisi, zamana göre test edilmiş, işe yarıyor ve ikinci olarak, Toyota'nın Tao'su personelin eğitimine ve gelişimine dayanıyor. Gelişim, EKF'nin temel değerlerinden biridir.

Bu iki yıl boyunca üretimde sürekli bir akış organize etmeyi, işçi ve ekipmanların iş yükünü dağıtmayı başardık, bu da makine parkının onarım ve bakım maliyetlerini azalttı. Her şeyden önce, bu, satış departmanları - lojistik ve satış - ve üretim alanlarının kendileri arasındaki iyi koordine edilmiş çalışma ve ayrıca diğer pazarlardan gelişmiş yaklaşımlar ödünç alınarak sağlanır. EKF Şirketler Grubu'nda birleşen üretim tesislerinin üst düzey yöneticileri, üretim döngü süresini kısaltmayı, öz kontrol yoluyla kaliteyi iyileştirmeyi ve üretkenliği artırmayı mümkün kılan bir iç standardizasyon ve düzenleme sistemi geliştirdi.

Üretim tesislerimizin optimizasyonunda önemli bir adım, teknik kapasitelerin yenilenmesiydi: otomasyon, yeni modern bilgisayar kontrollü ekipmanların tanıtımı, çoğu üretim ve paketleme sürecinin otomasyonu. Ve sürekli olarak başka nelerin otomatikleştirilebileceğini arıyoruz ve kendimize uzun vadede ne verebileceğini soruyoruz. Neden "uzak" kelimesini vurguluyorum? - Üretimi optimize etmeye ve otomatikleştirmeye yönelik tüm önlemler hızlı bir şekilde sonuç vermediğinden, buna hazırlıklı olmanız gerekir.

Jeffrey Liker ve Toyota da bize EKF Electrotechnica ticaret şirketindeki iş süreçlerini optimize etme konusunda ilham verdi. Özellikle bütçe kalemleri çerçevesinde bütçe koordinasyonu ve fon tahsisinin koordinasyonu süreçleri dönüştürülmüştür. Belge akışını elektronik formata aktardık. EKF IMS Hizmeti sayesinde iş ortakları artık birincil belgeleri otomatik olarak alıyor ve alıcıları alacaklar hakkında bilgilendirme süreçleri otomatik hale geliyor. Şimdi ortaklarımızla EKF markası altında satışlarının dinamikleri ve stoklarımızın durumu hakkında bilgi alışverişi yapıyoruz. Bunun işimizin verimliliğini, hizmet seviyesini artıracağından ve ortaklarımızın müşterilerine EKF ekipmanlarını zamanında sağlamalarına yardımcı olacağından eminiz. EKF'nin büyümeye ve genişlemeye devam eden büyük bir şirket olduğunun farkındayız. Ve bizim büyüklüğümüzdeki şirketlerde bürokrasinin tamamen yokluğu imkansız. Ancak iş süreçlerinin optimizasyonu ve EKF IMS Hizmetinin uygulanması sayesinde, yapısallık ve esneklik, iş gücü ve iletişim kolaylığı arasında bir denge sağladık.

Üretimi optimize etmek ve otomatikleştirmek için alınan tüm önlemler hızlı bir şekilde sonuç vermez, buna hazırlıklı olmanız gerekir.

Artık biz kendimiz, bir anlamda süreç otomasyonu sürücüleri olarak hareket ediyoruz ve İş Ortaklarına EKF IMS Hizmeti aracılığıyla çalışmaları için teklif veriyoruz: satın almalar yapın ve sipariş verin, EKF depolarında ve bölgelerindeki Distribütörlerin depolarında makbuzlar ve bulunabilirlik hakkında bilgi alın, müşterileri cezbedin ve müteahhitler bulun, projelere katılın.

Jeffrey Liker'in bahsi geçen kitabının ışığında, Toyota'nın Tao'su Japonya'dan bahsetmeden geçemez. Üretim kültürü yüksek bir ülkenin en net örneği. Kayıpları en aza indirmek için orada ne gibi önlemler alınıyor? Cevap için portalın genel yayın yönetmeni Sergei Zhishkevich'e dönüyoruz.
www.up-pro.ru kiminle konuştu Mitsubishi Electric Europe B.V (Moskova) CEO'su Noritsugu Uemura:

Mitsubishi Electric Europe, şirketin stratejisiyle daha uyumlu olduğu için "yalın üretim" yerine "verimli üretim" terimini kullanıyor. Ülkenin doğal kaynakları büyük ölçüde sınırlı olduğundan, üretim ve iş süreçlerinin optimizasyonunun, özellikle Japonya için artık her zamankinden daha alakalı olduğunu belirtmekte fayda var. Ek olarak, optimizasyon sayesinde ürünlerin dış pazarlarda rekabet gücü de elde edilir, çünkü sonunda maliyetini düşürmek ve kaliteyi artırmak mümkündür.

Üretim verimliliğini artırmak ve üretim maliyetlerini en aza indirmek için, geleneksel Japon yöntemi "Kaizen" (kademeli, sürekli iyileştirme kavramı) ve "Tam zamanında" ("tam zamanında") metodolojisi kullanılır ( sarf malzemelerinin üretim ve satış süreçleriyle tam senkronizasyonu). ). Bu yöntemler çerçevesinde üretim süreci de dahil olmak üzere şirket içinde gerçekleşen süreçler sürekli olarak modernize edilmektedir. Şirket, elektrik, su ve malzeme maliyetlerini azaltmak için üretim mühendisliğinin yanı sıra kendi son teknoloji geliştirmelerini kullanır. Ayrıca Mitsubishi Electric, şirketin plastik gibi ürünlerinin üretimi ve kullanımından kaynaklanan atıkların geri dönüştürülmesini ve yeniden kullanılmasını içeren sıfır atık konseptini teşvik eder ve uygular.

Başarılı optimizasyon deneyimi paylaşılır Quadro Electric (St. Petersburg) Genel Müdürü Vladimir Mlynchik:

Şirketin faaliyetlerini optimize etmek için çeşitli farklı sistemler. Ama bence en ilginç olanlara odaklanacağım.

Birincisi, personelin etkin teknik donanımıdır. Tüm departman çalışanlarına akıllı telefonların yanı sıra tablet bilgisayarlar da sağlanarak zamandan tasarruf sağlanmakta ve her düzeydeki çalışmalarını daha verimli hale getirilmektedir. Akıllı bir teknoloji şirketi ile ortaklık anlaşması imzaladık ve bu, çalışanlarımıza ücretsiz gadget'lar sağlıyor.

İkinci olarak, nerede olursa olsun herhangi bir çalışanın iş akışına dahil olabileceği ve başkalarıyla bilgi alışverişinde bulunabileceği ağ planlama ve iş akışı sistemlerini kullanıyoruz. Böylece, bir nesnede beton bir levhanın kenarında oturan bir tesisatçı, bir yönetici ile birlikte, aynı zamanda ofiste bir masada oturan herhangi bir dosyayı düzenleyebilir.

Sürekli takip en son teknolojiler ve trendler, işimizi hızlı, verimli ve kaliteli hale getirir. şaşırdık.

Ne söyleyebilirim! Japonya sadece yüksek üretim kültürünün değil, aynı zamanda yüksek teknolojilerin de ülkesi! Bu arada, onlar hakkında. Ancak, rekabetçi ürünlerin üretiminin robotik takım tezgahları veya otomatik CNC hatları olmadan basitçe düşünülemeyeceği üretimde değil, örneğin bir enerji denetim şirketinde. St. Petersburg'da Quadro Electric çalışanları yüksek teknolojili aletlerle silahlandırılmıştır.

Ama belki de hiç kimse maliyet optimizasyonunu düşünmedi mi? Aslında burada her şey yolunda, diyor Quadro Electric'in (St. Petersburg) finans direktörü Nikolai Alekseev:

Maliyetlerimizi optimize etmek için çok seviyeli bir bütçeleme sistemi kullanıyoruz. Ayrıca maliyetlerin daha detaylı analizi ve planlanması için tüm departmanların çalışanları dahil edilmektedir. Şirketi yönetirken, LEAN konseptinin ilkelerine güveniyoruz. Bu yönetim konsepti, her türlü israfı ortadan kaldırmak için amansız bir çabaya dayanmaktadır. Her çalışanın işi optimize etme sürecine katılımını ve tüketiciye maksimum odaklanmayı içerir. Bugün dünya çapında binlerce şirket tarafından başarıyla kullanılmaktadır ve Quadro Electric bir istisna değildir. Bu, hem ofiste hem de üretimde makul olmayan maliyetlerin tüm noktalarını hızlı bir şekilde tespit etmemizi ve ortadan kaldırmamızı sağlar.

Dikkat - "maliyetler"! Günümüzün kriz sonrası dünyasında bu, optimizasyon sürecinin neredeyse öncelikli bir bileşenidir. Fakat bunların azaltılması etkisiz midir ve bundan nasıl kaçınılır? Bu konulara ilişkin açıklamalar için, SZPM LLC'nin baş muhasebecisi Elena Kurennoy:

Maliyet tasarrufu her zaman herhangi bir işletme için büyük bir endişe kaynağı olmuştur. Şirketler genellikle her şeyi arka arkaya kaydeder veya daha iyisi optimize eder: ücretlerçalışanların küçük ofis masraflarına. Panik verimsiz maliyet düşüşünü önlemek için, çeşitli yapısal birimlerin faaliyetlerinin koordinasyonunu artırmayı ve mali disiplini sağlamayı ve maliyet limitleri ve standartlar belirlemeyi içeren bunları yönetmek için bütün bir sistem oluşturmak gerekir. belirli türler mal ve hizmetler, iş türleri ve yapısal bölümler.

Yönetimin stratejik görevlerinden biri ekonomik aktivite bizimki gibi bir sanayi kuruluşunda, maliyetleri düşürmektir. Sonuçlara ulaşmak için, üretim kusurlarının seviyesini azaltmak, malzeme kaynaklarından tasarruf etmek, üretim ekipmanının çalışmasında enerji verimliliği dahil olmak üzere çeşitli alanlarda çalışmalar devam etmektedir.

Satın alma sürecinin optimizasyonu önemli bir rol oynar, çünkü satın alınan bileşenlerin ve hizmetlerin fiyatları, şirketimizin ürünlerinin maliyetini büyük ölçüde belirler. Üretim planının yerine getirilmesi, ürünlerin tüketicilere nakliye şartlarına uyulması ve sonuç olarak işletmenin gelirinin miktarı, gerekli kaynakların alınmasının zamanında olmasına bağlıdır. Değeri Para hisse senedi şeklinde dondurulur.

Personel, arıza süresi, maliyetler, maliyetler, teslim tarihleri... Tekrar tekrar ortaya çıkan sonsuz bir soru döngüsü. O halde prensipte üretimin optimizasyonu tamamlanabilir mi yoksa devam eden bir süreç mi? Rus Transformer ve RS Group şirketlerinin temsilcilerinin görüşlerini öğreneceğiz.

ETC "Russian Transformer" Genel Müdür Yardımcısı Alexey Zubarkov:

Sanırım çoğunluk, herhangi bir sürecin (üretim dahil) optimizasyonunun tamamlanamayacağı konusunda benimle hemfikir olacaktır. "Mükemmelliğin sınırı yoktur" demelerine şaşmamalı. Herhangi bir lider, elde edilen sonuçta durursanız, çok yakında bir yabancı olabileceğinizi anlamalıdır. Teknoloji durmuyor ve her gün haberlerde dünyamızı birkaç yıl içinde kökten değiştirebilecek yeni başarılar hakkında okuyoruz.

Örneğin, sadece 20-30 yıl önce, birçok insan bilgisayarları duymadı bile. Ana optimizasyon yöntemlerinden birinin ilişkilendirildiği bilgisayarlarla - otomasyon. Otomasyon sadece CNC makineleri satın almak değildir. Çoğu zaman, satış sürecini ve yönetim konularını otomatikleştirmek çok daha fazla fayda sağlayabilir. Öncelikle dikkat edilmesi gerekenin tüm süreçlerin otomasyonu olduğuna inanıyorum.

Tabii ki, enerji verimliliği, lojistik, dış kaynak kullanımı vb. gibi optimizasyon için hala birçok alan var. Ancak bugün için en optimize edilmiş üretim bile yarın bir şekilde kusurlu olacaktır. Optimizasyon sürekli bir süreçtir ve toplumumuzu taş balta çağından uzay gemileri çağına götüren şeydir.

RS Group Pazarlama Direktörü Roman Zemtsov (Moskova):

Bir trafo fabrikasının pazarlama ve satış direktörü olarak üç yıllık deneyimime ve mevcut faaliyetlere dayanarak, bu sürecin sürekli olduğunu söyleyeceğim. Şirketin kendi süreçlerini sürekli iyileştirme sürecinden geçmesi gerekiyor. Aksi takdirde günümüz piyasa gerçeklerinde rekabet etmek son derece zor olacaktır. Özellikle Rusya'nın DTÖ'ye katılımı zemininde.

Elbette, optimizasyon formatı işletmenin ölçeğine, endüstriye, ekonomik duruma vb. bağlıdır. Ancak her zaman iyileştirme potansiyeli vardır. Aynı zamanda “üretim” ile sadece ürünlerin fiili üretimini değil, aynı zamanda lojistik, pazarlama, ticaret, FED, İK hizmeti, Ar-Ge, BT departmanını da kastediyorum. Tüm departmanlar, iyi koordine edilmiş tek bir mekanizma olarak çalışmalıdır. Ve böyle bir etkileşimi elde etmek o kadar basit değil. Aynı zamanda optimizasyon, ufkun ötesindeki bir yarışı andırıyor. Bazı teknolojilerin yerini daha verimli başkaları alıyor. Ürünlerin yaşam döngüsü hızla azalmaktadır. Ürün tanıtımına yönelik pazarlama yatırımları artıyor. Bir tedarikçinin yerini başka bir tedarikçi alıyor. Personel gelişimi kabul edilmiş bir ihtiyaçtır. Ve yönetimin tüm çalışanları sürekli üretimi optimize etme sürecine dahil edebileceği işletmeler ek rekabet avantajları elde edeceklerdir.

Bugün sektörde işler böyle. Bunların arasında binlerce takımlı devler olduğu gibi çok küçük olanlar da var. Ancak her yerde kendi yollarını seçerken işi nasıl daha verimli hale getirebileceklerini düşünüyorlar. Ancak, ayrıca var Genel kural: üretim süreçlerinin optimizasyonu, yöneticiden çalışana kadar herkesi kapsamalıdır. Ve emek verimliliğini artırmanın birincil koşullarından biri maddi bir teşviktir, yani. yapılan iş için iyi ve zamanında ödeme. Belki o zaman, Stalin'in "hayat daha iyi oldu, hayat daha eğlenceli hale geldi", ironi payı olmadan tekrar halka dönecektir.

Timur ZHEMLIKHANOV

Birçok çalışan ve hatta daha çok personel uzmanı, personel optimizasyonunun ne olduğunu bilir. Ancak bazı incelikler bu süreç herkes tarafından bilinmez - örneğin, bir işletmedeki personel sayısının optimizasyonu, her zaman acil sorunlara uygun bir çözüm olmaktan uzaktır veya prensipte, çalışanlarda bir azalma anlamına gelmelidir. Düşünen modern eğilimler personel kayıt yönetimi, personel optimizasyonu ve sayısı her yönetici veya İK uzmanı tarafından yakından takip edilmelidir.

personel optimizasyonu nedir

Optimizasyon süreci bir bütün olarak, aslında mümkün olan en yüksek sonucu en düşük maliyetle getirecek olan en iyi çözümün arayışıdır. Buna göre personel optimizasyonu, devleti sürdürmenin maliyeti ile ekonomik faaliyetlerinin verimliliği arasında en iyi dengeyi sağlayan bir süreçtir. Aynı zamanda, optimizasyon yöntemleri çeşitlendirilebilir - personel ofis çalışmasındaki modern başarılar şunları içerir: büyük miktar yöneticiler veya İK uzmanları için olası eylem planları.

Personel optimizasyonu ve personel sayısı optimizasyonu kavramlarını ayırmak gerekir. İkinci durumda, işletmedeki veya bireysel yapısal bölümleri arasındaki çalışan sayısını değiştiren personel önlemlerinin özel olarak uygulanması anlamına gelir. Personeli bir bütün olarak optimize etmek için bir dizi önlem, personel tablosunda değişiklik sağlamayabilir, ancak emek faaliyetinin diğer yönlerini içerebilir.

• İşverenin işçilik maliyetlerini azaltın. Çoğu durumda, optimizasyon prosedürleri özellikle maliyetleri düşürmeyi amaçlar. Bu hedefe çeşitli yollarla ulaşılabilir.
• Çalışanların gerçek niteliklerini yükseltin. Optimizasyon prosedürü genellikle iş verimliliğini artırmakla ilişkilendirilir.
• Yetersiz çalışanlardan kurtulun. Herhangi bir işletmenin personelinin periyodik olarak güncellenmesi ve verimsiz çalışanların çıkarılması gerekir - bu tür önlemlerin personel optimizasyonunun bir parçası olarak alınması en kolay olanıdır.
• Geliştirmek örgütsel yapı. Personel optimizasyonu, personel yönetim sistemlerini önemli ölçüde basitleştirmenize olanak tanır ve faaliyetin birçok yönetimsel yönünü çözmeyi mümkün kılar.

Bu, optimizasyonun olumlu yönlerine ilişkin örneklerin yalnızca kısa bir listesidir. Bununla birlikte, bunu yaparken, personelin uygunsuz optimizasyonunun yalnızca beklenen sonuçların elde edilmesine katkıda bulunmakla kalmayıp, aksine şirketin genel ekonomik performansını, imajını ve çalışanlarının durumunu kötüleştirebileceğini unutmamak gerekir. .

Şimdi bile, birçok durumda, personel optimizasyonu kavramı altında, hem çalışanlar hem de işverenler, personelde veya sayılarında doğrudan azalma anlamına gelir. Ancak uygulamada, tek başına azaltma tek başına etkili bir optimizasyon aracı değildir ve yalnızca diğer önlemlerle birlikte kullanılabilir veya hiç kullanılmayabilir. Bu nedenle, hem çalışanlar hem de işverenler, personel optimizasyonunun her zaman işten çıkarılma ihtimali olan birini tehdit etmediğini bilmelidir.

İşletmede personel optimizasyonu nasıl yapılır?

İşletmedeki personel optimizasyonunun birçok açıdan sırası, gerçekleştirileceği yönteme bağlıdır. Bu nedenle, personel optimizasyonuna yönelik klasik yaklaşım oldukça basit bir olay gibi görünmektedir, ancak birçok dezavantajı vardır ve modern İK yönetiminde ilgili bir teknik değildir. Bununla birlikte, birçok işveren buna başvurur, bu nedenle bir iş ilişkisindeki her katılımcı buna aşina olmalıdır.

İşletmenin personel sayısının standart yönteme göre optimizasyonu, işletmenin kârının oluşumunda doğrudan yer almayan veya oluşumuna katkısı asgari düzeyde olan çalışanlardan kurtulmayı sağlar. Aynı zamanda, tamamen ekonomik göstergeler dikkate alınarak, bazen toplu işten çıkarmalar şeklinde oldukça sert önlemler uygulanabilir. Bu durumda geriye kalan personelin verimliliğinin düşmesi, işgücü verimliliğini dolaylı olarak olumlu yönde etkileyen çalışanların görevden alınması, işletmenin imajının düşmesi ve diğer riskler bu sürecin olumsuz yönleri olabilir.

Çalışan sayısını optimize etmeye yönelik modern yaklaşım, ilgili tüm prosedürlerin daha kapsamlı bir şekilde uygulanmasını sağlar. Belirli bir kuruluşun tüm özellikleri dikkate alınarak ayrı ayrı geliştirilirler, ancak genel olarak adım adım bir prosedür şöyle görünebilir:

İşverenden ne istendiğini anlamanız gerekir Büyük bir sayı tazminat ödemeleri. Ayrıca, bunun gerçekleşmemesine özen gösterilmelidir, örneğin, işlemden sonraki bir yıl içinde daha önce azaltılmış pozisyonların yeniden getirilmesi mümkün değildir.

Çalışan sayısını etkin bir şekilde optimize etmek ve olası tüm riskleri azaltmak için işverenler belirli kurallara uymalıdır. Bu basit ipuçları, olası sorunlardan kaçınmanıza ve optimizasyon maliyetlerini en aza indirmenize yardımcı olacaktır:

Yöneticinin asıl görevi şirkette/departmanda yetkin bir iş akışı düzenlemektir. Ayrıca, bu, önümüzdeki iki veya üç yıl boyunca şirketin hatasız çalışacağı ve müdürün ana sorumluluğu sadece kontrol olacak şekilde yapılmalıdır. İş sürecinin yetkin bir organizasyonu, bir şirketin kar elde etmesi için vazgeçilmez bir koşuldur ve gerekirse böyle bir şirket kolayca satılabilir. İş kurulmazsa, fiyatı şirketin mülkünün değerine eşittir, başka bir şey değil.

Öğreneceksiniz:

• Şirketteki iş akışını nasıl organize edebilirsiniz.
• İş akışlarını düzenlemenin temel ilkeleri nelerdir?
• Bir işyeri düzenleme sürecinin aşamaları nelerdir.
• İşyerlerinin teknolojik süreçleri nasıl organize edilir.
• Kuruluştaki iş akışı nasıl kontrol edilir.
• Kuruluştaki iş akışı nasıl optimize edilir.

İş akışının organizasyonu: 3 ana yol

İş akışı üç şekilde organize edilebilir. Bu ortak çalışma, serbest çalışma ve ofis işidir. Sınıflandırma koşulludur, ancak genel özü yansıtır.

Hangi seçeneği seçmek daha iyidir? Her şey şirketin yönüne ve çalışmalarının özelliklerine bağlı olacaktır. Banka memurlarını ücretsiz bir programı olan serbest çalışanlar olarak hayal etmek zor, değil mi? Ancak bir gazetecinin veya tasarımcının ofiste 9'dan 6'ya kadar kesinlikle oturması gerçeğinden pek bir fayda görmeyeceksiniz. Yaratıcı mesleklerin temsilcileri, yaratıcılık için alana ihtiyaç duyar.

Bununla birlikte, iş akışını düzenlemenin en yaygın yolu hala ofiste çalışmaktır. Tüm detaylarıyla düşünmek mantıklı değil.

Serbest çalışma, belirli bir işi yapmak için insanları işe almak anlamına gelir. Serbest çalışanlar işe alınmaz, yani bu tür çalışanların aylık maaş ödemelerine ve bundan vergi kesmelerine gerek yoktur. Maliyet etkindir ve bu nedenle birçok firma iş akışını organize etmek için bu özel yöntemi tercih eder. Ancak, serbest çalışanların "sorumsuzluklarından" korkan ve onları işe dahil etmemeye çalışan liderler var.

Ortak çalışma, serbest çalışma ve ofis işleri arasında bir ara bağlantı olarak adlandırılabilir. Küçük ekipler halinde veya uzaktan çalışan, ancak yine de bir vaka hakkında bilgi alışverişinde bulunmak için zaman zaman iş arkadaşlarıyla görüşmesi gereken kişiler için uygundur.

Teoride, herhangi bir meslekten bir kişi serbest veya ortak çalışma temelinde çalışabilir. Ancak gerçekte, iş akışını organize etmenin bu yöntemleri, web geliştiricilerinin, sanatçıların, reklamcıların vb. hizmetlerine ihtiyaç duyan şirketler tarafından uygulanmaktadır. Ve yaratıcı insanların kendileri, sıkı bir programa bağlı kalmak ve sıkıcı bir ofiste zaman geçirmek konusunda pek rahat değillerdir. onlar için. Öte yandan, tüm çalışanları serbest çalışan bir şirket bulmak çok ama çok zordur - hemen hemen her şirketin tam zamanlı çalışanları vardır.

Yarım gün nasıl çalışılır ve her şey nasıl yapılır: Gazprom'da kullanılan algoritma

Önemsiz e-postaları yanıtlamak, gecikmiş görevleri düzensiz bir şekilde tamamlamak için saatler harcadığınızda ve sonuç olarak hiçbir şey yapmaya zamanınız kalmadığında zaman kaybedersiniz. . Gazprom ve Dünya Bankası'nda danışman olan David Allen, bir liderin günde dört saat nasıl izin alabileceğine dair bir algoritma paylaştı. Kişisel bir yapılacaklar planlayıcısı size yardımcı olacaktır detaylı talimatlar makalede bulacağınız elektronik dergi"Ticari yönetmen".

Uyulması gereken iş akışının organizasyon ilkeleri

İş akışı organizasyon teknolojisi, birkaç temel kuralın zorunlu olarak uygulanmasını gerektirir:

1. Emek sürecinin içeriği optimal olmalıdır. Bir çalışanın tek tip bir iş yükü için rasyonel bir sıralama ve işte kullanılan tekniklerin en iyi kombinasyonu gereklidir. Aynı amaç, emek sürecinin yoğunluğunun ve ritminin doğru organizasyonunun yanı sıra çalışan için optimal bir zihinsel ve fiziksel aktivite kombinasyonunun geliştirilmesi ile de takip edilir. Bütün bunlar, üretimde iş bölümü ilkesini uygulayarak, iş oranını doğru hesaplayarak ve işletmeyi tüm modern ergonomik gereksinimleri karşılayan yüksek kaliteli ekipmanlarla donatarak başarılabilir.
2. İnsan ve teknoloji aynı anda hareket etmeli. Yani, ekipman açıkken, çalışan işyerinin bakımı, hazırlık / son işlerle meşgul olabilir veya yardımcı işçilik işlemleri yapabilir.
3. Bir iş akışını düzenlerken, bir çalışana hareketten tasarruf etme fırsatı sağlamanız gerekir.. Bu, iyi ekipman, net bir çalışma yeri düzeni ve en uygun araç düzenlemesi kurularak elde edilir.
4. Çalışanın yaptığı hareketler ayarlanmalı ve otomatizme getirilmelidir.. Çalışanın belirli bir süre için belirli bir miktarda enerji harcadığı beklentisiyle gerçekleştirilen iyi düşünülmüş bir dizi teknik, ritmin elde edilmesine yardımcı olur - ve vardiya sonuna kadar böyle devam eder. Otomatizm sayesinde, yani aynı işlemlerin uzun süre sürekli tekrarı, bir kişinin dikkati işin hızlı ve kaliteli performansına odaklanır.
5. Emek yoğunluğu da optimal olmalıdır.. İşletmedeki iş sürecinin organizasyonu, belirli işlemleri gerçekleştirme, faaliyetleri değiştirme, kastan sinir yüklerine geçme ve bunun tersi, üretim ortamının bir kişi üzerindeki etkisini en aza indirmeye özen gösterme rahatlığını ifade eder. Fizyoloji ve ekonomi alanındaki araştırmalar, işçinin yüklenme derecesini ve optimal üretkenliğin sağlanacağı işinin yoğunluk seviyesini ortaya çıkarmıştır.

Farklı işletmelerde üretim faaliyetinin koşulları büyük ölçüde değişebilir, bu da iş süreçlerinin organizasyonunun kendine has özellikleri olduğu anlamına gelir. Emek verimliliğinde bir artış elde etmek için, yukarıdaki gereksinimlerin tümünü belirli bir duruma uyarlamak gerekir.

Uygulayıcı anlatıyor

Yaşam tarzı iş merkezleri - iş akışını etkin bir şekilde düzenlemenin bir yolu

Svetlana Grigorieva,

NEOPOLIS İş Bölgesi Pazarlama Direktörü

İş süreci, çalışanların kendilerini rahat hissedecekleri ve kendilerini özgür hissedecekleri şekilde organize edilmelidir. Bir yaşam tarzı iş merkezi kullanmak iyi bir çözüm olacaktır.

Fikrin anlamı kendi adına yansır - "yaşam tarzı". Ofiste olmaktan hoşlanan ve ilgilenen bir kişi çok daha verimli çalışır. Ve şirketin yöneticileri bunu anlarsa, üretimdeki ana iş süreçlerinin organizasyonuna yeterince dikkat ederler.

İş akışını organize etmenin bir yöntemi olarak yaşam tarzı tarzı Batı'dan geliyor ve yaşı birkaç on yıllık. Hem yatırımcılar hem de kiracılar bu formata saygı duyuyorlar - Londra'daki Chiswick Park ve Prag'daki The Park satışı için Avrupa pazarındaki en büyük işlemleri hatırlamak yeterli. Bu tarz ülkemize çok uzun zaman önce gelmedi ve hala bir yenilik olarak kabul ediliyor.

Yaşam tarzı iş merkezleri, görünümlerini psikoloji, İK teknolojileri ve çalışma alanının optimal organizasyonu fikirlerinin birleşimine borçludur. İngilizce web sitesi Chiswick Park'ın zevk-iş alanı, “işten zevk almak” olarak tercüme edilir ve konseptin özünü tam olarak yansıtır.

Bu tür iş merkezlerinin en büyük avantajı, özelde her bir çalışan için ve genel olarak tüm şirket için rahat bir çalışma ortamı yaratma yeteneğidir. Bu ofis alanında sadece çalışmak uygun olmakla kalmaz, aynı zamanda bir kişi olarak da gelişebilirsiniz. Ve burada biri doğrudan diğerine bağlıdır: çalışan ne kadar rahat hissederse, o kadar iyi çalışır ve iş o kadar başarılı gelişir.

Bir yaşam tarzı iş merkezi kiralayarak, sizin için çalışan ekibin daha motive ve dolayısıyla daha verimli hale gelmesinin bedelini de ödersiniz. Tabii ki kira için ciddi paralar ödemeniz gerekiyor ama sonuç buna değer. Ayrıca, restoranlara ve doğaya yapılan ortak gezilerde çok tasarruf edebilirsiniz: İş merkezinde çalışanlar arasında yakın iletişim için ihtiyacınız olan her şey varsa neden bunu yapıyorsunuz?

İşin en ilginç yanı, bir yaşam tarzı iş merkezi kiralamak, şehir merkezindeki geleneksel bir ofisten yaklaşık 2-3 kat daha ucuza mal olacak. Yaşam tarzı tesisleri genellikle biraz daha uzak bölgelerde bulunur, ancak aynı zamanda onlara ulaşımla ulaşmak zor değildir. Bu tür ofisler ya yoğun otoyolların yakınında ya da metro istasyonlarının yakınında ve bazen havaalanından çok uzakta değil. Yakınlarda büyük ulaşım merkezleri yoksa, servis otobüsleri bu iş merkezlerine hatasız gider.

Yaşam tarzı iş merkezlerinin çoğu, oldukça geniş bir alanda bulunan alçak binalardır. Bu tür merkezlerin yerleşimi mükemmel bir şekilde düşünülmüştür: iş ve gayri resmi iletişim yerlerine ek olarak, rekreasyon alanları, sokakları olan parklar, kafeler ve restoranlar, spor sahaları ve kulüpleri vardır.

Bu çalışma alanı organizasyonu biçiminin özelliği, çalışanların şirketin yararına çalışmayı rekreasyon ve spor ile kolayca birleştirebilmeleridir. Bu şekilde düzenlenmiş bir yer, insanı kelimenin tam anlamıyla yaratıcılığa ve kişisel gelişime iter. Aynı zamanda iş ve günlük yaşam arasında gerekli denge sağlanır.

Yaşam tarzı iş merkezleri, çalışan motivasyonu ile başarılı iş geliştirme arasındaki bağlantının çok iyi farkında olan şirketler tarafından kiralanma eğilimindedir. Eğer bir iş yeri sıkıcı olacak, o zaman çoğu durumda etkili çalışmadan söz edilemez. Ve akılda tutulması gereken bir şey önemli nüans: benzer şekilde, çalışma alanı, faaliyetleri günlük müşteri kabulü ile ilgili olmayan şirketler veya şehir merkezinde ayrı bir merkez ofisi olan şirketler tarafından düzenlenir.

Bir işyeri düzenleme sürecinin aşamaları nelerdir?

Adım 1. Bir hedef tanımlayın.

İş akışını optimize etmek için tam tersi, yani önce ulaşılması gereken sonucu formüle etmeniz ve ardından bunu başarmak için ne yapılması gerektiğini düşünmeniz gerekir.

Çalışanlardan hangi günlük çıktının gerekli olduğuna karar verin. Bu durumda, “planlanmış”, “yapıldı” veya “yapılacak” kavramlarıyla çalışmak gerekli değildir - “yaptı” veya “yaptı” kelimelerini kullanın. Örneğin: "Çiti boyama işi bitti", "Bir gelir var."

Bundan sonra, istenen sonucu elde etmek için çalışanın bir saat, bir gün veya bir hafta önce ne yapması gerektiğini belirleyin. İşin özelliklerine göre zaman aralığını seçin. Ardından olayları bir kez daha geri sarın ve bir kişinin görevi tamamlamaya yönelik bir adım atması için hangi eylemlerin gerekli olduğunu öğrenin. Sonra yavaş yavaş işçinin adımlarını en başa, onun için görevi belirleme anına geri döndürün.

Halihazırda faaliyet gösteren bir işletme için çalışanların faaliyet sürecinin tanımının avantajları ve dezavantajları vardır. Birincisi, yeni bir şey oluşturmanıza gerek yok - sadece mevcut çalışma aşamalarını formüle eklemeniz gerekiyor. Dezavantajı, yöneticinin şu anda üretimde kullanılan, ancak kolayca vazgeçilebilecek eylemler ve faktörler de dahil olmak üzere iş sürecini organize etme arzusudur. Personelin eylemlerini yukarıdaki şemaya göre, baştan sona açıklarsanız, iş akışı, gereksiz olanları basitçe kaldırarak iyi bir şekilde optimize edilebilir.

Küçük veya orta ölçekli bir işletmeniz varsa ve çok fazla şey yapmaya hevesli değilseniz Detaylı Açıklama süreci, daha sonra 10-20 adıma bölmek yeterlidir.

Devreyi tamamen oluşturduktan sonra kontrol edilmesi gerekecektir. Bir önceki adım tamamlandıktan sonra bir sonraki adıma başlamanın mümkün olup olmadığını ve tüm eylemlerin toplamının şirket için bir kâr sağlayıp sağlamayacağını analiz etmek gerekir. Yalnızca iş akışının doğru organizasyonu istenen sonucu verecektir. Bir noktada sistem arızalanmaya başlarsa, bir geçici çözüm aramanız gerekecektir.

Aşama 2. Sonuçlar arasındaki geçişleri yazın.

Nihai hedef geliştirildiğinde ve ona giden adımlar belirlendiğinde, ara sonuçlar belirlenmelidir.

Şemayı basit kelimelerle açıklarsanız, kulağa şöyle bir şey gelecektir: “Böyle ve böyle numarasının altındaki kısım stokta. Böyle ve böyle bir zamanda, böyle bir atölyede olmalı. Bunun için ne yapılması gerekiyor? Bu doğru: parçayı bulun ve doğru yere taşıyın.

Başka bir örnek. "Verilen belge" ve "Verilen belge" kavramları arasında eşittir işareti koymak mümkün değildir. Ayrıntılı olarak anlatılması gereken bir geçişe ihtiyaç var: “Belgeyi kabul edin, sorumlu kişi ile tasdik edin ve ardından gideceği yere nakledin.”

Geçişleri geliştirdikten sonra, tüm diyagramı bir kez daha dikkatlice gözden geçirin. Elbette yeterince anlamadığınız nüanslar var. Bunun düzeltilmesi gerekiyor, aksi takdirde iş akışının organizasyonu yüzde yüz etkili olmayacak. Çoğu durumda, sorun benzersiz olmayacak, sadece bu prosedürün kim tarafından ve ne zaman formüle edildiğini aramanız gerekiyor.

Birçok girişimcinin bir sorusu olabilir: Yaratıcı çalışma böyle bir tanıma uygun mudur? İşin garibi, ama onunla birlikte problemler en az.

Bir şirkette oldukça zor bir durum gelişti. Web tasarımında yer alan uzmanlar tarafından kışkırtıldı. Patronlara işlerinin yaratıcı olduğuna dair güvence verdikten sonra çalışanlar siparişleri zamanında yerine getirmeyi bıraktı. Bahaneleri orijinal değildi: Bir sanatçının eseri düzenlenemez. Anlaşıldığı gibi, yapabilirsiniz. İş dünyasındaki herhangi bir süreç, tasarım düzenleri oluşturma, makale yazma, müzik besteleme süreci de dahil olmak üzere, adım adım bir açıklamaya uygundur. Web tasarımcılarının çalışmaları birkaç ardışık adıma bölündüğünde işler daha iyi hale geldi.

Şirketin saat gibi çalışması için, çalışanların tüm eylemlerini - binayı temizlemekten müşterilere telefon görüşmeleri yapmaya kadar - resmileştirmek gerekir.

Bir kişi ABD'ye gitti. Neredeyse dili bilmiyordu, ancak iş bulduğu şirkette renkli görüntüler içeren bir kitapçık şeklinde talimatlar verildi. Bu tür broşürler tüm misafir işçiler tarafından güvenildi, böylece İngilizce okuyamayanlar ne yapılması gerektiğini ve hangi sırayla yapılması gerektiğini resimler yardımıyla anlayabildiler. Yabancılar ancak bu notu ezberledikten sonra işe başlama hakkını aldılar.

İşten çıkarıldıktan sonra “hediyeyi” iade etmek gerekli değildi: ABD'de, her ciddi şirketin bu tür talimatların büyük bir stoğu vardır. Bunları Batılı işverenler için çalışanlara dağıtmak, insanları her türlü acele işten kaçınmaya ikna etmekten ve neredeyse parmaklarında herkese görevlerinin ne olacağını açıklamaktan çok daha kolaydır. Öte yandan yöneticilerimiz, eğer yeterince yetkinlerse, kendilerinden ne istendiğini ve zamanın hangi noktasında gerekli olduğunu her zaman açıkça bilirler.

Adım 3: Talimatları geliştirin.

Tüm ara adımlar ve aralarında gerekli bağlantılar bulunan ana sonuçlar düşünüldükten sonra, iş akışının organizasyonu pozisyonlara ve fonksiyonel sorumluluklara göre bir döküme ihtiyaç duyacaktır.

Başlamak için, işin hangi aşamalarının çalışanlara ihtiyaç duyduğunu ve hangilerinin gerektirmediğini belirleyin. Çalışansız yapamayacağınız aşamaları hesapladıktan sonra, sorumlulukları insanlar arasında dağıtmaya başlayın.

Çoğu zaman, bunun için dikey bir dağıtım ilkesi kullanılır, bu da belirli bir işi başından sonuna kadar yapan kişinin bundan sorumlu olduğunu ima eder. Bu çalışan talimatları biliyor farklı seviyeler, hem şirketin üst yöneticisinin hem de yüklenicinin görevlerini birleştirebilir. Ancak bu çözüm ideal olarak kabul edilemez, çünkü çok hoş sonuçlar mümkün değildir:

• Bu tür talimatlara erişimi olan bir çalışan, meslektaşlarına göre rekabet avantajına sahiptir. Bir gün bu talimatları birine “hediye edebilir”.
• Bu çalışanın gereksinimleri önemli ölçüde artmıştır.
• Bir kişi aniden ayrılmaya karar verirse, bu, tüm şirketin çalışmasını en olumsuz şekilde etkileyecektir, çünkü bu belirli çalışanın iş süreçlerinin organizasyonunun önemli bir bölümünün bağlı olduğu.

Bu nedenle dikey dağıtım ilkesi yerine Tetris sistemini kullanmak daha uygundur. Her çalışan en iyi yaptığı işi yapmalıdır. Ve nihai sonuç, tüm personelin ortak çabalarına bağlı olmalıdır.

Şirkette bu şekilde iş kurarsanız, olası tüm eksiklikler kolayca avantaja dönüştürülebilir. Şüphesiz bir yeteneği olan bir işle uğraşan bir kişi, gereksiz stres olmadan, hatasız ve zevkle çalışır, bu da işinin verimliliğini doğrudan etkiler ve şirkete para kazandırır.

Unutmayın: konum ve fonksiyonel sorumluluklar- Farklı şeyler. Bir pozisyon, aynı anda birkaç görevin yerine getirilmesini içerebilir.

Belirli pozisyonlara sahip çalışanlar için bir pozisyon listesi ve bir ihtiyaç listesi oluşturduktan sonra, şirketin ilgili bölümünün (veya bireysel bir personel memurunun) personel seçeceği talimatlar hazırlamanız gerekir. Bu belgelerin hem iş tanımlarına hem de iş sürecine bağlanması gerekir.

Ara sonuçları özetleyelim. Bir şirketin oluşturulması veya yeniden yapılandırılması, iş sürecinin organizasyonunu, iş tanımlarının hazırlanmasını, işe alma kurallarının oluşturulmasını ve ücret koşullarının geliştirilmesini içerir.

Ve bir şey daha: bir iş akışı yazarken, belgelerin bir çalışandan diğerine hangi biçimde aktarılması gerektiğini belirtmeyi unutmayın.

İş yerlerinin teknolojik süreçlerinin organizasyonu

İşyeri organizasyonu şu anlama gelir:

• işyeri unsurlarının içsel, rastgele meydana gelen etkileşimi;
• aynı etkileşim, yalnızca kasıtlı olarak yapılır;
• işyeri ve unsurları üzerinde dış düzensiz, rastgele etki;
• amaca yönelik, sistematik ve sürekli olarak işyeri üzerindeki etkisi.

Yukarıdakilerden, işyerlerinin organizasyonunun sadece yukarıdan gelen talimatlar ve önceden belirlenmiş kurallar nedeniyle değil, aynı zamanda çalışanın kendisinin çabaları, çevrenin etkisi ve diğer unsurların etkisi sonucu ortaya çıktığı anlaşılmaktadır. işyeri birbirinin üstüne.

İşyeri doğru organize edilirse, kişi belirli eylemlere çok daha az zaman harcar, ancak aynı zamanda yapılan işin kalitesi artar. Ayrıca, şirketin kârının ve rekabet gücünün artmasına katkıda bulunan hammadde, malzeme, enerji maliyetini azaltmaktan da bahsedebilirsiniz.

İş akışının organizasyonunun tüm unsurları birbiriyle yakından bağlantılıdır ve bu listedeki işyerlerinin düzenlenmesi son yerden uzaktır. Yetkili hazırlıkları, gerekli tüm alet ve cihazların kurulumunu ve sabitlenmesini, akışın kontrolünü içerir. teknolojik süreç, hatasız ekipman kontrolü vb.

İşletmede benimsenen işbölümü ve işbirliği biçimleri de işlerin örgütlenmesini ve sürdürülmesini büyük ölçüde etkiler.

İşyerlerinin düzeni ne kadar iyi düşünülürse, icracıların çalışma koşulları ne kadar rahat olursa, üretim ortamının olumsuz etkisi onları o kadar az etkiler. Çalışanın faaliyet sürecinde çok fazla stres yaşamaması ve bunun sonucunda fazla çalışmaması için işyerinin mevcut tüm standartlara uygun olarak donatılması gerekir.

İş süreçlerinin ve işlerin doğru organizasyonu, aşağıdaki görevleri çözmenize olanak tanır:

1. İTİBAREN maksimum fayda mevcut üretim alanını atın.
2. Mümkün olan tüm rasyonellikle, en önemsiz unsurlarını bile uygun bir şekilde düzenleyerek tek bir işyerini donatın.
3. İşyerini rahat ve konforlu hale getirin.
4. Çalışanları dış ve iç çalışma ortamının olumsuz etkilerinden koruyun.
5. İş yerlerinin kesintisiz ve senkron işleyişini ve kaliteli hizmetini sağlamak.

İşlerin düzenlenmesi için birleşik bir sistem, her işletmenin faaliyetlerinin özellikleri farklı olduğu için mevcut değildir. Ama eğer birkaçını takip edersen Genel kurallar Belirli bir iş grubuna uygulanabilen kuruluşlar, daha sonra çıktılarda çok iyi bir etki elde edilebilir. Ana şey, işleri belirli kriterlere göre sınıflandırmak ve bunlara göre organize etmek için en iyi seçeneği bulmaktır.

Fakat sınıflandırma özelliklerişirketin yönüne ve üretimin özelliklerine bağlı olacaktır. Bu detaylara ve daha birçok faktöre bağlı olarak iş yerlerinin organizasyonu ve bakımı yapılır.

Ancak, hangi işletme veya şirket olursa olsun, herhangi bir işyeri için genel şartlar vardır. Örgütsel, teknik ve psikofizyolojik olarak ayrılabilirler.

Birincisi, çalışan için en uygun araç ve gereç düzenlemesini, işyerinin rasyonel bakım olasılığını vb.

Teknik gereksinimler, işyerinin gerekli tüm ekipman, makine, iletişim vb. ile donatılması anlamına gelir.

Psikofizyolojik gereklilikler, işyerinin, çalışanların psikolojisi ve fizyolojisinin belirli özelliklerine uygunluğu anlamına gelir.

İş yerlerini organize etmek için genel kurallar şunlardır:

• iş yerlerinin donanımına ve uzmanlığına uygun olarak gerekli tüm şartları taşıyan;
• işlerin yetkin yerleştirilmesinde;
• düzenli bakımlarında.

• Kurumsal yönetimin iyileştirilmesi: dikkat edilmesi gereken alanlar

Bir kuruluştaki iş akışı nasıl kontrol edilir

Uygun kontrol olmadan, şirketin hedeflerine ulaşılması büyük bir soru olmaya devam ediyor. Kontrolün görevi, işletme yönetimini mümkün olduğunca verimli hale getirmektir.

Kontrol, uygulama sürecinde oluşturulan belirli standartlara uymalıdır. Ayrıca, elde edilen sonuçları analiz etmek ve belirlenen hedeflere uymuyorsa bir ayarlama yapmak gerekir.

Kontrol, birkaç görevi yerine getirmek için tasarlanmıştır: kuruluştaki işlerin durumunu değerlendirmek, daha sonra işlenen gerekli verileri toplamak ve hataları belirlemek. Diğer kontrol işlevleri, arızaların nedenlerini analiz etmek ve durumu düzeltmenin yollarını bulmak, hedeflere ulaşmak için yöntemler geliştirmek ve standart bir raporlama sistemi hazırlamaktır.

Kuruluşun iç düzenlemeleri, zorunlu olan normların ve çalışma davranışı kurallarının bir listesini içerir. İş disiplinini ihlal etmek için birkaç seçenek vardır: itaatin gözetilmemesi, bir görevi tamamlama sürecinde koordinasyonun başarısızlığı, çalışma saatleri ve dinlenme rejimini belirleyen kurallardan sapma, teknolojik standartları göz ardı etmek. Ayrıca, ikincisi, yalnızca üretim araçlarının işçi ve işveren tarafından kullanımına ilişkin kuralların dışına çıkmayı değil, aynı zamanda teknik sürecin zamanıyla ilgili hatalar yapmayı da ifade eder. Çalışanın çalışma süresinin ve dinlenme süresinin düzenlenmesi doğrudan ikincisinin özelliklerine bağlıdır. Emek kalıcı olabilir, faaliyet aşamaları arasında belirli molalar, gece, bir vardiya sırasında birkaç bölüme ayrılmıştır vb. Organizasyondaki çalışma sürecinde, itaat kurallarına uymalı ve çalışanların koordinasyonuna çok dikkat etmelisiniz. Bir kişi kendisine verilen görevi tamamlamamış veya uygunsuz bir şekilde yerine getirmemişse, bu disiplin suçu olarak kabul edilir.

Disiplin suçları üç tür olabilir:

• çalışan teknolojik standartları ihmal etti;
• çalışan, emek yönetimi sürecinde itaat ve koordinasyon normlarına uymayı reddetti veya uygunsuz yaptı;
• çalışan çalışma saatlerini ihlal etti, yani çalışma ve dinlenme zamanını düzenleyen iş ilişkileri normlarına uymaktan saptı - Sanat. Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 100.

Kuruluş tarafından kabul edilen normların bir çalışan tarafından ihlal edildiğini gösteren koşulların oluşturulması prosedürü, büyük ölçüde disiplin suçunun türüne bağlıdır.

Uzman görüşü

Gelişmiş çalışma kültürü disiplin ihlallerini önemli ölçüde azaltabilir

Mihail Plynsky,

Faber Elektroteknik Şirketi Genel Müdürü Orel

Bazı çalışanlarımız zaman zaman ihlal iş disiplini: Bazıları geç kaldı ve atlandı, ikincisi işten kaçtı, üçüncüsü hırsızlık yaparken yakalandı. Suçlu insanlarla ve ekiple kişisel olarak konuşarak bu sorunlarla başarılı bir şekilde başa çıktık - ancak kuruluşumuzun personeli 30-40 kişi olduğu sürece. Gelecekte iş büyüdü, yeni yönler ortaya çıktı ve çok daha fazla çalışanımız oldu.

Ondan sonra sorun had safhaya ulaştı ve radikal yöntemlerle çözülmesi gerektiğini anladık. Ancak yalnızca iyi organize edilmiş bir çalışma sürecine ve oldukça gelişmiş bir çalışma kültürüne sahip bir şirket ihlal olasılığını azaltabilir. Bunu oluşturmak için Harzburg ekip yönetimi modelini temel aldık, onun çerçevesinde kullanılan ana araçları inceledik ve ardından bunları çalışmalarımızda uygulamaya başladık.

• Verimli Üretim ve Kaizen: Uygulamalar ve Sonuçlar

Organizasyonda iş akışı optimizasyonu

İşletmenin karlılığını artırmayı amaçlayan bir dizi faaliyet olmadan iş akışının etkin bir şekilde düzenlenmesi imkansızdır. Her şey “Daha yüksek, daha ileri, daha iyi!” Formülüne göre yapılırsa, şirketin ilgili bölümünden geri dönüş daha büyük olacak, maliyetler önemli ölçüde düşecek, vb.

Yapılan tüm çabalardan sonra durum daha da kötüleşirse, optimizasyonun çok başarılı olmadığı kabul edilmelidir. Şubelerin çalışmalarını belirli bir sıraya göre geliştirmek gerekir. Aşağıdakileri yapın:

1. Optimizasyon ihtiyacını belirleyin.

Ayrı bir birimin çalışmalarını inceledikten sonra hem şirket yönetimi hem de kendisine bağlı sektörün çalışmalarının bir şekilde iyileştirilmesi gerektiğini gören ilgili departman başkanı bu sonuca varabilir. İkinci durumda, genellikle sistemin genel olarak iyileştirilmesi kastedilmektedir. Kuruluştaki iş akışını optimize etme fikri yetkililerden geliyorsa, kural olarak bu, belirli noktaları düzeltmeyi amaçlayan çok özel bir taleptir. Örneğin, şirket başkanı, belirli bir departmanın giderlerinin çok yüksek olduğunu ve azaltılması gerektiğini düşündü. Bu genellikle, çalışmaları şirketin kârını yalnızca dolaylı olarak etkileyen hizmetler için geçerlidir: personel departmanı, güvenlik mühendisliği sektörü, vb.

Ancak para biriktirme arzusu, kuruluşta planlanan reformların nedenlerinden sadece biridir. Çoğu zaman, sebep başka bir yerdedir: hizmet işlevlerini yeterince iyi yerine getirmiyor.

Talep formüle edilir edilmez, birimin yeniden yapılandırılması süreci başlar. Ve bu yöndeki ilk adım, bölümün misyonunun ve ekonomik işlevinin tanımlanması olacaktır.

Ne anlama geliyor? Düşünülmesi gereken bir şey var gibi görünüyor: satış departmanının görevi satmaktır, kurye hizmetinin işlevi teslim etmektir, reklam departmanının endişesi malları tanıtmaktır. Ne yazık ki, her şey çok daha karmaşık.

Modern Rus işi, bir şirkette belirli bir pozisyonda bulunan bir kişinin iş sorumluluklarının her zaman net olmadığı için farklıdır. Genellikle farklı organizasyonlardaki aynı pozisyon, tamamen farklı görevlerin yerine getirilmesini ima eder. Örneğin, pazarlamacıları ele alalım: bir şirkette, bu meslekteki bir kişi, diğerinde - kişisel satış yapmak için bir iş geliştirme konsepti geliştirmek zorundadır. Bir yerde İK yöneticileri çalışanları eğitir, onlara bir kurum kültürü aşılar ve bir yerlerde sadece insanları işe alırlar. Ve benzer bir durum şimdi çoğu yerli şirkette.

Bu nedenle, bir kuruluştaki belirli bir birimin çalışmasını iyileştirmeye başlamadan önce, bu departmanın şirketin genel yapısında nasıl bir rol oynadığını anlamanız gerekir.

Bu soruyu yanıtlamak ve kuruluştaki iş akışını daha da optimize etmek için şunlar gereklidir:

• çözümü bu birimin bölümünde olan görevleri belirlemek;
• şirkette işgal ettiği yeri öğrenin;
• birimin firmanın ekonomik bileşenindeki rolünü belirlemek.

Kuruluştaki iş akışını iyileştirmenin ikinci noktasına ancak birincisini tam olarak anladıktan sonra geçebilirsiniz.

1. Performans kriterlerini öğrenin.

Bu, optimizasyon çalışmasının en önemli aşamalarından biridir. Ayrıca, diğer tüm adımlar, ana kriter olarak tanımladığınız parametrelere bağlı olacaktır. Bu, önceki paragrafın geliştirilmesi sırasında elde edilen verilerin kullanışlı olacağı yerdir.

Analiz, belirli bir birimin başarması gereken hedeflere dayanmalıdır. Örneğin, güvenlik hizmetinin görevi, şirketin sahip olduğu maddi varlıkların çalınmasını önlemektir. Yani bölümün etkinliğinin ölçütü bu tür epizotların sayısındaki azalma/artış olacaktır.

Buna dayanarak, departmanın eylemlerinin etkinliği önceden formüle edilmiş görevler kullanılarak değerlendirilebilir.

Kesin bir değerlendirme yapmak mümkün değilse, bu, görevlerin formülasyonunda bir hata yapıldığı veya belirsiz ifadeler kullanılarak yazıldığı anlamına gelir. Bu durumda, kuruluştaki iş akışını optimize etmenin önceki aşamasına geri dönmeniz gerekir.

Ancak her şey doğru yapılırsa, bir sonraki adımın sırası gelir.

1. Belirli bir departmanın çalışmasından ne kadar memnun olduğunuzu değerlendirin.

Burada ayrıntılı açıklamalar olmadan yapabilirsiniz. Her departman için durum önceden seçilmiş performans kriterleri kullanılarak değerlendirilmelidir. En basit değerlendirme “tatmin edici / yetersiz” formatında olacaktır. Durumun daha derinden anlaşılması gerekiyorsa, rapor sayısal veriler temelinde oluşturulabilir. Sonuç olarak, şu veya bu departmanın beklentilerinizi nasıl karşıladığını açıkça göreceksiniz. Her şey yolundaysa - iyi. Müdahale gerekiyorsa, organizasyondaki iş akışını iyileştirmede bir sonraki adım atılmalıdır.

1. Optimizasyon problemlerini formüle edin.

Burada da belirli bir zorluk öngörülmemiştir. Tüm noktaları analiz ettikten sonra, en çok soruyu gündeme getirenlere daha fazla dikkat gösterilmelidir. Hedef belirlerken olumsuz terimler değil, olumlu terimler kullanmaya çalışın. Yani, çalışanlar için "mümkünse evlilik yüzdesini en aza indirmek" değil, "iş kalitesini iyileştirme" hedefini belirleyin.

Her şey, organizasyondaki iş akışını optimize etmek için hazırlıklar tamamlandı. Şimdi kararları eyleme geçirme zamanı.

1. Optimizasyon faaliyetlerini yürütmek.

Her durumda, herhangi bir işe başlamadan önce gösterge niteliğinde bir analiz yapmanız gerekir. Bu durumda, kuruluşun iç rezervlerinin belirlenmesi amaçlanacaktır. Bunu yapmak için önce ünite içindeki işlevlerin genel bir listesini yapın.

1. Her departman için işlevlerinin bir listesini yazın.

Bu liste, sadece belirli bir pozisyon için değil, tüm departman için hazırlanmış bir iş tanımına benzeyecektir. Bununla birlikte, belgenin belirli bir karmaşıklık açısından farklılık göstermemesi için, tam olarak uzmanlık alanlarına ayrılabilir. Sonuç, belirli bir departmanın çalışanları tarafından yapılması gereken görevlerin bir listesidir.

1. İşin ne kadar iyi yapıldığını değerlendirin.

Bu durumda birimin genel başarısını değil, her işlevi ayrı ayrı değerlendirmek gerekir. Bu sayede, çalışanlar arasında doğru bir şekilde dağıtılıp dağıtılmadığı ve tam olarak neyin “çekilmesi” gerektiği netleşecektir.

Peki, tüm sorunların bir çalışanın yetersiz çalışmasından kaynaklandığı ortaya çıkarsa. Onun yerine başka birini almaya değer ve tüm zorluklar ortadan kalkacak. Ne yazık ki, bu çok nadiren olur, çünkü takımdaki "zayıf halka" ilk bakışta fark edilir ve uzun zaman önce çözülebilirdi. Büyük olasılıkla, buradaki nokta farklıdır: organizasyondaki iş akışı, tüm departmanın zayıf çalışması nedeniyle "sayesinde" zarar görür.

Ancak, işlevlerin performansını değerlendirmek mümkün değildir. Bu durumda, mevcut kontrolün etkinliğini ve prensipte çalışıp çalışmadığını düşünmeniz gerekir.

1. Sübjektif faktörlerin işlevlerin başarısını ne kadar güçlü etkilediğini öğrenin.

Çalışanların kişisel özelliklerinin organizasyondaki çalışmalarının etkinliğini nasıl etkilediğini belirleyin. Çok farklı örnekler var. Bir kişinin yaşamı yavaşsa, anlık kararlar gerektiren işlerle başa çıkması pek olası değildir. Bu, bu çalışanın dengeli ve kasıtlı eylemleri içeren bir pozisyon önermesinin daha iyi olduğu anlamına gelir.

1. Bölüm içindeki faktörlere bağımlılığı bulun.

İş süreci, ekipte gelişen atmosfere göre düzenlenmelidir. Aklınızda bulundurun: "altın ortalamadan" herhangi bir yöndeki sapmalar, hem artı işaretiyle hem de eksi işaretiyle son derece istenmeyen bir durumdur. Çalışanlar ortak bir dil bulamazlarsa, birbirlerine karşı agresif davranırlarsa onlardan etkili çalışma bekleyemezsiniz. Bu, kişilerarası etkileşim eksikliği nedeniyle engellenir. Ancak aşırı derecede arkadaş canlısı bir ekibin dezavantajları da vardır - çalışma zamanlarını bir fincan çay ve acelesiz sohbetler için harcayan personel de verimli çalışmaya pek hevesli değildir.

İş akışının en yetkin organizasyonunu bile geçersiz kılan diğer faktörler not edilebilir. Aşağıdaki durumlarda sorunlar ortaya çıkar:

• süreç yeterince otomatik değil. Örneğin, belgeleri manuel olarak doldurmak zaman alıcıdır ve kârsızdır;
• çalışanların işlevleri çoğaltılır;
• iş sorumlulukları net bir sistem olmadan dağıtılır;
• Çalışanlar aynı anda birden fazla süpervizöre rapor verir.

1. İşlevlerin performansının, bölümün yetki alanı dışındaki faktörlere ne ölçüde bağlı olduğunu belirleyin.

İş akışının organizasyonunun gerçekten yüksek kalitede olması için, şunlara özel dikkat gösterilmelidir. dış faktörler. Genellikle, belirli bir birimin çalışmasının, bitişik bölümlerin olumsuz etkisi nedeniyle "yavaşlaması" olur. Kötü satın alma hizmeti? Diğer alanları kontrol edin: belki de sorun, muhasebe departmanının ödenmiş faturaları düzenlemede yavaş olmasıdır. Bu durumda, tedarikte çalışan kişilerle değil, muhasebecilerle ilgilenmenin gerekli olduğu açıktır.

Veya başka bir örnek: bir kuruluşun acilen yeni bir çalışana ihtiyacı var ama o hala orada değil. Bunun için suçlanacak olanın personel departmanı değil, önerilen adaylığın onaylanmasıyla çok fazla geciken başkan olması ihtimali var.

1. Gözlem için zaman ayırın ve ardından işlevlerin uygulanması için harcanan zamanın haritasını çıkarın.

İş akışının organizasyonundaki bu prosedür, son değerden uzaktır. Nasıl yapılır? Bir kalem, not defteri ve kronometre alın ve ardından birkaç gün departmanda "yerleşin". Departmandaki her çalışanın ne için zaman harcadığını hesaplayın. Çalışmanın sonuçları sizi şaşırtabilir. Örneğin, çalışanlardan birinin, çalışma zamanının çoğunu bir şey aramak için harcadığı ortaya çıkabilir. gerekli belgeler kim, yanlış anlama ile başka bir departmanda sona erdi.

Bu bilgilerin yararlılığı fazla tahmin edilemez: belirli işlerin hangi nedenlerle zamanında tamamlanmadığı hemen anlaşılır.

1. Zaman harcama haritasının sonuçlarına göre bir anket yapın.

Bir önceki noktayla ilgili gözlemlerinizi bir deftere yazdıktan sonra, çalışanlara şu soruyu sorun: Çalışma zamanlarının çoğunu neye harcadıklarını düşünüyorlar? Tüm cevapları kaydedin. Netlik için, verileri gözlemlerinizin sonuçlarıyla kolayca ilişkilendirebileceğiniz özel bir tablo oluşturabilirsiniz.

1. Çalışanlara durumun nasıl iyileştirilebileceğini sorun.

Etkinlik sadece demokratik bir tarzda değil, aynı zamanda çalışma sürecinin gelecekteki yetkin organizasyonu için de çok önemlidir. Her çalışanın işinde kendisini en çok neyin engellediği ve nelerin iyileştirilebileceği hakkında düşünmesine ve düşüncelerini ifade etmesine izin verin. Çok derin bir analiz beklemeyin - birileri yerde sigara içme odası olmamasından rahatsız olduğundan şikayet edebilir. Ancak tüm söylenenlerden, kesin sonuçlar çıkarmak kesinlikle mümkün olacaktır.

1. Aynı türden işlevleri seçtikten sonra, bunları birleştirmenin bir yolunu bulun.

Analitik için zaman geçti, iş akışının organizasyonunu özel olarak iyileştirmenin zamanı geldi. Benzer işlevler nasıl birleştirilir? Bunda zor bir şey yok. Aynı tür görevleri bir kişiye emanet etmeniz yeterlidir - böylece farklı çalışanlardan zaman almazlar. Örnek vermek kolaydır. Sisteme birincil belgelerin girilmesiyle ilgilenen bilgisayar operatörü, daha kalifiye çalışanları bu sorumluluktan kurtarabilir. Aynı şey satış departmanlarında arama yapan tele pazarlamacılar ve işe alım ajanslarındaki araştırmacılar için de söylenebilir. Aslında fazlasıyla yeterli seçenek var.

İşlevleri birleştirerek, yüksek ücretli uzmanların zamanından önemli ölçüde tasarruf edebilir ve ünitenin verimliliğini artırabilirsiniz.

1. İş akışlarını otomatikleştirin.

Modern iş giderek daha teknolojik hale geliyor ve her organizasyonda dijitalleştirilebilecek birçok düğüm var. Ana şey, otomasyonun işgücü verimliliğini artırmaya yardımcı olacağı çalışma alanlarını belirlemektir. Bazı departmanlarda, bu tür sistemlerin uygulanması, organizasyonun çalışanları rutin işlerden kurtulacağı, iletişim için fazladan zaman harcayacağı ve gerekli belgeleri araması nedeniyle verimliliği yüzde 100 artırabilir.

Tabii ki, otomasyon iş akışını düzenlemede önemli bir rol oynayabilir, ancak burada belirli bir şirketin ihtiyaçlarını geliştirmeniz gerekir. Ortak bir CRM'in devreye girmesiyle departmanların temel zorluklarının çözülmesi muhtemeldir. Böyle bir sistemin satın alınması planlanmıyorsa, birimin sorunlarının başka bir şekilde çözülmesi gerekecektir. Ancak, departmanın %100 dijital kontrolüne ihtiyacınız yoksa, kendi kendine yazılan programların yardımıyla her zaman bireysel işlevleri otomatikleştirebilirsiniz.

1. Personel eğitimine katılın.

Bireysel kuruluşlar için personel eğitimi önce gelir. Ancak burada çok şey bu kelimenin ne anlama geldiğine bağlıdır. Eğitim kendi başına bir amaç değil, bir iyileştirme aracıysa, bu tür nüanslara dikkat etmek gerekir:

• Personel eğitimi her zaman iş optimizasyonuna yol açmaz. Gerçek şu ki, mevcut tüm faktörleri hesaba katmak imkansızdır. İlk olarak, tüm çalışanlar aynı öğrenme yeteneğine sahip değildir. İkincisi, bazı personel yeterli motivasyona sahip olmayabilir. Üçüncüsü, tüm antrenörler yeterince nitelikli değildir. Dördüncüsü, eğitim kursu kuruluşun gereksinimlerine tam olarak uygun olmayabilir. Ve nüansların listesi burada bitmiyor.
• Bir çalışanı ancak şirkette yeterince uzun bir süre çalışmaya hazırsa eğitmek mantıklıdır. Aksi takdirde zaman ve kaynak israfı olacaktır.

Ancak, iş akışının yetkin organizasyonu için, çalışanların bir eğitim kursuna ihtiyacı varsa, o zaman mutlaka yapılmalıdır. Ana şey aynı zamanda sonuçları izlemek, bu uygulamanın departmanın verimliliğini nasıl artırdığının farkında olmaktır.

1. Optimizasyon beklentilerini değerlendirin

Zamanında optimizasyon, şirketin kârını önemli ölçüde artırabilir. Ancak, yukarıdaki tüm faaliyetlerin organizasyonu, belirli fonları tahsis etmek ve ardından istenen ekonomik etkiye ulaşılıp ulaşılmadığını bulmak zorunda kalacaktır. Burada, alınan iade ile karşılaştırılamayan finansal maliyetler gibi tehlikede olabilirsiniz. Ve burada, hangi dönüşümlerin yapılmaya değer olduğu ve hangilerinin yapılmadığı hakkında dikkatlice düşünmeye değer. İş akışının organizasyonunun kuralları, yalnızca zaman içinde kendileri için ödeme yapacak pozisyonlara para yatırmanın mantıklı olduğunu ima eder. Bir şeyden emin değilseniz, kötü düşünülmüş eylemler yalnızca hayal kırıklığını tehdit ettiğinden, yenilikleri reddetmek daha iyidir.

Uzmanlar hakkında bilgi

Svetlana Grigorieva, NEOPOLIS İş Bölgesi Pazarlama Direktörü. NEOPOLIS iş bölgesi, Rusya'daki ilk yaşam tarzı iş merkezidir. 2016 yılında Moskova'daki en büyük üç ofis gayrimenkul projesinden biri. Resmi site - neopolis.msk.ru. Çeyrek, dört adet 9 katlı ofis binasını ve 1360 araçlık iki yer otopark binasını içermektedir.

Mihail Plynsky, Elektrik şirketi "Faber" Genel Müdürü Orel. Faber. Faaliyet alanı: elektrikli ekipman üretimi, metal yapılar, pano ekipmanları için metal kasalar ve dijital bilgi ve iletişim teknolojisi. Organizasyon şekli: LLC. Personel sayısı: 250. Genel Müdürün görev süresi: 2004'ten beri. Genel Müdürün iş hayatına katılımı: işe alınmış bir yönetici.

9 kişilik bir ekiple çalıştığımı yazılarımda defalarca belirtmiştim. Bir yıl önce, onlarla iletişim kurmak için çeşitli anlık mesajlaşma programlarını ve sosyal ağları kullandım ve görevleri yayınlamak ve kontrol etmek için Google Drive ve Google E-Tablolar'ı kullandım.

Çünkü herkesin kendi tercihleri ​​\u200b\u200bvardır, VK'daki biriyle, postayla biriyle, Skype veya Viber'deki biriyle yazışmak zorunda kaldım. Ve aynı kişi bana hem orada hem de orada yazdı. Sırada ne bulacağınız açık gerekli bilgi son derece zordu.

Düzenli olarak ne kadar çok insanla çalışmaya başlarsam, bu o kadar fazla kafa karışıklığına yol açtı. Erişimi paylaştığım Google Drive'da giderek daha fazla kişisel klasör ve dosya ortaya çıktı ve yeni bir çalışana belirli bir dosyaya erişim vermek gerektiğinde, cehenneme dönüştü ve bunu aramak oldukça zaman aldı. çok dosya.

Ek olarak, bir kağıt defterde 15-20 kişisel günlük işim vardı ve bunları da elektronik forma aktarmak istedim, böylece tüm işler tek bir yerde saklandı ve her yerden - evde, ofiste, minibüste, plajda - kolayca erişilebilirdi. ya da kafe.

Bir noktada, tüm bunları takip etmekten bıktım ve tüm bu kaosu optimize etmeye karar verdim.

Farklı CRM sistemlerine göz atarak iş akışlarını optimize etmeye başlamam mantıklı. Kısa bir araştırmadan sonra Bitrix 24'e karar verdim. Bu sistemin bariz iki avantajı vardı:

1. İhtiyacım olan her şey buradaydı.
2. Bitrix 24, 12 çalışan için ücretsizdir.

Bitrix 24, 13,3 kat zaman tasarrufu sağladı!

Bitrix'in ilk lansmanı tabii ki beni üzdü. İlk başta, arayüz çok düşmanca görünüyor. Bazı menüler, alt menüler, yer imleri ve düğmelerden oluşan bir grup. Tüm bunlara alışmam bir haftadan biraz fazla sürdü ve yavaş yavaş oraya çalışanları eklemeye ve görevlerin bir kısmını Bitrix 24 ekosistemine aktarmaya başladım.

Bitrix'te ekiple çalışmanın ilk günlerinden itibaren, bunun çok uygun olduğu ve çok zaman kazandırdığı anlaşıldı. Daha önce bir görevi belirlemek ve çalışanları bu konuda bilgilendirmek 20 dakika sürdüyse, şimdi 1,5 dakika ve yalnızca birkaç tıklama aldı.

Önceki

Bu düzenleyici hakkında çok şey duydum ama yine de işlevselliğini test etme fırsatı bulamadım. Şu anda, sonunda Evernote'a ulaştığım için çok mutluyum çünkü gerçekten zaman kazandırıyor ve kafanızda beliren fikirleri unutmanıza izin vermiyor. Birkaç tıklama ile bir not oluşturabilir ve büyük miktarda bilgi nedeniyle artık bir şeyin kafanızdan uçup gitmesinden korkmazsınız.

Bu arada, kullandığım ilk iki günde Evernote'ta 27 not aldım 🙂

4'ü 1 arada!

Ama hepsi bu değil. Kişisel kaosu çözmeyi başardıktan sonra Bitrix 24 ile işi çalışanlarla ve kişisel görevleri birleştirmenin yollarını aramaya başladım. Amaç, mümkün olduğunca her şeyi tek bir yerde birleştirmekti.

Ve lanet olsun, yaptım!

Googling, resmi web sitesinde Evernote'u senkronize etmek için Bitrix 24 için bir uygulama buldum. Uygulama, Bitrix'e notlar yüklemenize ve bunlara dayalı görevler oluşturmanıza olanak tanır.

Son derece kullanışlı ve delicesine faydalı bir şey! Şimdi şöyle çıkıyor:

1. Minibüste, tuvalette, barda veya yatmadan önce üretilen fikirler.
2. Bitrix'teki çalışma anlarıyla ilgili yüklenen notlar ve bunlara dayalı olarak kendim ve çalışanlar için dağınık görevler.
3. KAR!!111

Çalışma planı

Artık tüm notlarınız, hatırlatıcılarınız ve fikirleriniz tek bir yerde olduğuna göre, gün, hafta ve hatta ay için kolayca iş planlayabilirsiniz.

Artık bir şeyi unutacağınızdan, bir olayı kaçıracağınızdan veya bazı karşı tarafın para ödemeyeceğinden korkamazsınız ve bu fark edilmeyecektir.

Bitrix 24 ile senkronize edilecek tek şey benim de kullandığım My Business hizmeti. Ama bildiğim kadarıyla Moёdelo bu konu üzerinde çalışıyor (şimdi sadece AmoCRM ile senkronizasyon var) ve belki yakında bu son sıkıntı da kapanacak.

Ne oldu?

Sonuç bu bağlantıdır:

• Google Drive + Google E-Tablolar + Bitrix 24 ile senkronizasyon - çalışanlar için.
• Evernote + Google Takvim ile senkronizasyon + Bitrix için Evernote uygulamasını kullanarak Bitrix 24 ile senkronizasyon - benim için.

Böylece, tüm iş görevleri, fikirler ve hatırlatıcılar, telefonda bulunan ve internetin olduğu dünyanın her yerinden erişilebilen Bitrix 24 adlı tek programda hemen görünür.

not

Tek sorun, okunacak makalelerin sayısı, onları okumak için zaman bulduğunuzdan daha hızlı birikiyor 🙂 Ama bu artık Pocket'in hatası değil.

Bu cehennem gibi hizmet ve programların yardımıyla iş akışlarını optimize etme konusundaki deneyimimin zamandan tasarruf etmenize, iş gününüzü yetkin bir şekilde planlamaya başlamanıza ve küçük şeyleri, mikro görevleri ve ilginç içeriği unutmanıza yardımcı olacağını umuyorum!

Ve birinin ekleyecek bir şeyi varsa, lütfen yorumlara yazın!

Zaman genellikle hafife alınan bir kaynaktır. Ne kadar ve neye harcandığı çoğu zaman net değildir. Elbette insanlar robot değildir ve her zaman çalışamaz, emek harcar. Çalışma günü boyunca küçük molalar bile kabul edilir. Ancak duraklamalar uzarsa ve çalışma süresi etkin bir şekilde kullanılmazsa. Düşünmeye ve kararlı adımlar atmaya değer. Sonuçta, zaman kaybı doğrudan para kaybı ile ilgilidir.

İş organizasyonunun dezavantajları

Hepsinden kötüsü, eğer iş hiç organize değilse. Her çalışan, o anda önemli olduğunu düşündüğü bir görevi yerine getirir. Aynı zamanda, başka bir çalışan, meslektaşının beklediği belgeyi başlatmadığından bile şüphelenmeden yarım gününü işsiz geçirebilir. Genellikle liderlerin kendileri zaman kaybına katkıda bulunur. Bir görev belirlerler, beş dakika sonra, yarım saat sonra bu görevleri ertelemeleri ve başka işler yapmaları emredilir. Bu nedenle, lider kendini, görevlerini organize ederek başlamalıdır. Bir yöneticinin işi, iş akışlarını düzenlemek, görevler için öncelikler belirlemektir.

Kaynak eksikliği, iş organizasyonundaki eksikliklere de bağlanabilir. Örneğin, yazıcıda beklenmedik bir şekilde kağıt bitti. Ve garip bir şekilde, hiç yok. Ofiste bir telefon var ve çalışanlar sırayla kullanıyor. Sırasını bekleyen çalışanlar hiçbir şey yapmamayı tercih ediyor.

Çalışma saatlerinin, standartların, zaman dilimlerinin muhasebesinin olmaması

Çalışma süresinin muhasebesi, varlığıyla zaten disipline ediyor. Çoğu zaman çalışanlar başın iyiliğinden yararlanır. "İş için" başka bir gezi, çalışana kuaföre gitme, alışveriş yapma ve bir arkadaşını ziyaret etme fırsatı verir. Yönetici periyodik olarak kontrol etse bile geçicidir. Birkaç hafta sonra yine mesai saatlerinde işinizi çözebilirsiniz. Bu nedenle çalışma süresinin muhasebesinin, kontrolün, sabit olması önemlidir. Özellikle çalışanların yüksek emek verimliliği göstermediği ve şirketin az kazandığı durumlarda.

Görevler için zaman çerçeveleri, son tarihler belirlemek mantıklıdır. Çoğu durumda, birçok iş türü için bu kabul edilebilir. Bir çalışan ayrılan süreyi karşılamıyorsa, nedenini her zaman görebilir ve gerekirse bir dahaki sefere daha fazla zaman verebilirsiniz.

Görevler basitse, sıklıkla tekrarlanıyorsa, zaman standartlarını belirleyebilirsiniz.

Projelerde iş programı büyük önem taşımaktadır. Hiç kimse buna uymuyorsa, lider veya proje yöneticisi "neden böyle" sorusunu düşünmelidir.

Alternatif çalışma ve dinlenme zamanı

Liderlerin çok ileri gittiği zamanlar vardır. Çalışanlar tüm günün eşiğinde aktif bir modda çalışıyor. Sonuç olarak, üretkenlik düşer, normal yorgunluk nedeniyle görev yürütme süresi ertelenir. Zamanla, yorgunluk gelişebilir kronik yorgunluk ve değerli bir çerçeve kayıp olarak kabul edilebilir. Yönetici, çalışanlara, kişisel ritimlerine yakından bakmalıdır. Ayrıca mümkünse bireysel olarak uygun bir çalışma programı oluşturun.

İş akışındaki duraklamaları dikkate almakta fayda var. Her bir saatlik çalışmadan sonra beş ila on dakika dinlenmek verimliliği düşürmez. Ciddi, yoğun projelerden sonra bir dinlenme günü ayarlamak oldukça mümkündür. Yorgun, psikolojik ve zihinsel olarak yorgun çalışanlar istenilen sonucu vermeyecektir.

Zorunlu kesinti

Çalışma sürecinde, nesnel nedenlerle aksama süresi hala mümkündür. Bu tür duraklamalar, çalışma ruh halini ciddi şekilde etkiler, işçilerin şevkini soğutur. Bu nedenle, liderin bu duraklamaları doldurması güzel olurdu. Doğal olarak, şirketin ve bireyin yararına. Çünkü çoğu durumda çalışanlar boşlukları kendileri doldurur, iletişim kurarlar. sosyal ağlarda, anlık mesajlaşma programları, eğlence siteleri. Bu nedenle, duraklama sona erdiğinde bile çalışan böyle bir eğlenceden kopmak istemez.

Bir çalışan, zorunlu duraklamaları kişisel gelişim ile doldurabilir. Örneğin, bir test yapın. Ya da bir farkındalık egzersizi yapın. İş yerinde bir kitap okuyun, profesyonel bir web sitesini ziyaret edin. Burada liderin rolü yüksektir, çünkü kendisi böyle bir süreci kurabilir ve boş yere zaman kaybetmeyenleri cesaretlendirebilir.

Sonunda, duraklamalar masaüstlerinde, ofiste ve ofisin yakınında temel toplama ile doldurulabilir.

Bazı durumlarda, zorunlu kesintileri ortadan kaldırmak için esnek programlar kullanılabilir. Örneğin, tasarımcının tasarımı bitireceği ve en geç öğle yemeğinden önce düzen tasarımcısına vereceği bilinmektedir. Bir düzen tasarımcısı neden sabahları gelir? Belki bu zamanı kendisi için daha büyük bir fayda ile geçirecek ve sadece minnettar olacaktır.

Çalışma süresinin optimal kullanımı doğrudan yöneticiye bağlıdır. Bu nedenle, verilen ipuçlarını, yeteneklerinizi maksimumda kullanın ve çalışma süresini optimize etmek için kendi yollarınızı arayın.

Çalışanların çalışma saatlerini nasıl ve ne şekilde harcadıklarını görmek istiyorsanız, çalışanların harcadığı zamanı tahmin etmek için bir aracı olan ücretsiz olanı deneyeceğim. Bağlantıyı kullanarak kaydolun ve çalışanlarınızı programa davet edin.