"Kadrovsko pitanje", 2012, N 8

UPUTE ZA RAD: NIJANSE DIZAJNA

U skladu sa Sveruskim klasifikatorom upravljačke dokumentacije (OKUD OK 011-93), opisi poslova klasificirani su kao skupina dokumenata organizacijske i regulatorne regulative poduzeća. Oni su dio jedinstvenog sustava organizacijske i upravne dokumentacije, odnosno skupa dokumenata koji uređuju pitanja upravljanja, interakcije, podrške i reguliranja aktivnosti pojedinih službenika ili kategorija službenika.

Suvremeni uredski rad definira opis poslova kao pisani organizacijski i regulatorni dokument koji jasno regulira pitanja upravljanja, interakcije, izvješćivanja, osiguravanja i reguliranja aktivnosti određenog službenika poduzeća i utvrđuje postupak za korištenje od strane tih osoba u njihovim aktivnosti kako odredbi relevantnih zakonodavnih akata tako i internih propisa poduzeća (naredbe, upute itd.).

Ispravno razvijeni, usklađeni opisi poslova osiguravaju:

Racionalna podjela rada između zaposlenika poduzeća;

Jednoliko "opterećenje" radnika;

Optimalna raspodjela rada (zadaci, upute) između zaposlenika, uzimajući u obzir kvalifikacije potonjih i ovisno o njihovoj složenosti;

Mogućnost pravovremene i učinkovite kontrole zaposlenika;

Razumijevanje odgovornosti zaposlenika za određene dužnosti.

Osim toga, prisutnost opisa posla značajno ubrzava obuku novozaposlenih zaposlenika, kao i zaposlenika poduzeća premještenih na nova radna mjesta.

Vrlo važna karakteristika opisa posla je njegova bliska povezanost s dokumentima koji se odnose na druge skupine dokumentacije - posebno s ugovorom o radu, kao i s dokumentima o registraciji disciplinski postupak. Ugovor o radu može sam sadržavati glavne odredbe opisa posla, a mnogi su menadžeri zadovoljni samo ovim dokumentom. Međutim, ako se u ugovoru o radu pri opisu poslova radnika navodi da mu se mogu povjeriti ne samo poslovi izričito navedeni u ugovoru, već i drugi poslovi koji su poslom u njegovu nadležnost, opisa i drugih lokalnih propisa, u ovom slučaju, prisutnost službenih uputa u sustavu dokumentacije poduzeća je obavezna. U slučaju radnih sporova (kako unutar poduzeća tako i sudskih), prilikom utvrđivanja stupnja krivnje u počinjenju stegovnog prijestupa, između ostalog, u pravilu se uzima u obzir koliko je zaposlenik potpuno i točno poštivao relevantne odredbe opisa poslova.

Opis posla, kao lokalni normativni akt poduzeća, podrazumijeva postojanje posebnih zahtjeva za sadržaj, strukturu, stil prezentacije i dizajn. Najvažniji zahtjevi za sadržaj opisa posla su jasnoća, informativnost i uvjerljivost. Pritom se jasnoća sadržaja postiže njegovom izuzetno preciznom formulacijom kako pojedinih rečenica, tako i cjelokupnog teksta u cjelini. Informativni kapacitet sadržaja osigurava se uključivanjem rečenica u tekst koje kombiniraju minimalan broj vokabularnih jedinica s maksimalnim semantičkim opterećenjem. Što se tiče uvjerljivosti sadržaja, ispunjenje ovog zahtjeva u odnosu na opis posla ovisi prvenstveno o tome koliko su njegove semantičke komponente dosljedno smještene u tekstu i koliko logično izgleda konstrukcija cjelokupnog teksta dokumenta.

Kao temelj za izradu sadržaja nacrta opisa poslova preporuča se koristiti relevantne odredbe Priručnika o kvalifikacijama za radna mjesta radnika, prilagođavajući ih specifičnim uvjetima poduzeća i odgovarajuće strukturne jedinice.

Postoje i općeprihvaćeni formati za opis poslova. Općenito, opis poslova treba što je moguće konciznije, nedvosmislenije i jasnije obuhvatiti sljedeća pitanja vezana uz aktivnosti zaposlenika:

Naziv radnog mjesta i njegovo mjesto u organizacijskoj strukturi poduzeća;

Zadaci dodijeljeni zaposleniku;

Status zaposlenika, postupak njegovog imenovanja na položaj i razrješenja s položaja;

Osnovni kvalifikacijski zahtjevi za zaposlenika;

Osnovni zahtjevi za zaposlenika u odnosu na posebna znanja, odredbe zakonodavnih i drugih regulatornih pravnih akata itd.;

Radne funkcije dodijeljene zaposleniku;

Vrste poslova ili poslova koje zaposlenik obavlja u okviru poslova koji su mu dodijeljeni;

Osnovni zahtjevi za zaštitu na radu, čije je poštivanje obvezno za zaposlenika;

Ovlasti zaposlenika, njihov kratak opis;

Odnos zaposlenika s drugim službenicima poduzeća;

Mjere odgovornosti, čija je primjena predviđena u odnosu na zaposlenika u vezi s neizvršavanjem ili nepravilnim obavljanjem njegovih radnih funkcija;

Postupak izmjene i dopune opisa poslova.

Izrada opisa poslova

Sastav detalja opisa poslova u skladu sa zahtjevima Sec. 2 GOST uključuje:

Naziv vrste dokumenta;

datum dokumenta;

Registarski broj dokumenta;

Mjesto sastavljanja ili objave dokumenta;

Pečat odobrenja dokumenta;

Naslov teksta;

Tekst dokumenta;

Oznaka o prisutnosti aplikacije;

Potpis;

Pečat odobrenja dokumenta;

Odobrenje dokumenata za vizu;

Oznaka o ovjeri preslike isprave;

Napomena o izvođaču;

ID elektroničke kopije dokumenta.

Naziv organizacije - autor (programer) dokumenta mora biti naveden u cijelosti, u strogom skladu s nazivom utvrđenim u njegovim sastavnim dokumentima. Pojasnimo da su nazivi organizacija vezani uz nadležnost subjekata Ruska Federacija koji uz državni jezik Ruske Federacije (ruski) imaju svoj državni jezik, moraju biti naznačeni na oba jezika.

Neposredno iznad punog naziva organizacije-autora (programera) navodi se skraćeni ili, u nedostatku takvog, puni naziv više organizacije (upravljačko tijelo (tijelo)) (ako postoji). Skraćeni naziv organizacije-autora (razvojnika) naveden je u slučajevima kada je sadržan u njegovim konstitutivnim dokumentima.

Naziv zasebnog strukturnog odjela organizacije - podružnice, teritorijalnog ureda, predstavništva itd. - Naveden je ako je autor (programer) dokumenta.

Naziv vrste dokumenta mora odgovarati vrstama dokumenata predviđenim OKUD-om (klasa 0200000 - "Organizacijska i upravna dokumentacija"). Šifra opisa poslova kao elementa organizacijsko-administrativne dokumentacije je 0253051.

Naziv vrste dokumenta nalazi se jedan ili dva retka ispod posljednjeg retka varijable "Naziv organizacije". Za prikaz naziva vrste dokumenta može se koristiti font podebljan i(ili) velikim slovima: UPUTA ZA POSAO (UPUTSTVO ZA RAD).

Datum isprave je rekvizit u kojem se bilježi vrijeme odobrenja, potpisivanja i sl. isprave. U slučaju koji razmatramo, to je datum odobrenja opisa posla (pogledajte dolje za odobrenje dokumenta i odgovarajuće detalje). Datum dokumenta naveden je odmah nakon što ga službena osoba s odgovarajućim ovlastima odobri. Datum isprave nalazi se jedan ili dva reda ispod rekvizite "Naziv vrste isprave", uzimajući u obzir vrstu obrasca na kojem se izdaje opis poslova.

Registarski broj dokumenta je broj koji mu je dodijeljen u skladu s pravilima za registraciju dokumenata u organizaciji. Razjasnimo to Matični broj opis posla, uz serijski broj dodijeljen dokumentu kao dijelu funkcionalne podskupine (podskupina uputa kao dio skupine organizacijske i regulatorne dokumentacije), može uključivati ​​i druge konvencionalne digitalne oznake, kao što su: indeks predmeta (u koji treba pohraniti kontrolni primjerak opisa poslova) prema nomenklaturi poslova organizacije, simbolički simbol naziva vrste dokumenta, podaci o izvršitelju dokumenta itd. Registarski broj dokument se nadopunjuje simbolom broja „N“ i navodi se u istom retku s rekvizitom „Datum dokumenta“ (desno od zadnjeg) odmah nakon odobrenja nacrta opisa poslova – uz potvrdu o primitku. za prijavu, vodeći računa o vrsti obrasca na kojem je izdan opis poslova.

Mjesto na kojem je dokument sastavljen naznačeno je ako ga nije moguće odrediti varijablom "Naziv organizacije" - na primjer, ako naziv organizacije ne sadrži relevantne podatke. Naprotiv, od naziva „Nedržavni obrazovna ustanova"Tverski centar za dječju kreativnost" slijedi da je mjesto pripreme opisa posla grad Tver, pa stoga u ovom slučaju nema potrebe koristiti ovaj rekvizit prilikom obrade dokumenta.

Mjesto sastavljanja ili objave opisa poslova naznačeno je u skladu s prihvaćenim sustavom administrativno-teritorijalne podjele, dok je za pravne osobe mjesto pripreme dokumenta, u pravilu, je njegovo mjesto, određeno mjestom državne registracije (na tzv. pravnoj adresi) organizacije. Imena naselja koja su navedena kao mjesto izrade opisa poslova, po potrebi se mogu dopuniti općeprihvaćenim kraticama.

Štambilj isprave je rekvizit koji njenom sadržaju daje normativni ili pravni karakter. Općenito, pečat suglasnosti na opis poslova sadrži: riječ ODOBRAVAM (velikim slovima, bez navodnika), naziv radnog mjesta osobe ovlaštene za davanje suglasnosti na opis poslova, potpis i dešifriranje potpisa (inicijali , prezime, kao i datum odobrenja, sastavljen u skladu s gornjim pravilima, ali češće na verbalno-numerički način). Što se tiče opisa poslova, primjena ovakvog pristupa je opravdana ako je potrebno istovremeno provesti više od jednog opisa poslova. Osim toga, nalozima viših organizacija (upravljačkih tijela (organa)) mogu se odobriti opisi poslova prvih osoba (čelnika) organizacija koje imaju podređeni položaj u odnosu na te organizacije (tijela).

Pečat o suglasnosti isprave nalazi se u gornjem desnom kutu prednje strane prve (naslovne) stranice opisa radnog mjesta.

Naslov teksta treba kratko i točno odražavati sadržaj i funkcionalna namjena dokument. Naslov teksta opisa posla mora biti u skladu s naslovom dokumenta i obično se formulira u genitivnom padežu (na primjer, "opis posla računovođe").

Naslov teksta nalazi se jedan ili dva reda ispod traženog "Mjesto dokumenta". Prilikom postavljanja detalja uzima se u obzir vrsta obrasca na kojem je dokument izvršen.

Tekst opisa posla sadrži glavni semantički sadržaj dokumenta. U skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije i konstitutivnih entiteta Ruske Federacije, tekst opisa poslova može biti sastavljen na državnom jeziku Ruske Federacije ili na državni jezici subjekti Ruske Federacije.

Kao što je ranije navedeno, za opis posla, najtipičniji prikaz njegovog glavnog semantičkog sadržaja je u obliku koherentnog teksta, koji je gramatički i logički dosljedan podatak o ovlastima, odnosima i odgovornostima odgovarajućeg službenika (kategorija zaposlenika) . Prilikom uključivanja tablica u tekst opisa posla trebate:

Navedite stupce i retke tablice s naslovima izraženim imenicama u nominativu;

Povežite podnaslove stupaca i redaka u tablici s naslovima.

Glavni elementi strukture teksta opisa poslova - odjeljci - moraju imati nazive i numeraciju izrađene rimskim brojevima. Za prikaz naslova odjeljaka može se koristiti font velikim slovima: OPĆE ODREDBE. Točke se ne koriste na kraju naslova.

Stavci i podstavci nemaju imena i numerirani su arapskim brojevima u odgovarajućim odjeljcima.

Ako je opis poslova izrađen na temelju (na temelju) dokumenata (na primjer, organizacijskih i administrativnih) drugih organizacija (organa upravljanja (tijela)) ili prethodno izdanih dokumenata (na primjer, standardnog opisa poslova), tada je ovaj treba spomenuti u tekstu.

Tekst opisa posla nalazi se jedan ili dva retka ispod posljednjeg retka atributa "Naslov teksta", obostrano obostrano. Kada se tekst opisa poslova nalazi na dvije ili više stranica, one se, osim naslova (prva), numeriraju. Stranice dokumenta numerirane su arapskim brojevima u rastućem redoslijedu. Brojevi stranica navedeni su u sredini gornje margine. Ne stavljaju se točke iza brojeva koji označavaju brojeve stranica.

Oznaka o podnesenoj prijavi koristi se prilikom izrade opisa poslova u sljedeća dva slučaja:

1. Opis poslova, koji obavlja funkciju glavnog dokumenta, ima prijavu (prijave). Ako se prijava (prijave) na dokument spominje u tekstu opisa posla, tada se oznaka prisutnosti prijave stavlja jedan ili dva retka ispod zadnjeg retka atributa "Tekst", na primjer, kako slijedi: : "Prijava: 3 lista. u 1 primjerku. ".

Ako opis posla ima dodatak koji nije naveden u tekstu, tada se sastavlja bilješka o njegovoj prisutnosti na sljedeći način: "Dodatak: raspored obilaska i pregleda zaštićenog objekta za 1 list u 1 primjerku."

Napomena o prisutnosti aplikacije, koja zauzvrat ima prijavu, sastavlja se na sljedeći način: "Prijava: raspored zaobilaženja i pregleda zaštićenog objekta i prijava na njega, samo 2 lista."

Također napominjemo da aplikacije u dokumentu moraju biti potpisane od strane izvršitelja (programera) aplikacije ili njihovih neposredno nadređenih (čelnika ustrojstvenih jedinica u kojima je pojedina aplikacija razvijena). Potpis (potpisi) ispod prijave sastavljen je u skladu s pravilima predviđenim za registraciju rekvizita "Potpis" (vidi dolje).

2. Opis poslova je dodatak drugom dokumentu, na primjer, organizacijski i administrativni (nalog), u skladu s kojim se odobrava i (ili) stavlja na snagu. U tom slučaju odgovarajuća oznaka nalazi se u gornjem desnom kutu naslovne stranice opisa radnog mjesta.

Oznaka sadrži riječ "Prijava", odvojenu od nje razmakom, znak "N", dopunjen kroz razmak arapskim brojem koji označava redni broj prijave, naziv vrste dokumenta na koji se odnosi opis posla. nalazi se u prilogu, njegov datum i registarski broj.

Za prikaz oznake, kako je predviđeno GOST-om, može se koristiti font velikim slovima: DODATAK. Dopušteno je centrirati ovu riječ, kao i naziv dokumenta, njegov datum i registarski broj u odnosu na najduži red atributa unutar zone njegovog položaja.

Potpis - pojedinosti dokumenta, koji je propisno izvršen vlastoručni potpis ovlaštene službene osobe. Elementi ovog rekvizita, osim vlastoručnog potpisa (osobnog potpisa), su: naziv radnog mjesta osobe koja je potpisala ispravu (puno ako isprava nije izdana na memorandumu, a skraćeno na ispravi koja se sastavlja na pripadajućem obrascu), kao i prijepis potpisa s inicijalima i prezimenom osobe koja je dokument potpisala.

Potpis se nalazi jedan ili dva retka ispod posljednjeg retka atributa "Oznaka prisutnosti aplikacije".

Pečat odobrenja dokumenta - rekvizit kojim se izražava suglasnost organizacije koja nije autor dokumenta sa sadržajem potonjeg. Ovaj se atribut koristi samo u slučajevima kada je nacrt opisa posla, iz ovog ili onog razloga, podložan vanjskom dogovoru s dionicima, uključujući kako bi se procijenila valjanost sadržaja projekta, njegova usklađenost sa zakonodavstvom, propisima i odlukama uprave koje su ranije preuzele relevantne organizacije (upravna tijela (vlasti)).

Pečat suglasnosti na dokumentu sadrži riječ DOGOVOREN (bez navodnika, velikim slovima), naziv radnog mjesta osobe s kojom se sklapa ugovor, uključujući i naziv organizacije čije je interese ova osoba ovlaštena zastupati, njegov potpis i datum odobrenja. Ako zainteresirane strane imaju primjedbi na sadržaj nacrta opisa poslova, pečat suglasnosti dokumenta se ne potpisuje dok se ovo pitanje ne riješi između organizacije-autora (izrađivača) i organizacije s kojom se sklapa ugovor.

Pečat odobrenja isprave nalazi se jedan ili dva retka ispod posljednjeg retka potrebnog "Potpis". U nekim slučajevima (na primjer, ako je potrebno istovremeno uskladiti značajan broj dokumenata iste vrste, kombiniranih u jedan dokumentacijski paket), dopušteno je sastaviti pojedinosti na posebnom listu - takozvanom listu odobrenja.

U tom slučaju, na nacrtu dokumenta neposredno prije potrebnog "Potpisa" (na slobodan prostor) naznačeno je: "U prilogu je ugovorni list". Ispunjeni obrazac odobrenja potpisuje i datira ovlašteni službenik organizacije - autor (izrađivač) dokumenta, nakon čega se prilaže nacrtu dokumenta i zajedno s njim predaje na potpis.

Viza za odobrenje dokumenta uključuje naziv radnog mjesta osobe s kojom se vrši odobrenje, uključujući naziv strukturne jedinice, njezin potpis i datum odobrenja. Ako zainteresirane osobe imaju primjedbe (primjedbe, sugestije i sl.) na sadržaj nacrta opisa poslova (općenito ili pojedinih njegovih odredbi), o tome se sastavlja odgovarajuća zabilješka.

Viza za odobrenje dokumenta nalazi se jedan ili dva retka ispod zadnjeg retka rekvizite "Odobrenje izmjene", au nedostatku - ispod zadnjeg retka rekvizite "Potpis".

U velikim organizacijama s velikim organizacijskim strukturama, nacrti dokumenata organizacije, u pravilu, šalju se na interno odobrenje službenicima financijskih, ekonomskih i drugih službi, pravniku organizacije, kao i zamjeniku voditelja organizacije, koji je nadležan za problematiku (usmjeravanje) aktivnosti na koje utječe sadržaj projektnog dokumenta. Primjedbe (prijedloge) na nacrt dokumenta zainteresirane strane mogu podnijeti na posebnim listovima koji su priloženi nacrtu dokumenta i prethodno potpisani i datirani od strane nadležnih službenika organizacije.

S obzirom na činjenicu da je opis posla interni organizacijski i regulatorni dokument organizacije, čiji se izvornik (prva kopija) koristi isključivo u organizaciji, u skladu s GOST R 6.30-2003, vize za odobrenje dopuštene su na dnu poleđine zadnjeg lista izvornog dokumenta. Osim toga, prema nahođenju organizacije, dopušteno je odobrenje dokumenta pojedinačno.

Oznaka o ovjeri preslike isprave stavlja se samo na preslike opisa poslova. Rekvizit sadrži ovjerovni natpis "Vrijedi", naziv radnog mjesta osobe koja je ovjerila presliku, njen potpis i datum ovjere. Korištenje otiska pečata za ovjeru kopija dokumenata dopušteno je prema nahođenju organizacije. Oznaka o izvršitelju sadrži inicijale i prezime izvršitelja isprave, te telefonski broj na koji ga se u slučaju potrebe može kontaktirati. Bilješka o izvođaču nalazi se na prednjoj ili stražnjoj strani posljednjeg lista dokumenta lijevo Donji kut.

Identifikator elektroničke kopije dokumenta uključuje naziv datoteke na mediju stroja, kao i datum i drugi skup podataka pretraživanja u organizaciji. ID elektroničke kopije dokumenta nalazi se u donjem lijevom kutu svake stranice dokumenta, na primjer:

Sekretar:\\E:\Opći dokumenti\Opisi poslova\\Voditelj prodaje. rtf.

Opći postupak izrade opisa poslova

Ovisno o složenosti i veličini organizacije, izradu opisa poslova obično provode voditelji kadrovskih službi ili neposredni nadređeni, u čijoj je podređenosti opisano radno mjesto. Obično se zadatak pripreme opisa poslova pojavljuje u sljedećim situacijama:

Prilikom stvaranja nove organizacije, podružnice ili odjela;

Prilikom uvođenja u organizacije novi položaj, na primjer, u vezi sa stupanjem na snagu promjena u rasporedu osoblja organizacije;

Prilikom promjene radne funkcije koja je prethodno bila povjerena jednom od zaposlenika organizacije ili drugih bitnih uvjeta ugovora o radu, na primjer, u vezi s proširenjem ovlasti zaposlenika u procesu razvoja organizacije ili kao rezultat preraspodjele ovlasti jednog zaposlenika između više njih.

Tehnologija za pripremu opisa poslova, temeljena na GOST R6.30-2003, opisana je najdetaljnije, na primjer, u priručniku Yu.M.Mikhailova "Kako ispravno i brzo razviti opise poslova." Kratki sažetak ove tehnologije može se dati u obliku sljedećeg niza radnji:

Izrada preliminarne verzije teksta opisa poslova na temelju zahtjeva neposrednog rukovoditelja i Priručnika kvalifikacija radnih mjesta zaposlenika;

Koordinacija nacrta opisa poslova s ​​voditeljima odjela, interakcija s kojima će biti dodijeljena zaposleniku, te s neposrednim nadređenim zaposlenika;

Izrada izmjena i izdavanje konačne verzije opisa poslova;

Odobrenje opisa poslova od strane voditelja poduzeća ili njegovog jedinog izvršno tijelo i registracija odobrenog opisa poslova;

Prijenos opisa poslova zaposlenicima, interakcija s kojima je predviđena za radno mjesto koje je predmet ove upute;

Neposredno upoznavanje sa zaposlenikom koji počinje raditi na opisanom radnom mjestu.

U slučajevima kada se opis posla razvija ili mijenja u odnosu na zaposlenika koji već obnaša tu poziciju, te promjene moraju biti dogovorene s njim. Ako se ne slaže s tim izmjenama, potrebno je voditi se odredbama Zakona o radu o postupku donošenja bitnih izmjena ugovora o radu sa zaposlenikom.

Organizacija rada s opisom poslova

Za pravilno obavljanje dodijeljenih poslova zaposlenici poduzeća sukladno čl. 68 Zakona o radu Ruske Federacije, poslodavac mora biti upoznat s opisom posla, budući da je to trenutni lokalni regulatorni akt koji se odnosi na radnu funkciju zaposlenika.

Upoznavanje radnika sa sadržajem opisa poslova može organizirati poslodavac ili njegov ovlaštenik (voditelj kadrovske službe, neposredni rukovoditelj i dr.) kako pojedinačno, tako i u tijeku stručnog osposobljavanja zajedno s drugim radnicima. Činjenicu da se zaposlenik upoznao sa sadržajem opisa poslova mora dokumentirati potpisom zaposlenika neposredno na opisu poslova koji se nalazi u dosjeu zaposlenika ili, ako je opis poslova namijenjen reguliranju svakodnevnih aktivnosti cijele kategorije, zaposlenika, u listu upoznavanja.

Bitno u radu s opisima poslova je činjenica da oni nisu izrađeni za jednokratni pregled i naknadno skladištenje (iako je to najčešći stav prema opisima poslova). Izrađeni opisi poslova pravi su alat za upravljanje i, kao i svaki alat za upravljanje, trebali bi:

Stvarno se koristi u radu organizacije, odnosno aktivnosti zaposlenika s određenom učestalošću treba pratiti za obavljanje njihovih radnih funkcija koje su im dodijeljene opisom posla;

Stalno poboljšavati i usavršavati uz promjene poslovnih procesa, organizacijska struktura, vanjsko okruženje itd.;

Trebalo bi biti dostupno voditeljima odjela i djelatnicima kako bi se npr. novozaposleni zaposlenik upoznao ne samo s radnim obvezama i svojim pravima neposredno na radnom mjestu, već i s obvezama i pravima koja proizlaze iz radnog mjesta iz ostali zaposlenici poduzeća.

Jedan od oblika kontrole poznavanja dužnosti zaposlenika i pridržavanja radnog mjesta je certifikacija osoblja.

Certifikacija je provjera znanja, vještina, teorijskih i praktičnih, te kompetencija vještina zaposlenika za usklađenost s kvalifikacijskim zahtjevima navedenim u opisu njegovog radnog mjesta. Certifikacija uključuje i detaljan pregled rezultata radna aktivnost radnik. Rezultat certifikacije treba biti objektivna ocjena poslovnih kvaliteta zaposlenika koja ni na koji način ne ovisi o mišljenju nadležnih tijela.

Budući da sam postupak certificiranja uzrokuje mnogo sukoba u gotovo svakom radnom kolektivu, posebne odredbe o postupku certificiranja odobrene su u nizu djelatnosti. Tiču se državnih službenika, sveučilišnih profesora i istraživača, zaposlenika financijskih struktura, agencija za provođenje zakona i nekih drugih kategorija. Odredbe o atestiranju također su norma za srednje i velike organizacije. U većini slučajeva, ako postoji kolektivni ugovor i (ili) sindikalna organizacija, stav o atestiranju podliježe dogovoru s radnim kolektivom ili predstavnikom sindikata.

Ne postoji jedinstveni zakonski akt koji regulira postupak certifikacije. U poduzećima koja su podređena državnim tijelima, odredbe o atestiranju primjenjuju se na cijelu industriju i provode se naredbama ministara i čelnika državnih odbora. U komercijalnim organizacijama odredbe o certificiranju razvijaju se u kadrovskim službama. Važno je napomenuti da trudnice, mladi stručnjaci, zaposlenici koji nisu imali vremena raditi u ovoj organizaciji godinu dana ne podliježu certificiranju.

Smatra se da je postupak certificiranja ispoštovan ako je zaposlenik unaprijed upozoren na predstojeću provjeru znanja i kriterije za procjenu njegovih sposobnosti. Ovjeru provodi povjerenstvo za ovjeru, glasovanje se mora održati u odsutnosti zaposlenika. U skladu sa zahtjevima h.3 Članak. 82 Zakona o radu Ruske Federacije tijekom certifikacije, koji može poslužiti kao osnova za otpuštanje zaposlenika u skladu sa stavcima. "b" str. 3 h. 1 umjetnost. 81 Zakona o radu Ruske Federacije, predstavnik relevantnog izabranog sindikalnog tijela (ako postoji) obavezno je uključen u komisiju za ovjeru.

Certifikacija bi trebala biti redovita, provoditi se povremeno, a ne epizodno zbog činjenice da je poslodavac odlučio otpustiti zaposlenika zbog neusklađenosti s položajem koji je obnašao. Ali čak i ako zaposlenik dobije negativan zaključak komisije za certifikaciju i bude otpušten prema st. "b" str. 3 h. 1 umjetnost. 81 Zakona o radu Ruske Federacije, to uopće ne znači da neće moći postići povratak na posao. Nerijetko zaposlenici osporavaju sve od početka do kraja – postupak formiranja i rada certifikacijske komisije, poštivanje pravila za provođenje certificiranja, opis posla i njegovu objektivnost, te na kraju i samu odluku komisije. Zaposlenici se u ovom slučaju pozivaju na pristran stav, tvrdeći da pravi razlog neprolazak certifikacije je sukob s poslodavcem.

Opis poslova glavnog računovođe

__________________________

[Ime kompanije]

OPIS POSLA

ODOBRITI

[Naziv pozicije] [Naziv organizacije]

_______________ (___ [PUNO IME.] ______)

Glavni računovođa

1. OPĆE ODREDBE

1.1. Ovaj opis posla definira funkcionalne odgovornosti, prava i odgovornosti glavnog računovođe [naziv organizacije u genitivnom slučaju] (u daljnjem tekstu: Društvo).

1.2. Glavni računovođa se imenuje na položaj i razrješava dužnosti u skladu s postupkom utvrđenim važećim radnim zakonodavstvom nalogom čelnika Društva.

1.3. Glavni računovođa odgovara izravno [naziv položaja neposrednog nadređenog u dativu] Društva.

1.4. Šef računovodstva spada u kategoriju rukovoditelja i podređen je: računovođi, računovođi-blagajniku.

1.5. Na mjesto šefa računovodstva imenuje se osoba koja ima višu stručnu (ekonomsku ili tehničku) naobrazbu i najmanje 3 godine iskustva na računovodstveno-financijskim poslovima, uključujući i rukovodeća radna mjesta.

1.6. U svom radu glavni računovođa se rukovodi:

Zakonodavstvo Ruske Federacije, uključujući financijsko, porezno i ​​gospodarsko zakonodavstvo, regulatorne i metodološke dokumente o organizacijskim pitanjima računovodstvo i izvješćivanje, ekonomske i financijske aktivnosti organizacije; odredbe i upute za organizaciju računovodstva, pravila za njegovo vođenje;

Lokalni normativni dokumenti reguliranje rada Društva;

Poslovni plan Društva;

Propisi o radu (propisi o osoblju);

Nalozi i upute generalnog direktora Društva;

Ovaj opis posla.

1.7. Glavni računovođa mora znati:

Računovodstveno zakonodavstvo;

Osnove građanskog prava;

Financijsko, porezno i ​​gospodarsko zakonodavstvo;

Regulatorni i metodološki dokumenti o organizaciji računovodstva i izvješćivanja, ekonomskih i financijskih aktivnosti organizacije;

Propisi i upute za organizaciju računovodstva, pravila za njegovo vođenje;

Profil, specijalizacija i struktura organizacije, strategija i izgledi za njezin razvoj;

Porezno, statističko i upravljačko računovodstvo;

Postupak evidentiranja knjigovodstvenih poslova i organizacije tijeka dokumenata za računovodstvena područja, otpisa s knjigovodstvenih računa manjkova, potraživanja i drugih gubitaka, prijema, knjiženja, skladištenja i trošenja Novac, inventar i druge dragocjenosti, provođenje revizije;

Obrasci i postupak financijskih obračuna;

Uvjeti oporezivanja pravnih i fizičkih osoba;

Pravila za provođenje popisa gotovine, inventara, nagodbe s dužnicima i vjerovnicima, provođenje nadzora i revizije dokumentacije;

Postupak i rokovi sastavljanja bilanci i izvještavanja; suvremeni referentni i informacijski sustavi u području računovodstva i financijskog upravljanja;

Metode za analizu financijskih i ekonomskih aktivnosti organizacije;

Pravila čuvanja knjigovodstvenih isprava i zaštite podataka;

Napredno domaće i inozemno iskustvo u organiziranju računovodstva;

Ekonomika, organizacija proizvodnje, rada i upravljanja;

radno zakonodavstvo; pravila zaštite na radu;

Popis usluga poduzeća;

Pravila i postupak rada na računalu, s MS Office programima, sa specijaliziranim računovodstvenim programima i pravnim sustavima;

Pravila internog rada.

1.8. Za vrijeme odsutnosti glavnog računovođe (godišnji odmor, bolest i sl.), njegove poslove obavlja osoba imenovana na propisani način. Ova osoba stječe odgovarajuća prava i odgovorna je za uredno obavljanje dužnosti koje su joj dodijeljene.

2. FUNKCIONALNE ODGOVORNOSTI

Glavni računovođa dužan je obavljati sljedeće radne funkcije:

2.1. Obavlja poslove uspostave i vođenja računovodstvenih evidencija organizacije radi dobivanja cjelovitih i pouzdanih informacija o njezinom financijsko-ekonomskom poslovanju i financijskom položaju od strane zainteresiranih unutarnjih i vanjskih korisnika.

2.2. Obrazac u skladu sa zakonodavstvom o računovodstvu računovodstvena politika na temelju specifičnosti uvjeta poslovanja, strukture, veličine, granske pripadnosti i drugih obilježja djelatnosti organizacije, što omogućuje pravodobno primanje informacija za planiranje, analizu, kontrolu, procjenu financijskog položaja i rezultata djelatnosti organizacije.

2.3. Organizirati izradu i odobriti radni kontni plan računovodstva koji sadrži sintetička i analitička konta, obrasce primarnih knjigovodstvenih isprava za evidentiranje poslovnih transakcija, obrasce internih financijskih izvještaja.

2.4. Osigurati postupak provođenja popisa i procjene vrijednosti imovine i obveza, dokumentaciju o njihovoj dostupnosti, sastavljanje i procjenu vrijednosti.

2.5. Osigurati sustavnu unutarnju kontrolu ispravnosti evidentiranja poslovnih transakcija, poštivanja procedure cirkulacije dokumenata, tehnologije obrade računovodstvenih informacija i njihove zaštite od neovlaštenog pristupa.

2.6. Upravlja formiranjem informacijskog sustava za računovodstvo i izvještavanje u skladu sa zahtjevima računovodstvenog, poreznog, statističkog i upravljačkog računovodstva, osigurava davanje potrebnih računovodstvenih informacija internim i eksternim korisnicima.

2.7. Organizirati rad na vođenju knjigovodstvenih registara na temelju korištenja suvremenih informacijske tehnologije, progresivni oblici i metode računovodstva i kontrole, izrada troškovnika, knjiženje imovine, obveza, dugotrajne imovine, zaliha, blagajne, financijskog, obračunskog i kreditnog poslovanja, troškova proizvodnje i distribucije, prodaje proizvoda, izvođenja radova (usluga) , financijski rezultati poslovanja Društva.

2.8. Osigurati pravodobno i točno iskazivanje poslovnih transakcija, kretanja imovine, formiranja prihoda i rashoda, ispunjenja obveza na računovodstvenim računima.

2.9. Osigurati kontrolu poštivanja postupka izdavanja primarnih knjigovodstvenih isprava.

2.10. Organizirati informacijsku potporu upravljačkog računovodstva, računovodstva troškova proizvodnje, izrade troškovnika proizvoda (radova, usluga), računovodstva centara odgovornosti i segmenata djelatnosti te formiranje internog upravljačkog izvješća.

2.11. Osigurati pravovremeni prijenos poreza i naknada u savezni, regionalni i lokalni proračun, premije osiguranja u državne izvanproračunske socijalne fondove, plaćanja kreditnim institucijama, sredstva za financiranje kapitalnih ulaganja, otplatu kreditnih dugova.

2.12. Osigurati kontrolu nad trošenjem fonda plaća, organizacijom i ispravnošću obračuna naknada zaposlenicima, popisom, računovodstvenim postupcima, izvješćivanjem, kao i revizijom dokumentacije u odjelima organizacije.

2.13. Provesti financijsku analizu i formiranje porezne politike na temelju računovodstvenih i izvještajnih podataka.

2.14. Pripremite prijedloge usmjerene na poboljšanje financijske uspješnosti organizacije, uklanjanje gubitaka i neproduktivnih troškova.

2.15. Osigurati poštivanje financijske i blagajničke discipline, procjenu troškova, zakonitost otpisa manjkova, potraživanja i drugih gubitaka s knjigovodstvenih računa.

2.16. Kontrolirati izvršenje isprava o manjkovima, nezakonitom trošenju novčanih sredstava i inventara, kontrolirati predaju, po potrebi, tih materijala istražnim i pravosudnim tijelima.

2.17. Osigurati izradu izvješća o izvršenju proračuna sredstava i troškovnika, izradu potrebnih računovodstvenih i statističkih izvješća te njihovo dostavljanje na propisani način nadležnim tijelima.

2.18. Osigurati sigurnost knjigovodstvenih isprava i njihovu dostavu na propisani način u arhiv.

2.19. Nadzire računovodstveno osoblje, organizira rad za poboljšanje njihovih kvalifikacija.

2.20. Rad s bankom, obavljanje gotovinskog i bezgotovinskog plaćanja.

2.21. Koordinirati rad na socijalnom i zdravstvenom osiguranju.

2.22. Pridržavajte se internih propisa o radu.

2.23. Poštujte radnu disciplinu i osigurajte poštivanje radna disciplina djelatnici podređenih službi.

2.24. Pridržavajte se zahtjeva za zaštitu na radu i osiguravanje sigurnosti na radu i osigurajte poštivanje takvih zahtjeva od strane zaposlenika podređenih službi.

2.25. Pridržavajte se zahtjeva zaštite od požara i osigurajte poštivanje takvih zahtjeva od strane zaposlenika podređenih službi.

2.26. Čuvati imovinu poslodavca i ostalih zaposlenika.

2.27. Odmah obavijestiti poslodavca o nastanku situacije koja predstavlja opasnost za život i zdravlje ljudi, sigurnost imovine poslodavca; organizirati evakuaciju djelatnika podređenih službi u slučaju takvih situacija.

U slučaju službene potrebe, glavni računovođa može biti uključen u obavljanje svojih dužnosti prekovremeno na način propisan odredbama saveznog radnog zakonodavstva.

Glavni računovođa ima pravo:

3.1. Upoznati se s nacrtima odluka glavnog direktora Društva koje se odnose na njegovu djelatnost.

3.2. Podnijeti na razmatranje generalnom direktoru Društva prijedloge za poboljšanje aktivnosti podređenih jedinica i interakcije sa srodnim jedinicama.

3.3. Interakcija s voditeljima svih strukturnih odjela Društva.

3.4. Zatražite osobno ili u ime generalnog direktora od voditelja odjela i stručnjaka poduzeća informacije i dokumente potrebne za obavljanje njegovih dužnosti.

3.5. Potpisuju i ovjeravaju dokumente iz svoje nadležnosti.

3.6. Podnositi na razmatranje generalnom direktoru Društva predstavke o imenovanju, premještaju i razrješenju zaposlenika podređenih jedinica; prijedloge za njihovo promaknuće ili za izricanje kazni.

3.7. Uživati ​​druga prava utvrđena Zakonom o radu Ruske Federacije i drugim zakonodavnim aktima Ruske Federacije.

4. ODGOVORNOST I OCJENA POSLOVANJA

4.1 Glavni računovođa snosi administrativnu, disciplinsku i materijalnu (iu nekim slučajevima, predviđenu zakonodavstvom Ruske Federacije, i kaznenu) odgovornost za:

4.1.1. Neispunjavanje ili neuredno izvršavanje službenih uputa neposrednog rukovoditelja.

4.1.2. Neizvršavanje ili nepravilno obavljanje svojih radnih funkcija i postavljenih zadataka.

4.1.3. Nezakonito korištenje danih službenih ovlasti, kao i njihovo korištenje u osobne svrhe.

4.1.4. Netočne informacije o statusu posla koji mu je povjeren.

4.1.5. Nepoduzimanje mjera za suzbijanje utvrđenih kršenja sigurnosnih propisa, požara i drugih pravila koja predstavljaju prijetnju aktivnostima poduzeća i njegovih zaposlenika.

4.1.6. Nepoštivanje radne discipline.

4.1.7. Kaznena djela počinjena tijekom obavljanja svoje djelatnosti u granicama utvrđenim važećim upravnim, kaznenim i građanskim zakonodavstvom Ruske Federacije.

4.1.8. Nanošenje materijalne štete i (ili) gubitaka poduzeću ili trećim stranama povezanim s radnjom ili neradom tijekom obavljanja službenih dužnosti.

4.2. Ocjenjivanje rada glavnog računovođe provodi se:

4.2.1. Izravni nadređeni - redovito tijekom svakodnevnog obavljanja radnih funkcija od strane zaposlenika.

4.2.2. Komisija za ovjeravanje poduzeća - periodično, ali najmanje jednom u dvije godine na temelju dokumentiranih rezultata rada za razdoblje ocjenjivanja.

4.3. Glavni kriteriji za ocjenu rada glavnog računovođe su kvaliteta, cjelovitost i pravovremenost njegovog obavljanja poslova predviđenih ovom uputom.

5. PRAVO POTPISA

5.1. Kako bi osigurao svoje aktivnosti, glavni računovođa ima pravo potpisivanja organizacijskih i administrativnih dokumenata o pitanjima koja su dio njegovih funkcionalnih dužnosti.

Upoznati s uputama _________ (____________) "___" _______ 20__

(potpis)

P. Govorov

Stručnjak za časopis

Potpisano za tisak

ja, usp. 1. Položaj u prostoru, položaj. Geografski položaj. □ Peter je stajao naslonjen na jabuku sedla i --- slušao, pokušavajući što je više moguće odrediti svoj položaj na nepoznatom mjestu. Korolenko, slijepi glazbenik. Mali akademski rječnik

ja; usp.

1. Položaj u prostoru, položaj.

2. Položaj tijela ili njegovih dijelova; poza.

3. Položaj predmeta.

4. Mjesto, uloga, stanje nekoga. u društvenom životu, u zajednici, u obitelji.

// Važna, značajna uloga, značajno mjesto za nekoga. u društvu, određeno visokim službenim položajem, utjecajnim poznanstvima, vezama.

5. Stanje nekoga ili nečega. ovisno o okolnostima.

// Uvjeti u koje autor stavlja likove kako bi otkrio likove, slike ili razvio radnju.

6. Ukupnost društveno-političkih odnosa, atmosfera javnog života.

7. Režim, rutina u javnom životu, uspostavljena od vlasti.

8. Skup pravila, zakona o određenom pitanju.

9. Izjava, misao u osnovi nečega, koju je netko iznio; diplomski rad.

10. Zastarjelo. staviti (1 znamenka).

P. u lijesu.

Do položaja riže (napiti se, popiti i sl.).

Situacija je gora od guvernerove.

ALI; usp. Omekšava. (obično o teškoj, neugodnoj situaciji).

Vrlo klimav str.

Uredba - dokument koji uređuje organizaciju rada poduzeća, dioničkog društva u cjelini ili njegovih pojedinačnih strukturnih odjela.

Dokument uključuje sljedeće odjeljke: opće odredbe; postupak zapošljavanja i otpuštanja radnika; odgovornosti osoblja; administrativne dužnosti; radno vrijeme i njegovo korištenje; nagrade za uspješne rezultate rada; odgovornost osoblja za kršenje radne discipline. -

Donesimo Kratak opis sadržaj dijelova najvažnijih vrsta odredbi - Pravilnik o osoblju poduzeća, organizacije8.

Poglavlje " Opće odredbe» definira svrhu zbog koje je Uredba izrađena, te navodi ustavna jamstva kadrova u području zapošljavanja.

Odjeljak „Postupak zapošljavanja i otpuštanja osoblja” uključuje postupke zapošljavanja osoblja, posebno popis potrebnih dokumenata, izdavanje naloga za prijem, provođenje sigurnosnih brifinga i uvjete rada. Detaljno su objašnjena prava i obveze zaposlenika, pitanja napredovanja kadrova na ljestvici karijere, te uređena pitanja premještaja na drugo radno mjesto. Detaljno se potpisuje postupak otkaza ugovora o radu (ugovora), kako na inicijativu radnika tako i na inicijativu uprave.

U odjeljku "Glavne dužnosti osoblja" navodi se opseg dužnosti u njihovoj specijalnosti, kvalifikacijama ili položaju koje osoblje mora obavljati tijekom radnog vremena.

Odjeljak "Glavne odgovornosti uprave" definira popis odgovornosti menadžmenta organizacije, koje se moraju obavljati u skladu s važećim zakonom. Ove odgovornosti uključuju učinkovitu organizaciju rada osoblja, poboljšanje oblika i metoda nagrađivanja, poštivanje zakona o zaštiti na radu i sigurnosti, praćenje poštivanja uputa radnika, stručnjaka i administracije o zdravlju na radu i industrijskoj sanitarnoj zaštiti, zaštiti od požara itd.

Odjeljak "Radno vrijeme i njegovo korištenje" propisuje početak i završetak rada, stanke za odmor i obroke, utvrđuje raspored smjena, oblike i organizaciju obračuna prisutnosti na radu, postupak podnošenja godišnjih odmora i neka druga pitanja.

U dijelu "Poticaji za uspješne rezultate rada" navedene su vrste poticaja koje se mogu primijeniti za uzorno izvršavanje radnih obveza, izradu i provedbu prijedloga racionalizacije, povećanje proizvodnosti rada i sl.

U odjeljku „Odgovornost za povredu radne discipline” propisane su stegovne mjere za nesavjesne radnike, navedene su vrste povreda radne discipline, postupak za njihovo otklanjanje i odgovarajuće sankcije.

Postupak razmatranja, izvršenja i odobravanja Pravilnika o osoblju organizacije sličan je postupku izrade Povelje. Pravilnik o pojedinim strukturnim dijelovima daje suglasnost na čelnik organizacije. 7.3.

Više o temi Što je Pravilnik kao organizacijski dokument i kako ga sastaviti?:

1. Poglavlje 2 ŠTO SU MNOŽITELJI, KAKO SU NASTALI I KAKO SE KORISTE
2. Što je utovarna jedinica i kako se koristi u logistici?
3. PN Što su logistički sustavi i kako ih mogu klasificirati?
4. Što su "osnovni uvjeti isporuke" i kako su definirani u rječniku "INCOTERMS-2000"?
5. Zašto oglašavanje treba biti kontinuirano i kako ga osigurati; koja se događanja mogu i trebaju planirati za izložbene dane; koje su prednosti zajedničkih promocija; kako raditi s predstavnicima medija; što i kako istraživati ​​tijekom izložbe te kako dopunjavati i ažurirati bazu podataka

Upravni i organizacijski dokumentidizajnirani su za rješavanje širokog spektra zadataka upravljanja ljudima i gospodarskim objektima, kako na globalnoj (međudržavnoj i državnoj) razini, tako i na lokalnoj razini - poduzeća, organizacije, proizvodni timovi itd.

Upravni i organizacijski dokumenti su: propisi, planovi, povelje, pravilnici, izvješća, ugovori, sporazumi, upute i dr.

PROPIS, PRAVILO, UPUTA

Položaj – normativni akt koji ima pročišćeni karakter i definira strukturu, funkcije, nadležnost tijela ili sustava tijela (Pravilnik o odjelu glavnog projektanta, Pravilnik o gimnaziji), odnosno redoslijed njihovih radnji u određenim slučajevima (Pravilnik o postupku sazivanja i održavanja glavna skupština dioničari zatvorenog dioničkog društva), odnosno reguliranje ukupnosti organizacijskih, imovinskih, radnih odnosa o određenom pitanju (Pravilnik o postupku sklapanja i izvršavanja ugovora, Pravilnik o postupku akreditiranja novinara).

Pravila - normativni akt koji uređuje organizaciju i postupak za aktivnosti u bilo kojem određenom području odnosa. Pravilima se osobito utvrđuje organizacija i postupak djelovanja državnog ili drugog tijela, poduzeća, ustanove (npr. Pravila internog radnog rasporeda poduzeća). Pravila utvrđuju norme i zahtjeve koji moraju biti ispunjeni.

Instrukcija (od lat. instructio - naprava, uputa):

1. Upravni akt koji sadrži pravila i propise kojima se uređuje postupak i uvjete za obavljanje bilo koje djelatnosti, kao i pravila kojima se utvrđuju postupak i uvjeti za provođenje propisa koje donosi ovo ili više tijelo (npr. Upute o postupku pružanja lječilišta i odmarališta u tijelima savezne vlade za komunikacije i informiranje).

2. Normativni akt koji utvrđuje postupak i metode obavljanja bilo koje djelatnosti (npr. Opis poslova voditelja skladišta).

Pravila dizajna

Tekst nacrta propisa (pravilnik, uputa) ispisuje se na zajedničkom obrascu.
Opća struktura dokumenta:

1. Naziv tijela, organizacije, ustanove koja je izdala ovu ispravu.
2. Žig odobrenja.
3. Naslov.
4. Konstatativni dio.
5. Glavni tekst.
6. Potpis osobe koja je izradila nacrt dokumenta, datum.

Obvezne su klauzule 2 - 5. U nizu dokumenata, naziv organizacije je uključen u klauzulu 2 i nije dupliciran u klauzulu 1.
Točka 6. obično se koristi ako dokument priprema i potpisuje voditelj jedinice, a odobrava viša organizacija.

Osnovna pravila za dizajn pečata odobrenja, zaglavlja i potpisa razmatraju se u odjeljku "Zahtjevi za dizajn detalja dokumenta". Ovdje ćemo se usredotočiti samo na značajke dizajna svojstvene predmetnim dokumentima.

Naslov na tekst odredbe(pravila, upute) odgovara na pitanje "o čemu?", na primjer: Pravilnik o postupku sklapanja i izvršavanja ugovora; Pravilnik o osoblju; Uputa o postupku izrade nacrta naloga.

Idem po upute, koji sadrži uvjete posla i postupak obavljanja poslova (opis poslova), odgovara na pitanje "tko?, čiji?", Na primjer: Opis poslova glavnog specijaliste; Opis poslova voditelja skladišta.

U iskaznom dijelu odredbe (pravila, upute) ukazuju na temelje za razvoj, glavnu svrhu normativnog akta i opseg njegove distribucije, odgovornost za kršenje utvrđenih pravila i tehnologija itd.

Konstatacijski dio sastavlja se ili kao poseban stavak prije glavnog teksta dokumenta ili kao odjeljak "Opće odredbe" dokumenta (vidi primjere).

Glavni tekst uredbe (pravilnik, uputa) ima sljedeća jezična obilježja:

• uporaba posebnih izraza, poimeničnih prijedloga, riječi koje pripadaju činovničkom govoru;
• pretežito korištenje pasivnih konstrukcija;
• šablonizacija u prezentaciji teksta;
• korištenje kategorizacije potrebno pri navođenju odredaba povelje, točaka plana i izvješća, obveza i prava iz sporazuma i ugovora. Tekst dokumenta može se podijeliti na poglavlja, paragrafe i podstavke. Poglavlja moraju imati naslove. Poglavlja su numerirana rimskim brojevima. Numeracija paragrafa i podstavaka vrši se arapskim brojevima;
• sažetak u trećem licu jednine ili množine. Tipični glagoli korišteni u tekstu: "treba", "treba", "potrebno", "zabranjeno", "nedopušteno", "uspostavlja", "razvijeno", "priznato", "dodijeljeno" itd.